Once Only
Volgens het Once Only-principe mogen besturen gebruikers (burgers en ondernemingen) niet langer om informatie vragen waartoe ze reeds toegang op hebben, via gegevens uit authentieke bronnen (bv. gezinssamenstelling, aanslagbiljet, sociaal attest, enz.).
Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest heeft beslist het Once Only-principe vanaf 2021 toe te laten passen voor alle Brusselse besturen, met een conformering van de bestaande benaderingen (formulieren).
Klik hier om een procedure te melden die niet in overeenstemming is met het Once Only-principe.
U bent een Brussels openbaar bestuur
U bent een gebruiker (burger, bedrijf, enz.)
- Het Once Only-principe in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en authentieke bronnen
- Gebruik van uw gegevens / Bescherming van de privacy
- Wilt u een procedure melden die kan worden vereenvoudigd?
Europese steun voor de uitvoering van “Once Only” in Brussel
U bent een Brussels openbaar bestuur
Het Once Only-principe in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (reglementair kader)
Vroeger regelden meerdere reglementeringen het Once Only-principe. Al die reglementeringen werden echter toegepast voor zover de openbare besturen/diensten toegang hadden tot de authentieke bronnen. Ze waren dus niet van toepassing als de besturen niet om toegang gevraagd hadden.
Sinds de Ordonnantie Once Only – 17 juli 2020 houdende verankering van het principe van de unieke gegevensinzameling in de werking van de diensten en instanties die behoren tot of taken uitvoeren voor de overheid en tot vereenvoudiging en gelijkschakeling van elektronische en papieren formulieren, moeten de Brusselse besturen en diensten het “Once Only”-principe toepassen.
Verplichtingen die voortvloeien uit de ordonnantie van 17.07.2020
Wat zijn de nieuwe verplichtingen voor de Brusselse besturen vanaf 2021?
- De verplichting om een identificatiesleutel te vragen in alle formulieren van de besturen: rijksregisternummer, identificatienummer bij de KSZ of ondernemingsnummer;
- Het verbod aan burgers/ondernemers informatie te vragen die toegankelijk is via authentieke bronnen;
- De verplichting zich te wenden tot authentieke bronnen : raadpleeg de lijst van authentieke bronnen die in België beschikbaar zijn.
De formulieren
De ordonnantie verduidelijkt eveneens dat elektronische formulieren en hun bijlagen geacht worden dezelfde waarde te hebben als papieren formulieren, voor zover is voldaan aan de volgende voorwaarden:
- Voor de bestaande formulieren: er moet een identificatiesleutel gevraagd worden in het formulier. In het geval dat die nog niet aanwezig is, hebben de overheden tot 1 januari 2021 tijd om de formulieren conform te maken.
- De nieuwe formulieren: die moeten minstens 45 kalenderdagen vóór hun eerste gebruik voorgelegd worden aan easy.brussels.
Conformering
Raadpleeg, vooraleer eender welke stap tot conformering te ondernemen, het schema “Beslissingsboom Once Only”, eveneens in de bijlage, om ad hoc acties te kunnen ondernemen volgens uw situatie.
Beslissingsboom Eenmalig
Klik op de afbeelding. Het zal worden weergegeven in een nieuw tabblad, waarmee u (via een zoom) alle nalevingsstappen kunt raadplegen.
Once Only – Beslissingsboom easy.brussels – november 2020
U bent een gebruiker (burger, bedrijf, enz.)
Het Once Only-principe in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en authentieke bronnen
Authentieke bronnen beantwoorden dus in de eerste plaats aan de behoeften van de gebruikers.
Dankzij deze bronnen moeten burgers of ondernemingen de reeds met een bestuur gedeelde informatie niet opnieuw meedelen. De gebruikers delen de informatie slechts één keer. Vervolgens wordt de informatie verzameld en gedeeld binnen de besturen. Het gaat om een eenmalige gegevensverzameling volgens het Once Only-principe.
Een ander onbetwistbaar voordeel is dat authentieke bronnen benutten ervoor zorgt dat men er zich van kan vergewissen dat de verzamelde gegevens betrouwbaar en praktisch zijn. Ze laten besturen toe om het leven van de gebruikers te vergemakkelijken, ze zorgen voor een vlotter, doeltreffender en autonomer verloop van administratieve processen, zonder de gebruikers te hoeven storen. Op die manier verminderen ze de administratieve lasten, de uitgaven en de tijdrovende en onnodige verplaatsingen voor burgers en ondernemingen.
