11 – WHAT’S NEXT?
Once Only, de unieke gegevensinzameling
Een van de grondbeginselen van administratieve vereenvoudiging is het garanderen van een unieke inzameling van gegevens door de administraties (Once Only-principe, “slechts één keer”). Een studie waartoe in 2018 opdracht werd gegeven, bevestigt dat het eerste verzoek van de Brusselaars betrekking heeft op een betere communicatie tussen de administraties voor wat het delen van gegevens betreft. De regelgevende en technische uitvoering van dit principe is een prioriteit op Europees niveau.
Na overleg met de Federale Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging (DAV), verschillende gewestelijke administraties en ION’s (GOB, Brussel Leefmilieu, Actiris), heeft Easybrussels aan de Brusselse regering een ontwerp van ordonnantie voorgesteld om het Once Only-principe bij Brusselse administraties toe te passen, zowel op gewestelijk als op lokaal niveau. Als belangrijkste maatregelen kunnen we noemen:
- De verplichting om in de formulieren een unieke identificatiecode (Rijksregisternummer, nummer van de Kruispuntbank van Ondernemingen) te gebruiken om de gebruikers (burgers, ondernemingen) te identificeren. Dit gebruik is een voorwaarde om authentieke bronnen te kunnen raadplegen.
- De verplichting voor administraties om bij de uitoefening van hun wettelijke taken authentieke bronnen te raadplegen om de administratieve lasten voor hun gebruikers te verminderen.
- De mogelijkheid voor burgers en ondernemingen om ieder formulier te melden dat niet aan het Once Only-principe voldoet.
Op basis van de ervaring met de DAV, die sinds 2014 op federaal niveau gelijkaardige regels toepast, zal Easybrussels ook een operationeel plan aan de Brusselse regering voorstellen om de administraties en instellingen bij te staan bij de toepassing van dit principe. Tijdens het “Eén keer, geen twee”-seminarie op 6 december 2018 maakten ambtenaren hiermee kennis. Federale en gewestelijke administraties (e-WBS en Vlaamse Overheid) kwamen aan het woord om hun ervaringen uit te wisselen. Het CIBG en Easybrussels stelden ook de uitdagingen en de technische en reglementaire aspecten van het gebruik van authentieke bronnen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest aan de orde.
Samenwerkingen
Europese subsidie
In 2018 heeft Easybrussels een aanvraag om steun ingediend in het kader van het steunprogramma voor structurele hervormingen van de Europese Commissie. Deze maatregel is bedoeld om de EU-lidstaten gepersonaliseerde steun voor administratieve hervormingen te verlenen, vanaf de analyse en voorbereiding van maatregelen tot aan de daadwerkelijke uitvoering ervan.
De aanvraag van Easybrussels om het Once Only-principe in de Brusselse administraties te versterken, werd geselecteerd. Aan de hand van een studie die in de loop van 2019 zal worden uitgevoerd, zullen de obstakels voor de toepassing van dit principe worden geanalyseerd en zullen concrete oplossingen worden voorgesteld. Het budget dat de Europese Commissie voor dit project heeft uitgetrokken, bedraagt € 390 000.
AANBEVELINGEN VOOR 2019
De nieuwe taken van de administratie: het vertrouwd maken met en belichamen van verandering
Om zijn opdracht beter te kunnen vervullen, moet het gewestelijk bestuur een didactische dimensie aan overheidsprojecten toevoegen, in het bijzonder om de burgers vertrouwd te maken met de nieuwe instrumenten die in het leven zijn geroepen. Daartoe is het van essentieel belang het personeel op te leiden en in algemene zin na te denken over de manieren van communicatie, de gebruikte instrumenten, de kosten en de werkzaamheden die in een vroeg stadium moeten worden verricht.
Technologisch toezicht en de ontwikkeling van nieuwe applicaties zullen de administraties ertoe aanzetten hun werkzaamheden en diensten te herzien en nieuwe te creëren. De menselijke middelen van de toekomst zullen moeten worden aangepast zodat de ambtenaar 3.0 kan ontstaan. Deze moet zich kunnen positioneren als de ontbrekende schakel tussen de Smart City en de gebruiker. De nadruk moet daarom liggen op opleiding en het werven van nieuwe profielen.
Ontwikkeling van het OCR-netwerk in alle wijken
Gezien het beperkt aantal bestaande Openbare Computerruimtes (OCR’s) en de sociologische studie over digitale inclusie in de Brusselse wijken die in 2017 werd uitgevoerd, raadt Easybrussels aan om voldoende middelen ter beschikking te stellen om een sterk OCR-netwerk uit te bouwen en de burgers aan te moedigen daar gebruik van te maken. Easybrussels wil in 2019 ook mobiele OCR’s ondersteunen die het mogelijk maken om meer specifieke doelgroepen te bereiken.
De administraties van de slimme stad
Administratieve vereenvoudiging is een onmisbaar onderdeel van de Smart City. Burgers moeten te allen tijde online informatie kunnen krijgen en hun procedures kunnen afhandelen. Easybrussels herinnert eraan dat de nodige budgetten moeten worden vrijgemaakt om het wegennet en de openbare infrastructuur aan deze behoeften aan te passen. Ze moedigt administraties aan om de wereld van de verbonden voorwerpen (IoT) te verkennen.
Om alle Brusselaars en bezoekers in staat te stellen eenvoudig duidelijke informatie te verkrijgen, moet het Gewest via de implementatie van onthaalportalen in de Single Digital Gateway opgenomen worden. Op Europees niveau moet het voldoende middelen inzetten zodat gewestelijke en plaatselijke administraties deze technologische doelstellingen evenwichtig kunnen verwezenlijken.
