Once Only
Selon le principe Once Only, les administrations ne peuvent plus demander aux usagers (citoyens et entreprises) des informations auxquelles elles ont déjà accès via les données provenant de sources authentiques (par exemple : composition de ménage, avertissement-extrait de rôle, attestation sociale, etc.).
La Région de Bruxelles-Capitale a décidé de faire appliquer le principe Once Only à l’ensemble des administrations bruxelloises dès 2021, avec une mise en conformité des démarches existantes (formulaires).
Cliquez ici pour signaler une démarche ne respectant pas le principe « Once Only »
Vous êtes une administration publique bruxelloise
Vous êtes un usager (citoyen, entreprise, etc.)
- Le principe Once Only en Région de Bruxelles-Capitale et les sources authentiques
- Utilisation de vos données / Protection de la vie privée
- Vous souhaitez signaler une démarche qui pourrait être simplifiée ?
Soutien européen à la mise en oeuvre du « Once Only » à Bruxelles
Vous êtes une administration publique bruxelloise
Le principe Once Only en Région de Bruxelles-Capitale (cadre règlementaire)
Précédemment, plusieurs règlementations régissaient le principe Once Only. Cependant, toutes ces règlementations s’appliquaient pour autant que les administrations/services publiques aient accès aux sources authentiques. Elles ne s’appliquaient donc pas si les administrations n’avaient pas demandé à y avoir accès.
Depuis l’Ordonnance du 17 juillet 2020 (également en annexe), les administrations et services bruxellois doivent appliquer le principe « Once Only ».
Obligations liées à l’Ordonnance du 17/07/2020
Quelles sont les nouvelles obligations pour les administrations bruxelloises à partir du 01/01/2021 ?
- Obligation de demander une clé d’identification dans tous les formulaires des administrations : le numéro de registre national, le numéro d’identification à la BCSS ou le numéro d’entreprise ;
- Interdiction de demander aux citoyens/entreprises des informations accessibles dans les sources authentiques ;
- Obligation de recourir aux sources authentiques: consultez la liste des sources authentiques disponibles en Belgique.
Les formulaires
L’Ordonnance précise également que les formulaires électroniques et leurs annexes sont réputés avoir la même valeur que les formulaires papier, pour autant que les conditions suivantes soient remplies :
- Pour les formulaires existants: une clé d’identification doit être demandée dans le formulaire. Dans le cas où celle-ci n’est pas encore présente, les autorités publiques ont jusqu’au 1er janvier 2021 pour rendre les formulaires conformes.
- Pour les nouveaux formulaires : ceux-ci devront être soumis à easy.brussels au moins 45 jours calendrier avant leur première utilisation.
Mise en conformité
Avant d’entreprendre toute démarche de mise en conformité, consultez le schéma « Arbre de décision Once Only », également en annexe, afin d’entreprendre les actions ad hoc suivant votre situation.
Arbre de décision Once Only
Cliquez sur l’image. Celle-ci s’affichera dans un nouvel onglet, qui vous permettra de consulter (via un zoom) toutes les étapes de mise en conformité.
Once Only – Arbre de décision easy.brussels – Novembre 2020
Vous êtes un usager (citoyen, entreprise, etc.)
Le principe Once Only en Région de Bruxelles-Capitale et les sources authentiques
Le principe Once Only, en recourant aux sources authentiques, répond donc avant tout aux besoins des usagers.
En effet, le citoyen ou l’entreprise n’a plus à communiquer des informations déjà partagées avec une administration. Les usagers livrent les informations une seule fois. Elles sont ensuite collectées et partagées au sein des administrations. Il s’agit de la collecte unique de données, soit le principe du Once Only.
Un autre avantage indéniable est que le recours aux sources authentiques permet de s’assurer que les données récoltées sont sûres et pratiques. Les sources authentiques permettent de faciliter la vie des usagers, de gagner en fluidité et d’agir de manière performante et autonome, sans déranger les usagers. De cette façon, elles réduisent les charges administratives qui reposent sur les citoyens et entreprises, leur évitant des dépenses ou déplacements inutiles présentant un impact sur leur emploi du temps.
