32px_Search Created with Sketch.
Shape Created with Sketch. Terug naar projecten

Elektronische factuur

Alle overheidsopdrachten toegekend sinds november 2020 door en met de gewestelijke overheidsdiensten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest moeten verplicht elektronisch worden gefactureerd: facturen die verzonden worden in een ander formaat (papier, e-mail enz.) worden niet meer verwerkt.
Vanaf november 2022 geldt deze verplichting ook voor de lokale besturen voor alle overheidsopdrachten van meer dan € 3.000.

De elektronische factuur

 

 

Wat is een elektronische factuur?

 

Een factuur is een boekhoudkundig document, dat talrijke stappen vergt om te kunnen worden gearchiveerd: aanmaak van de factuur, afdrukken, overdracht, verzending, ontvangst, sorteren, control en goedkeuring, betaling en tot slot archivering.

Dankzij de elektronische factuur kunnen sommige van die stappen geschrapt of geautomatiseerd worden, zowel bij de leveranciers als bij de klanten (administraties):

 

 

Een elektronische factuur is een factuur die ingediend, verzonden en ontvangen wordt in een gestructureerde elektronische vorm die een automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt.

  Een factuur die via e-mail in andere formaten (pdf, xls, xml, …) wordt verzonden, wordt dus niet beschouwd als een elektronische factuur.

Het elektronische formaat verschilt van het eenvoudige pdf-formaat omdat het een beveiligd kader garandeert: het gedematerialiseerde document wordt op die manier aan de klant overgedragen via een beveiligd platform in een gestructureerde elektronische vorm die een automatische verwerking ervan mogelijk maakt.

 

Wat zijn de voordelen?

 

De elektronische factuur sluit aan bij de dematerialiseringscontext van de aankoopprocedure. Het is een instrument voor administratieve vereenvoudiging, zowel voor de leveranciers als voor de administraties.

Naast besparingen die dit oplevert (vermindering drukwerk en verzendingskosten, betalingstermijn) garandeert de elektronische factuur ook meer doeltreffendheid (geen eventuele invoerfouten meer, de garantie dat de factuur op de juiste afdeling toekomt) en meer transparantie (de leverancier kan de status van de factuur opvolgen).

Bovenop die voordelen is er dan nog een verminderde milieu-impact, wat nogmaals het belang versterkt dat de overheid aan dit instrument moet hechten.

 

Hoe gaat het concreet in zijn werk?

 

Het geautomatiseerde factuurverwerking betekent dat IT-systemen aan zowel bedrijfs- als klantzijde dezelfde taal moeten spreken. Daarom heeft Europa een kader ingesteld, PEPPOL genaamd, dat het verkeer van facturen in de Europese Unie vergemakkelijkt. Zij heeft ook een standaardformaat voor gestructureerde facturen vastgesteld, de Europese norm voor elektronische facturering. Deze twee elementen samen maken het mogelijk elektronische facturering op grote schaal toe te passen.

In de praktijk worden de elektronische facturen door de bedrijven verstuurd via het Europese netwerk Peppol.

Verschillende toegangspunten maken het mogelijk een verbinding te maken met het Peppol-netwerk.

Bedrijven die facturen verzenden kunnen een verbinding maken via hun ERP-systemen, hun boekhoudsoftware of door gebruik te maken van het Mercurius-portaal.

Om elektronische facturen te ontvangen, gebruiken de Belgische overheidsdiensten een specifiek platform: Mercurius.

Om toegang te krijgen tot het Mercurius-platform gebruikt elk Brussels bestuur de interface Fidus, ontwikkeld door het CIBG (het centrum voor informatica van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest). Fidus is bedoeld als interface tussen Mercurius en de Brusselse overheidsdiensten en speelt zo een rol wat de beveiliging en betrouwbaarheid van authentieke bronnen betreft.

 

Wat zijn de wettelijke verplichtingen inzake elektronische facturatie?

 

Voor alle overheidsopdrachten die toegekend worden sinds 1 november 2020 moeten de facturen verplicht elektronisch verzonden worden naar de Brusselse gewestelijke besturen

Vanaf november 2022, en dit geleidelijk aan, wordt de verplichting elektronische facturen te gebruiken uitgebreid naar alle Belgische overheidsinstellingen, met inbegrip van de lokale besturen (voor alle overheidsopdrachten van meer dan €3.000).
Indien ze het wensen kunnen de besturen beslissen de elektronische factuur al vroeger aan hun leveranciers op te leggen, door dat als voorwaarde op te nemen in het bestek van hun overheidsopdrachten.

U bent een bedrijf (leverancier) 

 

Hoe elektronische facturen versturen?

 

Volgens de Europese norm moeten elektronische facturen worden verzonden in XML-formaat en rechtstreeks aan uw klant worden gericht via het Peppol-netwerk.

 Andere via e-mail verzonden formaten (pdf, xls, …) worden niet beschouwd als elektronische facturen volgens deze norm en mogen dus door de besturen worden geweigerd.

