Elektronische handtekening
Elektronische handtekeningen, waaronder gescande handgeschreven handtekeningen, biometrische handtekeningen en bankkaartcodes, zijn een alternatief voor traditionele handtekeningen, die de administratieve procedures aanzienlijk kunnen vereenvoudigen en versnellen.
Om dit instrument te kunnen gebruiken, moet men een goed begrip hebben van de verschillende soorten elektronische handtekeningen, en van de situaties waarin elk van beide het meest geschikt is.
Een elektronische handtekening, wat is dat?
De ordonnantie van 13 februari 2014 betreffende communicatie via elektronische weg in het kader van de betrekkingen met de overheden van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest laat de besturen toe hun procedures te dematerialiseren.
Alvorens ervoor te kiezen de procedures te dematerialiseren, moeten de besturen nadenken over wat dat inhoudt. Meerdere vragen dringen zich immers op, waaronder een vraag die ons interesseert: die van de handtekening.
Als een bestuur beslist over te stappen naar elektronische communicatie door bijvoorbeeld online formulieren aan te maken, is het niet de bedoeling dit formulier vervolgens af te drukken en het proces via papieren weg voort te zetten. Om echt een procedure te dematerialiseren, moet dat gebeuren van bij het begin tot aan het einde: de indiening van de aanvraag, de ontvangst ervan door het bestuur, de verwerking van de vergunningen en de mededeling van de beslissing.
Het zou niet logisch zijn dat het document dat de aanvrager gaat ontvangen door het bevoegde personeelslid binnen het bestuur uitgeprint zou worden om het met de hand te ondertekenen en dat het dan daarna opnieuw ingescand zou worden. Hetzelfde geldt voor het indienen van de aanvraag: hoe kan de aanvrager het formulier ondertekenen nadat het online werd ingevuld?
Een elektronische handtekening heeft geen”visuele weergave” zoals een handgeschreven handtekening. De elektronische handtekening is een opeenvolging van karakters, van “gegevens in elektronische vorm die gehecht zijn aan of logisch verbonden zijn met andere gegevens in elektronische vorm en die door de ondertekenaar worden gebruikt om te ondertekenen”. (art. 3 §10 van de eIDAS-verordening)
Deze definitie omvat o.a. gescande handgeschreven handtekeningen, biometrische handtekeningen (bv. stemherkenning, irisscans, herkenning van digitale vingerafdrukken), net als eenvoudige codes van bankkaarten.
Maar al die handtekeningen zijn niet evenwaardig, en bieden niet dezelfde waarborgen. Naargelang de bevredigde eisen en het daaraan verbonden waarborgniveau kan een elektronische handtekening “eenvoudig”, “geavanceerd” of “gekwalificeerd” zijn.
Welke belangrijke criteria moet je voor ogen houden?
- AUTHENTIFICATIE
De bedoeling van authenticatie (of identificatie) is het bevestigen van de identificatie van een natuurlijke persoon of rechtspersoon, of van de oorsprong en integriteit van gegevens in elektronische vorm. Zo kan men een handtekening aan een welbepaalde persoon koppelen.
- INTEGRITEIT
De integriteit van gegevens verwijst naar het feit dat gegevens tijdens de verwerking of overdracht ervan op geen enkele manier opzettelijk of per ongeluk gewijzigd of vernietigd worden. Het garanderen van de integriteit van gegevens veronderstelt dus dat men de bestemmeling verzekert dat een document niet werd gewijzigd nadat het werd ondertekend.
- ONWEERLEGBAARHEID
Het principe van onweerlegbaarheid (of non-discriminatie) houdt in dat de elektronische handtekening niet kan worden geweigerd door een rechter wegens het elektronische karakter ervan. Of ze nu gelijkgesteld is aan een handgeschreven handtekening of een eenvoudig begin van bewijs (zie verderop in de tekst), ze kan niet worden geweigerd.
- CERTIFICERING
De certificering wordt geleverd door een geaccrediteerde dienstverlener (In België vaak “certificerende derde” of “vertrouwensderde” genoemd) en voegt een kwaliteitsgarantie toe die enerzijds verband houdt met het toezicht op de middelen en processen die worden toegepast door de certificeringsautoriteit en anderzijds met de conformiteit van het middel voor het aanmaken van handtekeningen.
Welke soorten handtekeningen zijn mogelijk?
Zoals hiervoor gezegd bestaan er meerdere soorten elektronische handtekeningen (eenvoudige, geavanceerde, gekwalificeerde), en die bieden niet allemaal dezelfde waarborgen.
- De eenvoudige elektronische handtekening komt bv. overeen met het aanbrengen van een ingescande handgeschreven handtekening op een document. Die voldoet aan het criterium van de onweerlegbaarheid, maar niet aan de andere drie criteria (authentificatie, integriteit en certificering).
- De geavanceerde elektronische handtekening is er een waarbij technische verbanden worden aangebracht tussen de ondertekende gegevens, de handtekening en de ondertekenaar. Die technische verbanden maken het mogelijk de integriteit van de gegevens, de identificatie en de onweerlegbaarheid van de handtekening te waarborgen. Ze doet daarentegen geen beroep op een certificeringsdienst.
- De gekwalificeerde elektronische handtekening is de veiligste elektronische handtekening, want die voldoet aan de vier hierboven bepaalde criteria (authentificatie, integriteit, onweerlegbaarheid en certificering). Dat houdt in dat ze gebruikgemaakt heeft van een geaccrediteerde dienstverlener (vertrouwensderde). Ze is gelijkgesteld aan een “echte handgeschreven handtekening”.
En juridisch?
Hoewel de eIDAS-verordening bepaalt dat een elektronische handtekening niet mag worden geweigerd als een bewijsmiddel in gerechtelijke procedures louter op grond van het feit dat de handtekening “elektronisch” is, wordt enkel de gekwalificeerde handtekening juridisch gelijkgesteld aan een handgeschreven handtekening, met alle rechtsgevolgen die samenhangen met de handgeschreven handtekening.
Concreet betekent de elektronische handtekening een omkering van de bewijslast. Diegene die de gekwalificeerde elektronische handtekening in vraag wil stellen, zal moeten aantonen dat ze vals is.
De gids voor elektronische handtekening
Om je te helpen in de keuze van het soort handtekening heeft easy.brussels een gids opgesteld over de elektronische handtekening.
Wat ga ik in deze gids vinden?
- Een presentatie van de elektronische handtekening;
- Een beschrijving van de drie soorten handtekeningen en hun toepassing;
- Aanbevelingen.
Wat moet ik doen opdat mijn bestuur de elektronische handtekening zou gebruiken?
De gids is beschikbaar via deze link. Aarzel niet om het te delen met je collega’s en vooral met het beslissingsorgaan binnen je bestuur.
Helpdesk
Bij vragen kun je terecht bij easy.brussels via [email protected]