Gebruik van uw gegevens / Bescherming van de privacy
De kwestie van de authentieke bronnen roept vragen op over het respect van het privéleven. Daarom is hun gebruik aan strenge veiligheids- en vertrouwelijkheidsvoorwaarden gebonden.
Om als authentieke bron te worden erkend en om het goede beheer van informatie te verzekeren moet een gegevensbank:
- worden goedgekeurd door een of meer besturen;
- regelmatig worden geüpdatet door een of meer besturen;
- worden bekrachtigd door ten minste één bestuur, dat optreedt als de enige beheerder van de authentieke bron;
- enkel toegankelijk zijn op een beveiligde en gecontroleerde manier.
De meest gebruikte authentieke bronnen op het federale niveau zijn:
- het Rijksregister, dat persoonsgegevens bevat van Belgische burgers of van buitenlanders die in België verblijven.
- de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), die de basisgegevens van rechtspersonen, ondernemingen en vestigingseenheden centraliseert.
In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest treedt Fidus, dat wordt beheerd door het CIBG (Centrum voor Informatica van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest), op als de wettelijke beheerder van de uitwisseling van gegevens afkomstig uit authentieke bronnen. Deze uitwisselingen kunnen plaatsvinden tussen Brusselse en federale instellingen, maar ook binnen het gewest.
Wegens de voordelen die de authentieke bronnen opleveren voor de administratieve vereenvoudiging, moedigt easy.brussels hun gebruik door de Brusselse instellingen aan, zowel op gewestelijk als op lokaal niveau. Het agentschap sensibiliseert daartoe de besturen, in nauwe samenwerking met het CIBG.
Wilt u een procedure melden die kan worden vereenvoudigd?
In het kader van haar opdrachten ziet easy.brussels erop toe dat het principe van een eenmalige gegevensverzameling (“Once Only”-principe) in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wordt gerespecteerd. Volgens dit principe kunnen administraties u niet langer om informatie vragen waartoe ze al toegang hebben (bijvoorbeeld: samenstelling van het huishouden, waarschuwingsverslag over de rol, sociaal attest, enz.).
U kunt ons op de hoogte brengen van elke administratieve procedure van een Brusselse overheidsinstantie (Gewest, gemeente, vereniging, enz.) die het “Once Only”-principe niet respectert of die kan worden vereenvoudigd. Vul het onderstaande formulier in om dit verslag op te stellen:
Europese steun voor de uitvoering van “Once Only” in Brussel
In 2020 gaf de Europese Commissie blijk van haar steun voor easy.brussels door een adviesmissie te financieren om de toepassing van het “Once Only”-principe in Brussel te versnellen. Dit project heeft tot de volgende resultaten geleid:
- Screening van de 31 meest impactvolle vormen in het Gewest, goed voor meer dan 640.000 jaarlijkse interacties, volgens een gestandaardiseerde methodologie. Deze analyse was toegespitst op de conformiteit van het formulier met het “Once Only”-principe, het niveau van digitale rijpheid en de ervaring van de gebruikers. Deze screening, die beschikbaar is door hier te klikken, leverde de volgende informatie op:
- De kennis van de sleutelbegrippen in verband met het “Once Only”-principe moet in sommige overheidsdiensten verder worden versterkt. Het concept van de unieke identificatiesleutel, bijvoorbeeld, is nog niet voldoende onder de knie;
- 90% van de overheidsdiensten vraagt om informatie waarover zij intern of via authentieke bronnen reeds beschikken;
- 35% van de administraties heeft geen toestemming om authentieke bronnen te raadplegen;
- Er is nog veel ruimte voor verbetering op het gebied van digitale volwassenheid: zo biedt 61% van de overheidsdiensten de gebruikers geen interactieve digitale formulieren aan.
- Gedetailleerde analyse van 8 administratieve procedures, op basis van een beschrijving van de huidige situatie, benchmarking, en aanbevelingen voor vereenvoudiging. Het analyseverslag is beschikbaar door hier te klikken.
- Uitwerking van een gids met goede praktijken voor overheidsdiensten, op basis van voorbeelden uit het project. Deze goede praktijken zijn gericht op de volgende hefbomen: kwaliteit van de regelgeving, ontwikkeling van en toegang tot authentieke bronnen, culturele veranderingen, ontwikkeling van digital by default. De gids is beschikbaar door hier te klikken.
- Ten slotte is het algemene verslag van de missie, in de vorm van een Executive Summary, beschikbaar door hier te klikken.
