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Facturation électronique

Dans un objectif de modernisation et de simplification administrative, le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale a décidé d’étendre l’usage de la facturation électronique. A partir du 1er novembre 2020, seules les factures sous format électronique seront acceptées pour tous les marchés publics passés à partir de cette date par les administrations et les organisations publiques de la Région de Bruxelles-Capitale. Après cette date, les factures sous un autre format (papier, email,…) ne seront plus traitées. Si vous êtes concerné par cette obligation, vous trouverez sur cette page les informations pour vous préparer à vous mettre en conformité.

C’est quoi, une facture électronique ?

Une facture électronique va au-delà de la simple notion numérique. Il s’agit en effet d’un document dématérialisé qui est transmis par un fournisseur à ses clients, mais qui requiert aussi le transit des données informatisées via une plateforme sécurisée. Cette notion de sécurisation est donc essentielle et ne peut être garantie avec un simple document numérique, comme un fichier en format PDF par exemple.

Une facture électronique est donc une facture qui a été soumise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique, soit au format XML.

Quels sont les avantages ?

La facturation électronique représente tant pour les entreprises que pour les administrations un précieux outil de simplification administrative (gain d’efficacité, de transparence,…) et par conséquent des économies notables (réduction des impressions, des envois, du délai de paiement…).

En 2015, l’ASA (l’agence fédérale pour la simplification administrative) a calculé qu’un passage à 100% de factures électroniques générerait 3,37 milliards d’euros d’économies en Belgique.

A ces avantages s’ajoute la réduction de l’impact sur l’environnement, qui renforce également l’importance que le service public se doit d’accorder à cet outil.

Comment cela fonctionne concrètement ?

En pratique, les factures électroniques sont envoyées par les entreprises en utilisant le réseau européen Peppol. A cette plateforme européenne sont liées toutes les plateformes des entités fédérées. Les entités belges récupèrent donc leurs factures à partir d’une plateforme spécifique, appelée Mercurius. Elle forme le point d’accès sécurisé au réseau européen Peppol. Pour garantir l’interopérabilité de la plateforme belge, les autorités fédérales ont veillé à opter pour un format compatible avec les standards européens.

Chaque entité fédérée distribue ensuite les factures à ses administrations et institutions via sa propre plateforme. En Région de Bruxelles-Capitale, le CIRB (le Centre d’Informatique pour la Région Bruxelloise) gère la plateforme Fidus. Celle-ci a pour objectif de jouer le rôle d’interface entre Mercurius et les administrations et institutions bruxelloises. Fidus joue ainsi un rôle en matière de sécurité et de fiabilité des Sources Authentiques.

En septembre 2018, easy.brussels a adressé aux administrations et institutions de la Région bruxelloise une note relative à la facturation électronique. Celle-ci détaille les avantages et les modalités de la facturation électronique et encourage les pouvoirs publics à adopter celle-ci.

Consultez cette note.

Quelles sont les obligations relatives à la facturation électronique en Région de Bruxelles-Capitale ?

Facturation vers les administrations

Les opérateurs économiques transmettent obligatoirement leurs factures de manière électronique aux entités régionales. Ces dernières mentionnent cette obligation dans les documents du marché.

Facturation à partir des administrations

Les entités régionales transmettent leurs factures sous format électronique aux organisations publiques inscrites sur Mercurius.

Dates d’entrée en vigueur :

  • 1er septembre 2020 : pour les marchés publics supérieurs à 30.000 € HTVA.
  • 1er novembre 2020 : pour tous les marchés publics.

Vous êtes une administration

Implémenter la facturation électronique dans votre administration

L’envoi et la réception de factures électroniques par les entités régionales bruxelloises favorise son adoption par les autres entités publiques belges et peut constituer un moyen supplémentaire de promotion de ce mode de facturation.

Découvrez les étapes-clé d’une adoption réussie de l’e-facturation, reprises sur le site Public Procurement.

Comment informer mes fournisseurs sur la facturation électronique ?

Des templates-types sont disponibles dans les annexes de cette page :

  • Le courrier à envoyer à vos fournisseurs des 3 dernières années, à adapter selon votre institution ;
  • Les clauses à ajouter aux Cahier des charges ainsi qu’aux bons de commandes.

Info-sessions pour les administrations

Des sessions d’information sont organisées en novembre 2020 à l’attention des administrations.