Utilisation de vos données / Protection de la vie privée
Le sujet des sources authentiques entraine des questions relatives au respect de la vie privée. C’est pourquoi leur utilisation implique des conditions strictes de sécurité et de confidentialité.
Pour être reconnue comme source authentique et garantir la bonne gestion des informations, une base de données doit :
- être validée par une ou plusieurs administrations ;
- être mise à jour régulièrement par une ou plusieurs administrations ;
- être légitimée par au minimum une administration qui agit comme gestionnaire unique de la source authentique ;
- n’être accessible que de façon sécurisée et contrôlée.
Les sources authentiques les plus utilisées au niveau fédéral sont :
- le Registre national : il reprend les renseignements à caractère personnel des citoyens belges ou étrangers résidant en Belgique.
- la Banque-Carrefour des entreprises (BCE) : elle centralise les données de base des personnes morales, des entreprises et des unités d’établissement.
En Région de Bruxelles-Capitale, c’est la plateforme Fidus, gérée par le CIRB (Centre d’Informatique pour la Région bruxelloise), qui est le gestionnaire légal des échanges de données provenant de sources authentiques. Ces échanges peuvent se faire entre les institutions bruxelloises et fédérales, mais aussi au niveau intra-régional.
En raison du gain que les sources authentiques représentent pour la simplification administrative, easy.brussels encourage leur utilisation par les institutions bruxelloises, tant au niveau régional que local. L’agence sensibilise pour cela les administrations, en collaboration étroite avec le CIRB.
Vous souhaitez signaler une démarche qui pourrait être simplifiée ?
Dans le cadre de ses missions, easy.brussels veille à ce que le principe de collecte unique des données (principe « Once Only ») soit respecté en Région de Bruxelles-Capitale. Selon ce principe, les administrations ne peuvent plus vous demander des informations auxquelles elles ont déjà accès (par exemple : composition de ménage, avertissement-extrait de rôle, attestation sociale, etc.).
Vous pouvez nous signaler toute démarche administrative d’une autorité publique bruxelloise (régionale, locale, association publique, etc.) qui ne respecterait pas le principe « Once Only » ou qui pourrait être simplifiée. Pour faire ce signalement, merci de compléter le formulaire ci-dessous :
Soutien européen à la mise en oeuvre du « Once Only » à Bruxelles
En 2020, la Commission européenne a marqué son soutien à easy.brussels en finançant une mission de consultance destinée à accélérer la mise en œuvre du principe « Once Only » à Bruxelles. Ce projet a débouché sur les résultats suivants :
- Screening des 31 formulaires les plus impactants de la Région, représentant plus de 640.000 interactions annuelles, selon une méthodologie standardisée. Cette analyse était centrée sur la conformité du formulaire au principe Once Only, son niveau de maturité digitale, ou encore l’expérience des usagers. Ce screening, disponible en cliquant ici, a fourni les informations suivantes :
- La connaissance de concepts clés liés au Once Only doit encore être renforcée auprès de certaines administrations. Le concept de clé d’identification unique, par exemple, n’est pas encore assez maîtrisé ;
- 90% des administrations demandent des informations dont elles disposent déjà en interne ou par le biais de sources authentiques ;
- 35% des administrations ne possèdent pas d’autorisation de consulter des sources authentiques ;
- Il existe une marge importante de progression en matière de maturité digitale : par exemple, 61 % des administrations ne proposent pas de formulaire digital interactif aux usagers.
- Analyse détaillée de 8 procédures administratives, sur base d’une description de la situation actuelle, d’un benchmarking, et de recommandations de simplification. Le rapport d’analyse est disponible en cliquant ici.
- Elaboration d’un guide de bonnes pratiques à l’attention des administrations, basé sur des exemples tirés du projet. Ces bonnes pratiques se concentrent sur les leviers suivants : qualité de la réglementation, développement et accès aux sources authentiques, changements de culture, développement du digital by default. Le guide est disponible en cliquant ici.
- Enfin, le rapport global de la mission, sous forme d’Executive Summary, est disponible en cliquant ici.
