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Facturation électronique

Tout marché public passé depuis novembre 2020 par et avec les administrations publiques régionales de la Région de Bruxelles-Capitale doit obligatoirement être facturé de manière électronique : les factures envoyées sous un autre format (papier, e-mail, etc.) ne sont plus traitées.
À partir de novembre 2022, cette obligation s’étend également aux administrations locales pour les marchés publics de plus de 3.000€

La facturation électronique

 

 

Qu’est-ce qu’une facture électronique?

 

Une facture est une pièce comptable, qui nécessite de nombreuses étapes avant de pouvoir être archivée : création de la facture, impression, transmission, envoi, réception, tri, encodage, vérification et approbation, paiement et enfin archivage.

La facture électronique permet de supprimer ou automatiser certaines de ces étapes tant chez le fournisseur que chez les clients (administrations):

Une facture électronique est une facture qui a été soumise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique.

  Une facture envoyée par e-mail sous d’autres formats (pdf, xls, xml,…) n’est donc pas considérée comme une facture électronique.

Le format électronique diffère du simple format PDF par le cadre sécurisé qu’il garantit : le document dématérialisé transite ainsi jusqu’au client via une plateforme sécurisée, sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique.

 

Quels sont les avantages?

 

La facturation électronique s’inscrit dans un contexte de dématérialisation du processus d’achat. Elle représente un outil de simplification administrative tant pour les fournisseurs que pour les administrations.

Outre les économies qu’elle permet de réaliser (réduction des impressions, des envois, du délai de paiement), la facturation électronique assure également un gain en efficacité (suppression des éventuelles erreurs d’encodage, assurance que la facture arrive au bon département) et en transparence (suivi du statut de la facture possible par le fournisseur).

À ces avantages s’ajoute la réduction de l’impact sur l’environnement, qui renforce l’importance que le service public se doit d’accorder à cet outil.

 

Comment cela fonctionne concrètement?

 

Le traitement automatisé des factures implique que les systèmes informatiques, côté entreprise comme côté client, parlent le même langage. L’Europe a ainsi établit un cadre, appelé PEPPOL, qui facilite la circulation des factures dans l’Union Européenne. Elle a également défini un format standard pour les factures structurées, la Norme européenne pour la facturation électronique. Ces deux éléments combinés rendent possible l’utilisation de la facturation électronique à large échelle.

En pratique, les factures électroniques sont envoyées par les entreprises en utilisant le réseau européen Peppol.

Différents points d’accès permettent la connexion à ce réseau Peppol.

Pour les entreprises qui envoient les factures, la connexion peut se faire via leurs systèmes ERP, leurs logiciels comptables ou en utilisant le portail Mercurius.

Pour réceptionner les factures électroniques, les administrations publiques belges utilisent une plateforme spécifique, appelée Mercurius.

Afin d’accéder à la plateforme Mercurius, chaque administration bruxelloise utilise l’interface « Fidus », développée par le CIRB (le Centre d’Informatique pour la Région Bruxelloise). Fidus a pour objectif de jouer le rôle d’interface entre Mercurius et les administrations publiques bruxelloises et joue ainsi un rôle en matière de sécurité et de fiabilité des Sources Authentiques.

 

 

Quelles sont les obligations légales relatives à la facturation électronique en Région bruxelloise?

 

Les factures doivent obligatoirement être envoyées en électronique aux administrations régionales bruxelloises pour tous les marchés publics passés à partir du 1er novembre 2020

À partir de novembre 2022 et ce de manière progressive, l’obligation de recourir à la facturation électronique s’étendra à toutes les institutions publiques belges, y compris les administrations locales (pour tous les marchés publics de plus de 3.000€).
Si elles le souhaitent les administrations peuvent toutefois décider d’imposer plus tôt la facturation électronique à leurs fournisseurs en l’indiquant comme condition dans le cahier des charges de leurs marchés publics.

Vous êtes une entreprise (fournisseur)

 

Comment envoyer des factures électroniques ?

 

Selon la norme européenne, les factures électroniques doivent être envoyées au format XML et être adressées directement à votre client via le réseau Peppol.

  Les autres formats (pdf, xls,…) envoyés par e-mail ne sont pas considérés comme des factures électroniques selon cette norme et peuvent donc être refusés par les administrations.

