BRUXELLES FINANCES ET BUDGET
En concertation avec Easybrussels, Bruxelles Finances et Budget (BFB) a appliqué les principes de la politique de simplification administrative au SPRB et auprès de ses différents partenaires. BFB a ainsi développé la facturation électronique, la digitalisation du workflow d’engagements et de liquidations, la plateforme régionale SAP et BRU-BUDGET.
Le système de facturation électronique
La comptabilité des services du Gouvernement est désormais en mesure de recevoir des factures sous format entièrement électronique, remplissant ainsi un des objectifs principaux du plan de simplification 2015-2020. Le système e-Invoicing et la mise en place, notamment, d’un workflow de contrôle, de validation et d’approbation des factures entièrement digitalisées, présentent de nombreux avantages en termes de rapidité, de simplicité, d’efficacité et de durabilité. Ce projet donne à la Région de Bruxelles-Capitale les outils pour être un modèle en matière de simplification administrative.
La facturation électronique donne à la Région de Bruxelles-Capitale les outils pour être un modèle en matière de simplification administrative.
BFB accepte les factures digitales depuis juillet 2016. Les fournisseurs du SPRB qui le souhaitent peuvent ainsi envoyer leurs factures sous format PDF via une adresse e-mail unique, diminuant ainsi le délai entre la date d’émission de la facture et sa réception. Depuis fin 2017, la plateforme Mercurius permet de réceptionner les factures sous format entièrement électronique. D’un point de vue technique, le module VIM (Vendor Invoice Management) de l’outil SAP a été adapté afin de pouvoir traiter les factures électroniques. BFB collabore avec la Région flamande, Easybrussels et IT Coordination pour informer les fournisseurs sur la facturation électronique. Toutes les entités régionales bruxelloises utilisant l’outil SAP régional devraient également bénéficier de cette évolution et pouvoir recevoir des factures électroniques avant fin 2019.
La plateforme régionale SAP
En collaboration avec IT Coordination, BFB a développé un outil de comptabilité budgétaire et comptable commun qui prend la forme d’un PGI (Progiciel de Gestion Intégré), la plateforme régionale SAP. Cet outil performant permet d’offrir de nouveaux services à nos partenaires : coaching comptable, accompagnement pour la mise en place, etc. En 2018, trois nouveaux organismes ont intégré la plateforme : Innoviris, hub.brussels et parking.brussels, s’ajoutant ainsi aux cinq autres organismes l’ayant déjà rejoint courant 2016 et 2017 : visit.brussels, perspective.brussels (BBP), Bruxelles Prévention et Sécurité (BPS), le Service d’incendie et d’aide médicale urgente (SIAMU), l’administration de la Commission communautaire commune (COCOM). Des organismes de taille plus importante comme Bruxelles-Propreté et la Société du Logement de la Région de Bruxelles-Capitale (SLRB) ont déjà manifesté leur intérêt pour la plateforme et devraient l’intégrer en 2020.
Ce projet permet aux partenaires de BFB de maîtriser davantage et à moindre coût leurs processus budgétaires et comptables. En outre, il s’agit d’un bel exemple d’expertise et de mutualisation des outils au niveau de la Région de Bruxelles-Capitale. Des présentations de ce projet innovant ont été organisées au profit de nos partenaires, de la Région flamande et d’organismes publics de l’État fédéral.
Les principales évolutions de la plateforme régionale SAP concernent la mise en place de modules de facturation massive (par exemple la redevance de stationnement), d’un outil de reporting (Business Intelligence) et d’une plateforme citoyenne. Un programme de formations en ligne est également en cours de développement afin de permettre aux organismes bruxellois utilisant actuellement la plateforme SAP régionale de maîtriser cet outil.
Le développement de BRU-BUDGET
L’outil informatique de suivi du workflow budgétaire BRU-BUDGET, développé par la Région de Bruxelles-Capitale depuis 2007, a été amélioré en 2017 et en 2018. Les nouvelles fonctionnalités permettent de renforcer le contrôle budgétaire, ce qui est un progrès capital pour le Comité du monitoring budgétaire de l’entité régionale.
L’administration centrale de la Cocom, intégrée à la plateforme SAP en 2017, a pu compter sur le soutien de Bruxelles Finances et Budget dans la confection de son budget et la résorption de son retard en matière de présentation des comptes généraux. La Cocom utilise désormais BRU-BUDGET au même titre que les organismes régionaux. Une convention a également été signée afin de mettre BRU-BUDGET à disposition de la Fédération Wallonie-Bruxelles.
En 2019, l’application sera intégrée à SAP-Hanna et une plateforme de reporting sera développée à partir des bases de données de BRU-BUDGET, pour répondre aux besoins du monitoring budgétaire et aux demandes de l’ICN. Cette intégration permettra aux Organismes Administratifs Autonomes (OAA) ayant rejoint la plateforme SAP régionale de se connecter directement à BRU-BUDGET.
La mise en commun des évolutions permet de rendre cet outil de simplification administrative en matière d’élaboration du budget et de bonne gouvernance budgétaire toujours plus performant.
La plateforme SAP permet aux partenaires de Bruxelles Finances et Budget de maîtriser davantage et à moindre coût leurs processus budgétaires et comptables.
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