32px_Search Created with Sketch.

Balans
2015-2020

Easybrussels, het Brusselse agentschap voor administratieve vereenvoudiging, werd in 2015 opgericht en maakt nu de balans op van haar eerste plan voor administratieve vereenvoudiging voor de periode 2015-2020.

Transversale opdracht

Het agentschap heeft tijdens dit vijfjarige plan in eerste instantie getracht om een kader voor haar transversale opdracht te ontwerpen en in te voeren, en dit in overleg met alle Brusselse besturen en instellingen van openbaar nut.

Dankzij haar stuurcomité en samenwerkingsakkoorden met het Centrum voor Informatica voor het Brusselse Gewest (CIBG), de Economische en Sociale Raad (ESR), Brulocalis, de FOD Beleid en Ondersteuning (BOSA) en specifieke werkgroepen heeft Easybrussels de ontwikkeling van haar acties in het Gewest doeltreffend in de kijker kunnen plaatsen.

Digitale inclusie

Door een partnership met het CIBG en met de sector van de openbare computerruimten (OCR’s) te smeden, heeft Easybrussels ervoor gezorgd dat de evoluties bij de besturen te allen tijde rekening houden met digitale inclusie en de kwetsbare profielen op digitaal vlak, en dit met het oog op de vereenvoudiging van de administratieve stappen voor burgers en ondernemingen in de Smart City.

Binnen het CIBG werd er bijgevolg een coördinatrice voor digitale inclusie aangesteld om rond dit onderwerp een OCR-label en een gids voor alle Brusselse besturen en gemeentes te ontwikkelen. Op die manier kan er een beter onderscheid worden gemaakt tussen de plaatsen waar digitale opleidingen worden gegeven en de plaatsen waar digitale toegang mogelijk is. De coördinatrice voert ook acties voor het doelpubliek op het Brusselse grondgebied.

De burger centraal plaatsen

Om de maatregelen ter vereenvoudiging van de administratieve stappen voor de burgers zo optimaal mogelijk in te voeren, heeft Easybrussels zich niet uitsluitend gebaseerd op de door de Europese Unie opgelegde maatregelen en projecten. Het agentschap heeft namelijk een opiniepeiling bij de Brusselse bevolking afgenomen om zich enigszins bewust te worden van hun behoeften en om er zich van te vergewissen dat de door het agentschap genomen maatregelen aan deze behoeften tegemoetkomen.

Uit deze peiling blijkt het volgende:

  • Een burger onderneemt gemiddeld 2,3 administratieve stappen per jaar.
  • 71% van de Brusselaars wil dat de besturen beter gaan samenwerken zodat zij dezelfde informatie niet steeds opnieuw moeten opsturen/invullen. De Brusselse besturen moeten de onderlinge informatiestromen dus verbeteren als een stap naar administratieve vereenvoudiging.

 

  • 69% van de Brusselaars wil de fysieke loketten behouden. De overheidsdiensten moeten zich er dus bewust van worden dat ze momenteel in een fase met twee systemen zitten. Ze moeten enerzijds de burgers die de besturen digitaal willen raadplegen, tegemoetkomen, en ze moeten anderzijds de dienstverlening voor de zwaksten behouden.
  • Een burger gebruikt 1,6 kanalen om contact op te nemen met een bestuur.

    > Burgers die zich onmiddellijk ter plaatse begeven: 56%
    > ​Burgers die online contact opnemen met hun administratie: 48%
    > Burgers die telefonisch contact opnemen met hun administratie: 35%

Easybrussels dringt bijgevolg aan op het belang om dicht bij de burgers te staan. Het agentschap heeft in dat opzicht meegewerkt aan het behoud van nauwe contacten met de Brusselse gemeentes via Brulocalis.

Easybrussels heeft op gemeentelijk niveau meegewerkt aan de geleidelijke overstap van de dienst Burgerlijke Stand en Bevolking naar virtuele loketten. Het agentschap heeft bovendien de oprichting van schepenambten voor administratieve vereenvoudiging aangemoedigd in Sint-Gillis, Koekelberg, Sint-Joost, Elsene, Jette, Sint-Agatha-Berchem, Anderlecht, Molenbeek, Sint-Pieters-Woluwe en Brussel-stad. Sint-Gillis is momenteel wel de enige Brusselse gemeente met een gemeentelijk plan voor administratieve vereenvoudiging.

