Beheer van uitgaande post (Brupost)
De communicatievoorkeuren van de burgers en ondernemingen zijn de afgelopen jaren geëvolueerd. We beleven een digitale omslag, die zich onder meer laat voelen in het toenemende gebruik van e-mails en onlineformulieren, maar ook van eBox. De instellingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest willen deze evolutie omarmen en digitaal kunnen communiceren met hun gesprekspartners die dat wensen. Begin 2022 had al meer dan 27% van de Belgen ouder dan 18 jaar zijn/haar eBox geactiveerd.
Een brief versturen: de vaststellingen
Voor de Brusselse overheidsdiensten kost het versturen van een brief op papier gemiddeld € 1,84 (personeelskosten niet meegerekend).
In Brussel worden elk jaar bijna 10 miljoen brieven verstuurd door overheidsdiensten, wat bijna 19 miljoen euro kost, personeelskosten niet meegerekend.
Een in 2021 gevoerde voorafgaande studie
In 2021 heeft easy.brussels een overzicht opgemaakt van de verwerking van de uitgaande post bij 104 gewestelijke en lokale instellingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Uit deze analyse kwamen de volgende vaststellingen naar voren:
- 81% van de brieven wordt op papier verstuurd en intern voorbereid door de verschillende diensten (afdrukken, in enveloppen steken, …). Enkel de verzending wordt toevertrouwd aan een externe dienstverlener (bpost). De interne verwerking op papier is het duurst: gemiddeld € 2,01/zending, personeelskosten niet meegerekend.
- 11% van de brieven wordt verstuurd op papier en verwerkt door een externe dienstverlener. De brieven worden in digitaal formaat naar de externe dienstverlener gestuurd, die zorgt voor het printen, het voorbereiden en het inbrengen in het postnetwerk. De kostprijs voor het verzenden van een brief bedraagt € 1,13 als de verwerking op papier via een externe partner wordt gecentraliseerd.
- 8% van de brieven wordt meteen digitaal verstuurd (per e-mail of via eBox). De gemiddelde kostprijs van een digitale zending daalt dan tot € 0,10.
Verschillende administraties hebben acties ondernomen om de postverwerking en bijbehorende administratieve processen te digitaliseren. In het overzicht kwamen echter enkele belemmeringen voor deze digitale transitie aan het licht: technische obstakels, juridische en organisatorische beperkingen of financiële investeringen die soms te hoog zijn in verhouding tot de begrotingsmiddelen van bepaalde instellingen.
BRUPOST, een gewestelijke dienst voor het beheer van uitgaande post
easy.brussels heeft in samenwerking met het CIBG (Centrum voor Informatica voor het Brusselse Gewest) de dienst Brupost opgestart.
Dankzij een gewestelijke en gecentraliseerde aanpak biedt Brupost een technisch en functioneel kader, dat het mogelijk maakt de obstakels bij de digitale transformatie te overwinnen door administraties en instellingen te begeleiden bij de verandering.
De doelstellingen van Brupost:
- de overheidsdiensten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest de mogelijkheid bieden post naar eBox te sturen voor de gesprekspartners die dat willen (burger of ondernemer) ;
- de verwerking van per post verstuurde papieren briefwisseling optimaliseren en centraliseren door met een externe partner te werken.
Werking van BRUPOST
In de praktijk zal de Brupost-dienst fungeren als een verbindende interface tussen de verzenders van post (administraties) en de ontvangers (burgers, ondernemingen, administraties, …). De administraties sturen hun brieven in digitaal formaat naar de Brupost-dienst. Vervolgens worden de brieven, naargelang de keuze van de ontvangers, verstuurd:
- hetzij in digitaal formaat naar de eBox (burger of onderneming),
- hetzij per post via een externe partner die zorgt voor het printen, het in enveloppen steken, het frankeren en het toevertrouwen aan een postbedrijf om ze te verzenden.
Deze externe partner zal geselecteerd worden via een gewestelijke overheidsopdracht zodat alle administraties van het gewest van dezelfde voorwaarden kunnen genieten.
Contact
Vragen ? Contacteer ons via [email protected]