Zinvolle besparingen: nieuwe instrumenten voor verandering
Voor de besparing van tijd, geld, procedures en verplaatsingen onderstreept Easybrussels het belang van bepaalde instrumenten. De ontwikkeling van authentieke bronnen maakt het mogelijk het Once Only-principe toe te passen. Hierdoor hoeft de gebruiker niet meerdere keren dezelfde informatie te verstrekken.
De eBox van zijn kant biedt elke burger een beveiligde mailbox op een federaal platform. Dit resulteert in een aanzienlijke vermindering van de aangetekende postzendingen en de daaruit voortvloeiende kosten, die zeer aanzienlijk zijn voor de begrotingen van administraties.
De deelname van besturen nog meer stimuleren
Easybrussels heeft in samenwerking met Brulocalis de doeltreffendheid van de werkgroepen op lokaal niveau kunnen vaststellen. Ook intercommunales en politiezones nemen als gast deel aan de werkzaamheden. Weliswaar op een minder regelmatige basis maar met een zekere belangstelling. Binnen het Gewest wordt er meer toezicht gehouden op de werkzaamheden. Easybrussels betreurt het echter dat niet alle besturen in gelijke mate aan de werkzaamheden deelnemen. Het is uitermate belangrijk dat alle Brusselse besturen hieraan deelnemen zodat het agentschap een logische monitoring kan bekomen en harmonische vooruitgang kan boeken.
De human resources van de toekomst moeten zich aanpassen om de ambtenaar 3.0 te laten ontstaan.
HET VEREEN-VOUDIGINGSPLAN 2020-2025
Het plan voor de periode 2015-2020 richt zich vooral op de prioriteiten die door de Europese richtlijnen worden opgelegd: online overheidsopdrachten, elektronische facturatie en, in mindere mate, open data, aangezien de termijnen niet bindend zijn. De middelen van Easybrussels en de deelnemende administraties, zowel gewestelijk als lokaal, werden in deze wettelijke prioriteiten geïnvesteerd. Hierdoor was er weinig tijd voor hun kernactiviteiten en mogelijke innovaties die aansluiten bij de sociaal-economische realiteit van de Brusselse bevolking.
In 2018 heeft Easybrussels haar sturingscomité voorgesteld om te anticiperen op de werkzaamheden voor het opstellen van het plan voor administratieve vereenvoudiging 2020-2025 en om het toepassingsgebied van het plan uit te breiden door rekening te houden met de zorgen van de burgers. Twee momenten van reflectie, ideeënlaboratorium of “Easy Lab” genaamd, werden respectievelijk in mei en november 2018 gehouden. De deelnemende administraties stelden concrete oplossingen voor elke bedrijfsapplicatie voor en benadrukten het belang van burgerparticipatie. Een tevredenheidsenquête bij de Brusselaars over hun interactie met de gewestelijke administraties werd opgestart.
De conclusies van deze studie, die in het onderstaande kader zijn opgenomen, hebben het sturingscomité in staat gesteld rekening te houden met de ervaringen van burgers en oplossingen te ontwikkelen die werkelijk aan hun behoeften voldoen.
Door onder meer in te spelen op de wens om de structuren open te stellen en te rationaliseren, aan efficiëntie te winnen en in te zetten op de Smart City, past het plan voor administratieve vereenvoudiging 2020 – 2025 van Easybrussels perfect in de Strategie 2025 van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Easybrussels wil de communicatie en coördinatie tussen de administraties, onder meer voor wat het delen van gegevens betreft, verbeteren.
De belangrijkste voorstellen voor maatregelen:
- Verbeteren van de communicatie en coördinatie tussen de administraties, onder meer voor wat het delen van gegevens betreft.
- De toegang tot informatie voor de burgers verbeteren (over het Brusselse institutionele landschap, de administratieve procedures, de status van hun dossier of projecten, enz.)
- Vereenvoudigen en afstemmen van de administratieve procedures en tegelijkertijd hun aantal verminderen.
- Versterken van de middelen (budgetten, personeel, opleidingen) die worden toegewezen aan administratieve vereenvoudigings- en digitaliseringsprojecten.
Voor de periode 2020-2025 wil het sturingscomité dat ook:
- meer met de burger wordt gecommuniceerd, vooral via sociale netwerken.
- de leesbaarheid van websites verbeterd wordt.
- nieuwe technologieën gebruikt worden om het leven van de burgers gemakkelijker te maken.
Andere aanbevelingen van het sturingscomité:
Het is absoluut noodzakelijk om de toegang tot online administratieve procedures te vergemakkelijken en tegelijkertijd een menselijke en directe dienstverlening te behouden, die de Brusselaars na aan het hart ligt. Een bepaald deel van de bevolking voelt zich in staat om online stappen te ondernemen, maar geeft er de voorkeur aan dit te doen aan het virtueel loket van zijn besturen, gerustgesteld door de aanwezigheid van de ambtenaar die de overheidsdienst belichaamt.
Daarom moeten ambtenaren, naast hun inhoudelijke werk, in staat zijn om burgers te ondersteunen in hun online administratieve procedures. Om een integraal onderdeel van hun opdracht te worden, moeten ambtenaren digitale vaardigheden aangeleerd krijgen. Binnen besturen en verenigingen moeten er ook plaatsen beschikbaar zijn voor de opvang van burgers die matig of niet digitaal ontwikkeld zijn en/of burgers die niet over IT-apparatuur beschikken.
Het is absoluut noodzakelijk om de toegang tot online administratieve procedures te vergemakkelijken en tegelijkertijd een menselijke en directe dienstverlening te behouden.
Blijf het jaarverslag 2018 ontdekken