Digitale oplossingen voor meer comfort

 

De opmars van Easybrussels heeft geleid tot de aanzienlijke ontplooiing van het Brusselse virtuele loket: het aantal formulieraanvragen via IRISbox is sedert 2015 met 81% toegenomen.

De bevordering van Mijn Dossier, het federale virtuele loket, heeft er in verschillende Brusselse gemeentes overigens voor gezorgd dat de documenten in IRISbox gratis zijn en heeft de komst gestimuleerd van digitale informatiezuilen bij gemeentebesturen.

Deze informatiezuilen zorgen ervoor dat de gebruikers vertrouwd raken met al deze tools. De eBox-strategie, de individuele mailbox van elke Belg waar hij alle door de overheid verzonden administratieve documenten ontvangt, draagt bij tot de vermindering van het aantal administratieve stappen, de verplaatsingen en de kosten. De burgers ervaren hierdoor een langdurig comfort terwijl tegelijk gestreefd wordt naar een papiervrije administratie.

De toegang tot informatie vergemakkelijken en de obstakels om administratieve stappen te verwezenlijken, uit de weg ruimen: dit zijn ook de uitdagingen van het uiterst ambitieuze project van de stappencatalogus, een platform waar Brusselse burgers en ondernemingen alle door hen gezochte informatie over de administratieve stappen vlot kunnen vinden en hen doorverwijst naar de juiste entiteit.

Opleidingen om de burgers te begeleiden

 

Handelen in het kader van de Smart City houdt niet alleen in dat het Gewest tools ter beschikking stelt van zijn burgers en gebruikers die volledig zijn afgestemd op de laatste technologische ontwikkelingen. Het komt er ook op neer een intelligente administratie in een intelligente stad te ontwikkelen. Daarom is het uiterst belangrijk dat de gewestelijke en gemeentelijke ambtenaren op alle veranderingen worden voorbereid en worden opgeleid.

Online overheidsopdrachten

 

Easybrussels heeft in het kader van de opbouw van de intelligente administratie al heel wat vooruitgang geboekt op het vlak van online overheidsopdrachten. Dankzij een protocol met de FOD Beleid en Ondersteuning (BOSA) en de toepassing van een gewestelijke omzendbrief heeft Easybrussels de Brusselse besturen ertoe aangemoedigd om hun overgang naar online overheidsopdrachten te versnellen. Dit zorgt voor meer transparantie en een vereenvoudiging van het aantal te ondernemen stappen voor Brusselse ondernemingen om op dergelijke opdrachten te reageren. Sedert 2016 heeft Easybrussels al 750 ambtenaren een opleiding gegeven in het kader van het online beheerplatform voor overheidsopdrachten e-Procurement.

Elektronische facturatie

 

Het gewestelijke agentschap heeft er ook toe bijgedragen dat de contacten tussen de besturen en de dienstverleners vlotter verloopt door middel van elektronische facturatie. Op die manier kunnen zij hun tijd besteden aan andere activiteiten dan de opvolging van facturen. Easybrussels heeft sinds de start van het project kunnen vaststellen dat nagenoeg alle Brusselse besturen, zowel op plaatselijk als op gewestelijk niveau, de eerste stap hebben gezet in de richting van elektronische facturatie door zich in te schrijven op het Mercuriusplatform.

Delen van gegevens


De Smart City is een plaats waar het delen van gegevens het leven van de gebruikers vergemakkelijkt en de oprichting van nieuwe diensten toelaat.

Easybrussels heeft sinds juni 2016, in samenwerking met het CIBG, het belang van open data voor de ontwikkeling van nieuwe toepassingen voor burgers aangetoond.

Het gewestelijk platform opendatastore.brussels heeft er sinds zijn oprichting in 2016 al 200 extra gegevensrecords bij gekregen. Wat betreft de authentieke bronnen en het Once Only-principe, waardoor besturen burgers niet meer om informatie hoeven te vragen waarover zij al beschikten, heeft Easybrussels alle besturen over dit principe gesensibiliseerd.

Daarnaast heeft Easybrussels aan een ordonnantie gewerkt die dit als een verplichting oplegt. Het agentschap heeft bovendien een financiële steun van €390.000 van de Europese Commissie gekregen in het kader van het steunprogramma voor structurele hervormingen. Dit versterkt dit principe en het belang om de administratieve stappen voor de burgers te vereenvoudigen.