Créer et visualiser une administration locale
Chaque organisation ou administration est créée et enregistrée dans l’application BAS sous le nom et selon la structure qu’elle aura définis. C’est l’administrateur local qui doit communiquer ces informations aux responsables d’Easybrussels.
LES AUTORISATIONS
Qui peut créer une administration locale et ses espaces de travail? Le gestionnaire d’une organisation ou administrateur local communique le nom officiel de l’organisation dont il est responsable au gestionnaire global d’Easybrussels. Il détermine et communique sous quelle structure son organisation doit être créée dans BAS afin de permettre de créer et de gérer ses fiches de manière efficace. Le gestionnaire global d’Easybrussels conseille et vérifie la pertinence des informations transmises par une organisation et les communique au CIRB. Le CIRB a seul le droit de créer, éditer et supprimer une organisation. Cette gestion se fait dans l’application l’IDM/IAM.
LES GRANDS PRINCIPES
Comment définir la stucture et les espaces de travail d’une administration locale ? L’administrateur local peut demander aux responsables d’Easybrussels de créer, d’éditer ou de supprimer une structure et, éventuellement les niveaux sous-jacents, correspondant à son organisation interne. Il définira cette structure en fonction des principes de fonctionnement, du Business model et du nombre de responsables des informations et démarches administratives de son organisation. Après analyse, Easybrussels communiquera les informations au CIRB. Cette structure se limite à deux niveaux au total. Exemple :
- Niveau 1 – espace racine par défaut : IBGE
- Niveau 2 – espaces spécifiques :
- Pollution des sols
- Antenne
- PDE
Comment donner accès à un utilisateur et quel rôle lui attribuer ? Un administrateur local doit avoir une vue des utilisateurs de son administration avec leur rôle par espace de travail, attribuer et contrôler les accès. Pour attribuer un accès à un utilisateur, il demandera le formulaire Excel de demande d’accès au Helpdesk d’Easybrussels. Celui-ci fournira également le document explicatif comprenant la description des rôles dans le système BAS. Il est possible de s’adresser directement au Helpdesk du CIRB. Quels sont les prérequis pour pouvoir donner un accès à BAS ?
- Les organisations et leur structure sont définies dans IAM.
- Une organisation a au moins un espace de travail par défaut.
- Les utilisateurs de chaque organisation sont reconnus dans IAM.
LA NAVIGATION
Comment visualiser la structure de son organisation ?
- Dans la barre de navigation : cliquez sur ‘Home’.
- Dans l’écran ‘Listes des organisations’ : sélectionnez votre organisation via la fonction ‘Recherche’ (loupe) ou en cliquant sur le nom. L’écran du tableau de bord est ouvert.
- Dans la barre de navigation : cliquez sur la flèche à côté du nom de l’organisation sélectionnée. La structure sous-jacente apparaît.
- Sélectionnez l’espace de travail dans lequel il faut travailler.
LES AUTORISATIONS ET L‘ESPACE DE TRAVAIL
Faire partie d’une organisation : qu’est-ce que cela implique ? Si vous faites partie d’une organisation ou d’une administration, cela détermine:
- Vos droits d’accès à l’espace de travail et au tableau de bord (dashboard).
- Le choix des langues.
- Les notifications.
L’accès au tableau de bord est limité à l’espace de travail de l’utilisateur Les droits d’accès sont régis par un système de permissions par espace de travail. Les utilisateurs d’une organisation ne voient que leurs espaces de travail avec leurs fiches pour la gestion journalière. La ségrégation des fiches par espaces de travail a pour but d’offrir aux organisations :
- La délégation de la gestion des fiches sous leur responsabilité, puisqu’elles rédigeront et publieront leurs fiches.
- Une plus grande souplesse dans l’organisation de leur travail et le respect de leurs spécificités.
- La possibilité d’éviter qu’un utilisateur modifie malencontreusement une fiche qui n’appartiendrait pas à son organisation.
Le choix des langues de l’organisation Le choix des langues se détermine au niveau de l’organisation. L’administrateur local devra définir parmi les quatre langues du système quelles sont les langues obligatoires ou optionnelles pour son organisation, tout en respectant les règles imposées par la Région. Voir aussi le Guide Utilisateur spécifique sur le choix des langues d’une organisation. Les notifications Les notifications sont envoyées uniquement aux membres de l’administration concernée, par espace de travail et en fonction de leur rôle.
Voir aussi le Guide Utilisateur sur les notifications.