Pour vous inscrire à l’une de ces sessions, veuillez compléter le formulaire suivant :

e-Invoicing info-sessions FR admins 2020
Langue du participant *
Veuillez choisir la session destinée aux administrations à laquelle vous souhaitez vous inscrire : *
reCAPTCHA

Helpdesk

En cas de questions, n’hésitez pas à contacter easy.brussels via l’adresse e-mail [email protected].

 

Vous êtes une entreprise 

Comment envoyer des factures électroniques ?

La facturation électronique (e-facturation ou « e-invoicing ») est devenue la norme pour l’envoi de factures aux administrations. L’envoi de factures électroniques implique nécessairement l’emploi d’un outil informatique : logiciel de facturation, de gestion commerciale, voire ERP, sur ordinateur propre, en service partagé (cloud)…

Différentes options sont envisageables pour l’adoption de la facture électronique, dépendantes de votre situation : nombre de factures émises, type de clients (privés ou publics), logiciels déjà installés, etc.

Plusieurs scénarios sont possibles :

Type d’entreprise – Entreprise avec… Option  Contact
ERP PEPPOL – choix d’un point d’accès (PA) Votre point d’accès (PA)
Logiciel de comptabilité/facturation PEPPOL – vérification du progiciel déjà en place Votre fournisseur de logiciels
Word, excel PEPPOL – choix via une application Votre fournisseur d’applications
Quelques factures, seulement adressées à des instances publiques Portail MERCURIUS [email protected]

 

Les modalités de réception des factures électroniques mises en œuvre par les pouvoirs publics, ont été conçues pour maximiser le volume de destinataires pour les expéditeurs. A terme, ces modalités vous permettront de toucher tous vos clients, publics et privés, belges et étrangers.

  • Je dispose d’un ERP

Les entreprises émettant beaucoup de factures ont souvent un système ERP. Prenez contact avec easy.brussels via l’adresse [email protected] en cas de questions.

  • Je dispose d’un logiciel de comptabilité ou de facturation

Si vous utilisez un programme de comptabilité ou de facturation pour recevoir et envoyer vos factures, il y a de fortes chances que votre programme soit déjà capable d’envoyer des factures électroniques. Vérifiez si votre logiciel figure dans liste des modules de comptabilité ou de facturation, également en annexe.

Mon programme de comptabilité prend déjà en charge les factures électroniques (en vert dans la liste)

Nous vous recommandons de prendre contact avec le fournisseur de votre programme de comptabilité ou de facturation, pour qu’il vérifie que vous disposez bien de la dernière version du programme. Vous serez alors assuré de pouvoir envoyer des factures électroniques aux instances publiques.

Mon programme de comptabilité ou de facturation ne figure par dans la liste

Contactez votre fournisseur de programme de comptabilité ou de facturation pour vous assurer qu’il prévoit bien de se connecter à un POINT D’ACCÈS dans le modèle PEPPOL. Même s’il est peu probable que votre programme ne prenne pas en charge la facturation électronique, n’hésitez pas à explorer le marché pour acquérir un programme de comptabilité ou de facturation adapté.

  • Je crée mes factures en Word, Excel, PDF, sur le portail Mercurius, etc.

Votre entreprise établit encore ses factures dans Word ou Excel et vous les envoyez ensuite au format PDF ?

Ces dernières années ont vu le lancement de nombreux progiciels de facturation qui s’adressent spécifiquement aux entreprises ayant de petits volumes de factures. Il est vivement recommandé de comparer ces applications, de contacter leurs développeurs et de se lancer. Votre entreprise sera ainsi parée à l’avenir numérique. Découvrez la liste des prologiciels, également disponible en annexe.

Quelles administrations peuvent recevoir des factures électroniques en Belgique ?

Vérifiez que l’administration à laquelle vous souhaitez envoyer des factures électroniques, est capable de les recevoir. Depuis 2019, les administrations bruxelloises ont l’obligation d’être en mesure de recevoir les factures électroniques.

Info-sessions pour les entreprises

Des sessions d’information sont organisées en novembre 2020 à l’attention des entreprises.

Pour vous inscrire à l’une de ces sessions, veuillez compléter le formulaire suivant :

e-Invoicing info-sessions FR entreprises 2020
Langue du participant *
Veuillez choisir la session destinée aux entreprises à laquelle vous souhaitez vous inscrire : *
reCAPTCHA

Helpdesk

En cas de questions, n’hésitez pas à contacter easy.brussels via l’adresse e-mail [email protected].