Er zijn verschillende scenario’s mogelijk:

1. U beschikt over een ERP-systeem

Indien u veel facturen maakt, heeft u wellicht al een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning of een geïntegreerd beheersysteem). Indien het verzenden van facturen via Peppol nog niet mogelijk is met uw ERP, moet u uw ERP aanpassen via uw toegangspunt.
Meer informatie vindt u in onze gids over elektronische facturatie.

2. U gebruikt een boekhoud- en facturatiepakket

Indien u een standaard boekhoud- en facturatiepakket heeft, informeer dan bij uw leverancier of op het internet of het voorziet in de mogelijkheid elektronische facturen te verzenden via het Peppol-netwerk.

Indien ja, zal worden uitgelegd welke stappen u moet volgen om een elektronische factuur te verzenden.

Indien niet :

  • kies dan een ander boekhoudpakket. U vindt hier een (onvolledige) lijst, opgemaakt door het Vlaams Gewest, met leveranciers van boekhoudpakketten waarmee u elektronische facturen kunt versturen via het Peppol-netwerk: lijst met boekhoudpakketten
  • U kunt uw factuur ook manueel invoeren via het onlineportaal Mercurius (meer info hieronder).

3. U gebruikt geen boekhoud- en facturatiepakket

Indien u weinig facturen verstuurt naar overheidsdiensten kunt u gratis gebruik maken van het Mercurius-portaal:

  • Link naar het portaal: Mercurius-portaal
  • Toegang tot het portaal :
    U bent een wettelijke vertegenwoordiger van uw bedrijf? Dan heeft u automatisch een rechtstreekse toegang tot het Mercurius-portaal.

U bent geen wettelijke vertegenwoordiger maar u wil facturen invoeren in naam van uw bedrijf? In dat geval moet u toegang vragen via het onlineformulier Rolaanvraag, beschikbaar op het Mercurius-portaal

Klik hier voor meer info over de toegangsmodaliteiten, of contacteer rechtstreeks de helpdesk van Mercurius

In het portaal kunt u manueel de verschillende velden van de factuur invullen (contactgegevens van de klant, factuurnummer, vervaldatum, betalingsreferentie, factuurlijnen, …) en u kunt ook een bijlage toevoegen (pdf, Word, …). Door op “Verzenden” te klikken, wordt uw factuur automatisch in een elektronisch formaat naar uw klant gestuurd.

  • Voor alle vragen met betrekking tot de status van uw factuur kunt u terecht op de helppagina van Mercurius, of contacteer rechtstreeks de boekhouddienst van uw klant.

Om een manuele invoering van uw factuur te vermijden of indien u regelmatig factureert aan overheidsdiensten raden wij u op termijn aan op zoek te gaan naar een boekhoudpakket waarmee u via het Peppol-netwerk elektronische facturen kunt versturen.

U vindt hier een lijst, opgemaakt door het Vlaams Gewest, met leveranciers van boekhoudpakketten: lijst met boekhoudpakketten

 

 

Welke administraties kunnen elektronische facturen ontvangen ?

 

In principe zijn alle overheidsdiensten in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in staat elektronische facturen te ontvangen.

Klik hier om een bestuur terug te vinden op basis van zijn ondernemingsnummer (btw-nummer), zijn officiële naam, …

Dit zijn bijv. de contactgegevens van de GOB/Gewestelijke Overheidsdienst Brussel om elektronische facturen te verzenden naar de GOB en alle besturen die ervan afhangen:

 

Hulp nodig?

 

  • Hebt u een vraag over het Mercurius-portaal, de toegang ertoe of het invoer van een factuur?
    Neem rechtstreeks contact op met de Mercurius-helpdesk

 

  • Hebt u een vraag over de betaling van uw factuur of de status van uw factuur?
    Neem contact op met de boekhoudafdeling van uw klant

 

  • Als u nog vragen hebt over elektronische facturatie, raadpleeg dan onze gids voor elektronische facturatie.
    Het team van easy.brussels staat ook tot uw beschikking op [email protected]

U bent een administratie

 

Hoe elektronische facturen ontvangen

 

Ontdek de belangrijkste stappen voor een succesvolle overstap naar e-facturatie op de website Public Procurement.

 

Hoe uw leveranciers over elektronische facturatie informeren?

 

easy.brussels heeft verschillende ondersteunende documenten opgesteld die u helpen om zo goed mogelijk met uw leveranciers te communiceren. U vindt ze bij de nuttige documenten onderaan de pagina.

  • Website: : https://easy.brussels/projects/elektronische-factuur-2/?lang=nl
  • Voorbeeld van een in uw bestekken te vermelden clausule
  • Voorbeeldbrief aan uw leveranciers
  • Een gids met uitleg die u rechtstreeks aan uw leveranciers kunt bezorgen

 

Infosessies voorde administraties

 

easy.brussels organiseert twee à drie keer per jaar infosessies voor de besturen.
Contacteer ons op [email protected]om te weten wanneer de volgende infosessie plaatsvindt of om de opname van een vorige sessie te ontvangen.

 

Hulp nodig?

 

Bij vragen kan u terecht bij easy.brussels via [email protected]