Plusieurs scénarios sont possibles :


1. Vous disposez d’un système ERP

Si vous émettez beaucoup de factures, vous disposez probablement déjà d’un système ERP (Enterprise Resource Planning ou progiciel de gestion intégré). Si votre ERP ne permet pas encore l’envoi de factures via PEPPOL, vous devez adapter votre ERP via votre point d’accès.
Vous trouverez plus d’informations dans notre guide sur la facturation électronique.


2. Vous utilisez un logiciel de comptabilité et de facturation

Si vous disposez déjà d’un logiciel standard de comptabilité et de facturation, renseignez-vous auprès de votre fournisseur ou sur internet s’il prévoit l’envoi de factures électroniques via la réseau Peppol.

Si oui, il vous expliquera la marche à suivre pour envoyer une facture électronique.

Si non :

  • optez pour un autre logiciel de comptabilité. Vous trouverez ici une liste (non exhaustive) réalisée par la Région Flamande et qui reprend des fournisseurs comptables qui permettent l’envoi de factures électroniques via le réseau Peppol : liste de logiciels comptables
  • Vous avez également la possibilité d’encoder manuellement votre facture via le portail en ligne Mercurius (plus d’informations ci-dessous).


3. Vous n’utilisez pas de logiciel de comptabilité et de facturation

Si vous envoyez peu de facture vers les administrations publiques, vous pouvez utiliser gratuitement le portail Mercurius :

  • Lien vers portail: portail Mercurius
  • Accès au portail :
    Vous êtes représentant légal de votre entreprise ? Alors vous devriez avoir par défaut un accès direct au portail Mercurius.

Vous n’êtes pas représentant légal mais souhaitez encoder des factures au nom de votre entreprise ? Dans ce cas, il vous faudra demander accès via le formulaire en ligne « Demande de rôle » disponible sur le portail Mercurius

Pour plus d’informations sur les modalités d’accès, cliquez ici ou contacter directement le helpdesk Mercurius

Dans le portail, vous pouvez encoder manuellement les différents champs de la facture (coordonnées du client, n° de facture, date d’échéance, référence de paiement, lignes de facture,…) et pouvez également y joindre une annexe (PDF, word,…). En cliquant sur ‘Envoyer’, votre facture sera automatiquement envoyée au format électronique à votre client.

  • Pour toute question relative au statut de votre facture, rendez-vous sur la page d’aide Mercurius ou contactez directement le service comptabilité de votre client.

À terme, afin d’éviter un encodage manuel de votre facture ou si vous envoyez régulièrement des factures aux administrations publiques, nous vous recommandons de chercher un logiciel de comptabilité qui permet l’envoi de factures électroniques via le réseau Peppol.

Vous trouverez ici une liste réalisée par la Région Flamande et qui reprend différents fournisseurs comptables : liste de logiciels comptables

 

Quelles administrations peuvent recevoir des factures électroniques ?

 

En principe, toutes les administrations publiques de la Région bruxelloise sont capables de recevoir des factures électroniques.

Cliquez ici pour retrouver une administration sur base de son numéro d’entreprise (n°BCE), son nom officiel…

Voici par exemple les coordonnées du Service Public de la Région Bruxelloise (SPRB) pour envoyer des factures électroniques au SPRB et toutes les administrations qui en dépendent :

 

Comment envoyer des factures électroniques ?

 

  • Une question concernant le portail Mercurius, son accès ou l’encodage d’une facture?
    Contactez directement le helpdesk Mercurius
  • Une question concernant le paiement votre facture ou le statut de votre facture?
    Contactez le service comptabilité de votre client
  • Pour toutes autres questions sur la facture électronique, n’hésitez pas à consulter notre guide sur la facturation électronique.
    L’équipe d’easy.brussels est également à votre disposition à l’adresse [email protected]

Vous êtes une administration

 

Implémenter la facturation électronique dans votre administration

 

Découvrez les étapes-clé d’une adoption réussie de l’e-facturation, reprises sur le site Public Procurement.

 

Comment informer vos fournisseurs sur la facturation électronique ?

 

easy.brussels a conçu différents documents de support pour vous aider à communiquer au mieux vers vos fournisseurs, que vous retrouverez aussi dans les documents utiles en bas de page :

 

Info-sessions pour les administrations

 

Des sessions d’information sont organisées 2-3 fois par an par easy.brussels à l’attention des administrations.
N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse [email protected] pour connaître la date de la future session d’informations ou pour recevoir l’enregistrement d’une précédente session.

 

Besoin d’aide?

 

En cas de questions, n’hésitez pas à contacter easy.brussels via l’adresse e-mail [email protected].