BRULOCALIS
Easybrussels et Brulocalis travaillent ensemble pour la simplification administrative depuis 2016. Voici un aperçu des différents projets dans lesquels Brulocalis s’est investie :
FACTURATION ÉLECTRONIQUE
Début 2017, Brulocalis avait déjà fait du sujet une priorité. En 2018, l’accent a été mis sur la nécessité d’adapter, voire de créer des logiciels comptables intégrant un module lié au workflow électronique et permettant de traiter des factures entrantes par voie électronique. Un formulaire permettant à tous les pouvoirs locaux de s’inscrire à la plateforme fédérale Mercurius a été élaboré et communiqué à tous les pouvoirs locaux bruxellois. Mercurius permettra aux communes de recevoir les factures électroniques de leurs fournisseurs en format conforme à la Directive européenne 2014/55/EU. Suite aux actions communes d’Easybrussels et de Brulocalis, 16 communes et 12 CPAS bruxellois étaient déjà dûment inscrits en date du 31 décembre 2018 pour recevoir des factures électroniques via Mercurius. Une note détaillée avec des recommandations concrètes pour faire évoluer les outils comptables des communes en conformité avec les normes de la facturation électronique a été adressée aux pouvoirs locaux bruxellois début septembre 2018.
Malgré le fait que les CPAS n’aient pas encore tous mis en place les procédures et les outils nécessaires, Brulocalis a soutenu, par voie d’une circulaire conjointe avec Easybrussels datée du 14 septembre, l’inscription des CPAS sur la plateforme Mercurius afin qu’ils puissent s’aligner sur la Directive européenne et recevoir des factures électroniques en dehors d’un marché public.
La majorité des communes bruxelloises a aboli ses taxes pour faire bénéficier les citoyens d’extraits gratuits en ligne via IRISbox.
EBOX
En juin, la loi eBox a été approuvée en Conseil des Ministres. Celle-ci apportera un cadre juridique précis et conférera aux communications effectuées via l’eBox la même autorité que celle des envois papier.
Le 25 juin, à l’initiative du Cabinet du Ministre fédéral en charge de l’Agenda numérique, Alexander de Croo, Brulocalis a réuni les référents communaux de la simplification administrative pour promouvoir l’eBox. Suite à cette première prise de contact, des entretiens par commune ont eu lieu durant l’été 2018. Le sujet a animé la réunion du Groupe de Travail Simplification Administrative (GTSA) du 27 septembre et a abouti à l’adhésion des communes de Saint-Gilles, Auderghem, Evere, Schaerbeek, Forest, Jette, Koekelberg et la Ville de Bruxelles. Ceci étant, basculer vers l’eBox nécessite des adaptations techniques et informatiques. Une série de questions pratiques a été formulée par les représentants des communes au GTSA : comment intégrer l’eBox, comment offrir les garanties nécessaires en termes de protection de la vie privée, délais de conservation des communications, coût des envois, valeur probante des envois effectués via l’eBox, comment s’assurer de la bonne réception de l’envoi par le citoyen, etc. Des rencontres avec les prestataires informatiques CIVADIS, Inforius, Speos et Easypost ont eu lieu le 16 novembre et le 17 décembre. Le projet a également été porté à la Conférence des Bourgmestres le 7 novembre.
MON DOSSIER ET SON INTEGRATION DANS IRISBOX
En juillet 2016, le SPF Intérieur avait mis en ligne gratuitement une série de certificats du Registre national via l’application Mon Dossier. Afin d’offrir les mêmes facilités aux citoyens de toutes les communes, Brulocalis et Easybrussels, en collaboration technique avec le CIRB, ont œuvré pour l’intégration de Mon Dossier à IRISbox. En mars 2017, une lettre explicative avait été adressée à tous les pouvoirs locaux. En mars 2018, Brulocalis a réalisé une enquête pour évaluer la délivrance gratuite des certificats. La majorité des communes bruxelloises avaient, en effet, aboli leurs taxes en la matière pour faire bénéficier les citoyens bruxellois d’extraits gratuits commandés en ligne via la nouvelle fonctionnalité d’IRISbox.
PARTAGE D’EXPERIENCE SUR LE THÈME « LA SIMPLIFICATION ADMINISTRATIVE ET LES POUVOIRS LOCAUX »
Le 6 février 2018, lors du Comité de Pilotage d’Easybrussels, Brulocalis a eu l’opportunité de partager son expérience en matière de simplification administrative. La méthodologie pour promouvoir la simplification administrative auprès des pouvoirs locaux a été exposée devant les OIP bruxellois et les administrations du SPRB : actions en amont auprès des décideurs communaux, choix de désigner des référents communaux pour la simplification administrative, création du GTSA, déroulement des séances thématiques, approche multidisciplinaire et pérennisation de la coopération entre Easybrussels et Brulocalis.
UN CONSEIL D’ADMINISTRATION CONSACRÉ AUX ENJEUX DE LA SIMPLIFICATION ADMINISTRATIVE
Brulocalis a tenu son CA du 21 février 2018 sous le thème général de la simplification administrative en s’appuyant sur les projets de facturation électronique et d’Open Data. Par la suite, les notes de cet exposé ont été adressées aux pouvoirs locaux bruxellois. Brulocalis a pu compter sur l’expérience de la Région wallonne, à travers l’exposé de Digital Wallonia, en matière d’Open Data et de la construction d’un modèle d’administration « business friendly » : économies par le numérique, nouvelle génération de service public, numérisation des structures administratives, etc.
CONSULTATION SUR L’AVANT-PROJET D’ORDONNANCE ONCE ONLY
Au mois de novembre 2018, Brulocalis a rendu un avis relatif à l’avant-projet d’ordonnance Once Only. Brulocalis a salué l’initiative d’Easybrussels d’apporter un cadre légal bruxellois à ce principe et de créer ainsi un lien de communication fiable et moderne entre les administrations bruxelloises et les citoyens. Brulocalis a également souligné le besoin d’outils informatiques adéquats pour gérer les formulaires et les annexes adressés à l’administration, la nécessité de demander un avis à l’Autorité de protection des données, le besoin de soutien indispensable aux administrations par Easybrussels, l’intégrateur régional et le CIRB pour réaliser l’inventaire des formulaires et faciliter leur harmonisation. La création d’un atelier et d’un guide permettant aux pouvoirs locaux d’offrir au citoyen un service meilleur a été préconisée par Brulocalis
Brulocalis a tenu son Conseil d’administration du 21 février 2018 sous le thème général de la simplification administrative.
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