Gérer un point de contact d'une organisation
L’objectif est, pour une organisation, de gérer, c’est-à-dire de créer, d’ajouter ou de supprimer un point de contact ou canal de communication auquel les fiches des démarches administratives peuvent être liées dans le système BAS. Dans le cas de la suppression, il s’agit de supprimer totalement un point de contact. Pour gérer un point de contact dans une fiche, l’usager se réfèrera au Guide utilisateur ‘Gérer un point de contact dans une fiche’.
DEFINITION
Un point de contact constitue l’ensemble des indications postales, téléphoniques et les ressources d’une organisation ou d’un service. Cet ensemble d’informations peut être lié à une ou plusieurs fiches de l’organisation pour laquelle il a été créé. Les points de contact sont des éléments séparés des fiches. Cela permet, d’une part de les lier librement aux différentes démarches administratives, et d’autre part de les gérer en une fois, par exemple en changeant un numéro de téléphone, voire en supprimant certains éléments selon les conditions. Les coordonnées qu’il est possible d’enregistrer sont les suivantes :
- Adresse email.
- Site internet.
- Numéro de téléphone.
- Numéro de fax.
- Contact – Service d’assistance.
- Adresse postale.
Un point de contact est spécifique à une organisation ou à un espace de travail, et à une langue. Donc, s’il y a une modification, seules les fiches qui y sont reliées seront impactées.
LA NAVIGATION
Comment créer un point de contact ?
- Choisissez votre organisation et/ou espace de travail dans la barre de navigation.
- Cliquez sur le sigle BAS. L’écran s’ouvre sur la page du tableau de bord (dashboard). La langue de connexion est importante car les points de contact sont créés pour une seule langue de l’organisation.
- Dans le Tableau de bord BAS, cliquez sur la tuile ‘Gestion points de contact’. L’écran ‘Gestion des points de contact’ apparaît. Il comprend le tableau des points de contact créés pour la langue de connexion sélectionnée.
- Cliquez sur le bouton ‘+ Ajouter un point de contact’. L’écran ‘Créer un point de contact’ apparaît.
- Dans l’écran ‘Créer un point de contact’, complétez les champs obligatoires :
- ‘Langue de rédaction du point de contact’ : choisissez la langue parmi celles proposées. Seules les fiches rédigées dans cette langue pourront lui être liées.
- ‘Nom du point de contact’ ou du service d’assistance : choisissez quels points de contact sont significatifs pour l’organisation parmi les choix possibles. Il faut inclure le nom officiel de l’administration et/ou du service capable d’aider l’usager sur une démarche, en toutes lettres, en tenant compte des majuscules et minuscules.
- Complétez, en tenant compte de la Charte rédactionnelle du catalogue des démarches et des règles détaillées ci-après, les données suivantes : adresse email, site internet, numéro de téléphone, numéro de fax, contact – service d’assistance, adresse postale.
Règle générale : Pour chaque donnée, deux champs sont prévus. Ils autorisent 250 caractères. Le premier champ est obligatoire pour enregistrer une donnée de la liste ci-dessus. Le deuxième champ ou ‘Description’ est optionnel. Il permet d’apporter les précisions souhaitées (voir exemples ci-dessous). Comment ajouter une adresse email ?
- Cliquez sur le bouton ‘+ Mail’. L’écran ‘Ajout d’un email’ apparaît.
- Dans le champ ‘Adresse email’, indiquez uniquement un email générique de type info@ ou un email propre à un service. Evitez de renseigner un email personnel. S’il n’existe aucun email générique, laissez le champ vide. Respectez le format: nomd’utilisateur-caractèreséparateur-nomdedomaine. Veillez à ce que la partie derrière le séparateur ou « @ » corresponde à la langue de la fiche. Exemple : « [email protected] »
- Complétez le champ ‘Description’ de l’adresse email. Ce champ est optionnel et permet d’apporter quelques précisions. Exemple: « Adresse email générique de …….. . Ce service est à votre disposition durant les jours ouvrables de 8h30 à 17h30 ».
- Cliquez sur le bouton ‘√ Enregistrer’ pour sauvegarder les modifications, ou cliquez sur le bouton ‘x Annuler’ pour quitter sans enregistrer.
Comment ajouter un site internet ?
- Cliquez sur le bouton ‘+ Site’. L’écran ‘Ajout d’un site’ apparaît.
- Indiquez la page « contact » du site internet de l’interlocuteur de référence (si cette page existe) pour que l’usager puisse cliquer dessus et avoir des infos plus détaillées. Il n’est plus nécessaire de détailler le « www. » ni « http:// ». Exemple : easy.brussels.
- Complétez le champ ‘Description’. Ce champ est optionnel.
- Cliquez sur le bouton ‘√ Enregistrer’ pour sauvegarder les modifications ou cliquez sur le bouton ‘x Annuler’ pour quitter sans enregistrer.
Comment ajouter un numéro de téléphone ?
- Cliquez sur le bouton ‘+ Téléphone’. L’écran ‘Ajout d’un numéro de téléphone’ apparaît.
- Indiquez le numéro de téléphone de votre administration ou du service concerné selon le principe suivant, en adoptant 3 espaces : le premier après le préfixe, le second après les 3 premiers digits, le troisième avant les 2 derniers. Il en est de même pour les numéros payants ou gratuits. Exemples : 02 350 00 00, +32 2 350 00 00, ou 0800 35 00 00.
- Complétez le champ ‘Description’. Ce champ est optionnel et autorise 250 caractères. Il permet d’apporter quelques précisions. Exemple : « Numéro de contact du service BAS Test WS. Ce numéro de téléphone est à la disposition des usagers durant les jours ouvrables de 8h30 à 17h30 sans interruption. En cas d’urgence, prière de contacter le numéro d’urgence ».
- Cliquez sur le bouton ‘√ Enregistrer’ pour sauvegarder les modifications ou cliquez sur le bouton ‘x Annuler’ pour quitter sans enregistrer.
Comment ajouter un numéro de fax ?
- Cliquez sur le bouton ‘+ Fax’. L’écran ‘Ajout d’un numéro de fax’ apparaît.
- Indiquez le numéro de fax du service concerné ou du centre de contact (call center) en utilisant les mêmes règles de codification que pour le numéro de téléphone.
- Complétez le champ ‘Description’. Ce champ est optionnel.
- Cliquez sur le bouton ‘√ Enregistrer’ pour sauvegarder les modifications ou cliquez sur le bouton ‘x Annuler’ pour quitter sans enregistrer.
Comment ajouter un nom de contact ?
- Cliquez sur le bouton ‘+ Contact’. L’écran ‘Ajout d’un contact’ apparaît.
- Indiquez le nom d’une personne ou d’un service concerné(e) pour des informations complémentaires.
- Complétez le champ ‘Description’. Ce champ est optionnel.
- Cliquez sur le bouton ‘√ Enregistrer’ pour sauvegarder les modifications ou cliquez sur le bouton ‘x Annuler’ pour quitter sans enregistrer.
Comment ajouter une adresse postale ?
- Cliquez sur le bouton ‘+ Adresse’. L’écran ‘Ajout d’une adresse’ apparaît.
- Complétez les champs Description et Rue. Pour le champ Rue, respectez l’ordre suivant : Rue – Numéro – Boîte – Code postal – Ville. Veillez à éviter les abréviations (« Av. » pour « Avenue », « Blvd. » pour « Boulevard », etc.).
- Cliquez sur le bouton ‘√ Enregistrer’ pour sauvegarder les modifications ou cliquez sur le bouton ‘x Annuler’ pour quitter sans enregistrer.
Pour finaliser la création du point de contact, cliquez sur :
- ‘Enregistrer’ pour sauver toutes les données du point de contact.
- ‘Enregistrer et ajouter un autre élément’ pour sauver toutes les données du point de contact et créer un nouveau point de contact.
- ‘Annuler’ pour retourner à l’écran de départ. Un pop-up apparait pour vous avertir que vous risquez de perdre toutes vos données.
Cliquez sur le bouton ‘√ Oui’ pour annuler et quitter l’écran sans enregistrer, ou cliquez sur le bouton ‘x Non’ pour enregistrer vos données et retourner à l’écran précédent.
Comment modifier ou gérer un élément d’un point de contact ?
- Dans le tableau de bord BAS, cliquez sur la tuile ‘Gestion des points de contact’. L’écran ‘Gestion des points de contact’ apparaît. Il comprend le tableau des points de contact créés pour la langue de connexion sélectionnée.
- Cliquez sur le crayon dans la colonne ‘Actions’ du point de contact à modifier. L’écran ‘Editer un point de contact’ apparaît. Tous les champs sont modifiables.
- Cliquez sur le bouton ‘Modifier le canal’ (crayon) dans la colonne ‘Actions’ du point de contact pour modifier le canal souhaité.
- Modifiez le champ requis, puis cliquez sur le bouton ‘√ Enregistrer’ pour enregistrer les données du canal et retourner à l’écran précédent, ou cliquez sur le bouton ‘Annuler’ pour quitter l’écran sans enregistrer. L’écran ‘Editer un point de contact’ réapparaît, permettant de modifier un autre champ.
- Dans l’écran ‘Editer un point de contact’, cliquez sur le bouton ‘Enregistrer’ lorsque toutes les modifications du point de contact ont été réalisées. Un message de confirmation apparaît sur la barre de navigation.
Quel est l’impact de la modification d’un point de contact sur les fiches liées ? Le point de contact est modifié dans toutes les fiches auquel il est lié, qu’elles soient publiées ou non. Il faut vérifier s’il est utile de modifier le même élément dans les autres langues. Rappel : un point de contact est spécifique à une organisation ou à un espace de travail, donc seules ces fiches seront impactées. Comment supprimer un point de contact ? Dans le tableau de bord BAS, cliquez sur la tuile ‘Gestion des points de contact’. L’écran ‘Gestion des points de contact’ apparaît. Il comprend le tableau des points de contact créés pour la langue de connexion sélectionnée.
Afin de vérifier l’impact d’une suppression, le nombre de démarches administratives qui sont liées et seraient impactées par cette suppression est affiché dans la colonne ‘Nombre de fiches’. Il n’est pas possible, par contre, de voir quelles sont les fiches liées à un point de contact spécifique.
- Dans l’écran ‘Gestion des points de contact’, sélectionnez la ligne du point de contact à supprimer.
- Cliquez sur le bouton ‘Supprimer le point de contact’. Un pop-up apparait pour demander de confirmer la suppression au cas où le point de contact est utilisé dans au moins une fiche.
- Cliquez sur le bouton ‘x Non’ pour quitter l’écran sans enregistrer de modification, ou ‘√ Oui’ pour enregistrer votre modification et retourner à l’écran précédent. Un message apparait sur la barre de navigation pour confirmer la suppression.
Résultat de la suppression d’un point de contact pour des fiches non-publiées Le point de contact de la fiche dans la langue sélectionnée a été supprimé, la fiche pourra poursuivre son parcours vers la publication, et en suivant le cours normal du processus, il n’est plus possible d’ajouter un point de contact à la fiche dans la langue de rédaction. Il sera encore possible d’ajouter des points de contact dans certaines des autres langues encore à traduire tant que la fiche n’est pas publiée. Pour ajouter malgré tout un point de contact, il faudra, en fin du processus, refuser la fiche, ce qui la refera passer au début du processus de création avec le statut ‘En attente de révision’. Résultat de la suppression d’un point de contact pour des fiches publiées Le point de contact de la fiche dans la langue choisie a été supprimé et il n’est plus possible d’ajouter un point de contact à cette fiche. Si nécessaire, il sera malgré tout possible d’ajouter un point de contact en créant une nouvelle version de la fiche. Voir Guide Utilisateur ‘Remplacer un point de contact’. Comment savoir quelles fiches sont impactées par la modification d’un point de contact ? Il n’est pas possible d’obtenir une liste des fiches liées à un point de contact spécifique. Il faudra vérifier le/les point(s) de contact de chaque fiche pour l’organisation ou l’espace de travail concerné :
- Dans le tableau de bord de l’organisation ou de l’espace de travail pour lequel le point de contact a été créé, cliquez sur la tuile ‘Liste des fiches’.
- Triez par le champ ‘Organisation’.
- Cliquez sur le bouton ‘Voir la fiche en lecture seule’ pour consulter la fiche et voir les points de contact sélectionnés.