Elektronische factuur

De elektronishe factuur

• Wat is een elektronische factuur?
• Wat zijn de voordelen?
• Hoe gaat het concreet in zijn werk?
• Wat zijn de wettelijke verplichtingen inzake elektronische facturatie?

U bent een bedrijf (leverancier)

• Hoe elektronische facturen versturen?
• Welke administraties kunnen elektronische facturen ontvangen?
• Hulp nodig?

U bent een administratie

• Hoe elektronische facturen ontvangen?
• Hoe uw levevanciers over elektronische facturatie informeren?
• Infosessies voor de administraties
• Hulp nodig?

Statistieken in het Brusselse Gewest

De elektronische factuur

Wat is een elektronische factuur?

Een factuur is een boekhoudkundig document, dat talrijke stappen vergt om te kunnen worden gearchiveerd: aanmaak van de factuur, afdrukken, overdracht, verzending, ontvangst, sorteren, control en goedkeuring, betaling en tot slot archivering.

Dankzij de elektronische factuur kunnen sommige van die stappen geschrapt of geautomatiseerd worden, zowel bij de leveranciers als bij de klanten (administraties):

Wat zijn de voordelen?

De elektronische factuur sluit aan bij de dematerialiseringscontext van de aankoopprocedure. Het is een instrument voor administratieve vereenvoudiging, zowel voor de leveranciers als voor de administraties.

Naast besparingen die dit oplevert (vermindering drukwerk en verzendingskosten, betalingstermijn) garandeert de elektronische factuur ook meer doeltreffendheid (geen eventuele invoerfouten meer, de garantie dat de factuur op de juiste afdeling toekomt) en meer transparantie (de leverancier kan de status van de factuur opvolgen).

Bovenop die voordelen is er dan nog een verminderde milieu-impact, wat nogmaals het belang versterkt dat de overheid aan dit instrument moet hechten.

Hoe gaat het concreet in zijn werk?

Het geautomatiseerde factuurverwerking betekent dat IT-systemen aan zowel bedrijfs- als klantzijde dezelfde taal moeten spreken. Daarom heeft Europa een kader ingesteld, PEPPOL genaamd, dat het verkeer van facturen in de Europese Unie vergemakkelijkt. Zij heeft ook een standaardformaat voor gestructureerde facturen vastgesteld, de Europese norm voor elektronische facturering. Deze twee elementen samen maken het mogelijk elektronische facturering op grote schaal toe te passen.

In de praktijk worden de elektronische facturen door de bedrijven verstuurd via het Europese netwerk Peppol.

Verschillende toegangspunten maken het mogelijk een verbinding te maken met het Peppol-netwerk.

Bedrijven die facturen verzenden kunnen een verbinding maken via hun ERP-systemen, hun boekhoudsoftware of door gebruik te maken van het Mercurius-portaal.

Om elektronische facturen te ontvangen, gebruiken de Belgische overheidsdiensten een specifiek platform: Mercurius.

Om toegang te krijgen tot het Mercurius-platform gebruikt elk Brussels bestuur de interface Fidus, ontwikkeld door het CIBG (het centrum voor informatica van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest). Fidus is bedoeld als interface tussen Mercurius en de Brusselse overheidsdiensten en speelt zo een rol wat de beveiliging en betrouwbaarheid van authentieke bronnen betreft.

Wat zijn de wettelijke verplichtingen inzake elektronische facturatie?

Voor alle overheidsopdrachten die toegekend worden sinds 1 november 2020 moeten de facturen verplicht elektronisch verzonden worden naar de Brusselse gewestelijke besturen

• Richtijn 2014/55/UE van het Europees Parlement en de Raad, inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten
• Omzendbrief – Uitbreiding van het gebruik van de elektronische factuur door de entiteiten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (Juli 2020)

Vanaf november 2022, en dit geleidelijk aan, wordt de verplichting elektronische facturen te gebruiken uitgebreid naar alle Belgische overheidsinstellingen, met inbegrip van de lokale besturen (voor alle overheidsopdrachten van meer dan €3.000).
Indien ze het wensen kunnen de besturen beslissen de elektronische factuur al vroeger aan hun leveranciers op te leggen, door dat als voorwaarde op te nemen in het bestek van hun overheidsopdrachten.

• Koninklijk besluit van 9 maart 2022

U bent een bedrijf (leverancier) 

Hoe elektronische facturen versturen?

Volgens de Europese norm moeten elektronische facturen worden verzonden in XML-formaat en rechtstreeks aan uw klant worden gericht via het Peppol-netwerk.

 Andere via e-mail verzonden formaten (pdf, xls, …) worden niet beschouwd als elektronische facturen volgens deze norm en mogen dus door de besturen worden geweigerd.

Er zijn verschillende scenario’s mogelijk:

1. U beschikt over een ERP-systeem

Indien u veel facturen maakt, heeft u wellicht al een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning of een geïntegreerd beheersysteem). Indien het verzenden van facturen via Peppol nog niet mogelijk is met uw ERP, moet u uw ERP aanpassen via uw toegangspunt.
Meer informatie vindt u in onze gids over elektronische facturatie.

2. U gebruikt een boekhoud- en facturatiepakket

Indien u een standaard boekhoud- en facturatiepakket heeft, informeer dan bij uw leverancier of op het internet of het voorziet in de mogelijkheid elektronische facturen te verzenden via het Peppol-netwerk.

Indien ja, zal worden uitgelegd welke stappen u moet volgen om een elektronische factuur te verzenden.

Indien niet :

• kies dan een ander boekhoudpakket. U vindt hier een (onvolledige) lijst, opgemaakt door het Vlaams Gewest, met leveranciers van boekhoudpakketten waarmee u elektronische facturen kunt versturen via het Peppol-netwerk: lijst met boekhoudpakketten
• U kunt uw factuur ook manueel invoeren via het onlineportaal Mercurius (meer info hieronder).

3. U gebruikt geen boekhoud- en facturatiepakket

Indien u weinig facturen verstuurt naar overheidsdiensten kunt u gratis gebruik maken van het Mercurius-portaal:

• Link naar het portaal: Mercurius-portaal
• Toegang tot het portaal :
  U bent een wettelijke vertegenwoordiger van uw bedrijf? Dan heeft u automatisch een rechtstreekse toegang tot het Mercurius-portaal.

U bent geen wettelijke vertegenwoordiger maar u wil facturen invoeren in naam van uw bedrijf? In dat geval moet u toegang vragen via het onlineformulier Rolaanvraag, beschikbaar op het Mercurius-portaal

Klik hier voor meer info over de toegangsmodaliteiten, of contacteer rechtstreeks de helpdesk van Mercurius

• Een factuur invoeren in Mercurius: filmpje met uitleg

In het portaal kunt u manueel de verschillende velden van de factuur invullen (contactgegevens van de klant, factuurnummer, vervaldatum, betalingsreferentie, factuurlijnen, …) en u kunt ook een bijlage toevoegen (pdf, Word, …). Door op “Verzenden” te klikken, wordt uw factuur automatisch in een elektronisch formaat naar uw klant gestuurd.

• Voor alle vragen met betrekking tot de status van uw factuur kunt u terecht op de helppagina van Mercurius, of contacteer rechtstreeks de boekhouddienst van uw klant.

Om een manuele invoering van uw factuur te vermijden of indien u regelmatig factureert aan overheidsdiensten raden wij u op termijn aan op zoek te gaan naar een boekhoudpakket waarmee u via het Peppol-netwerk elektronische facturen kunt versturen.

U vindt hier een lijst, opgemaakt door het Vlaams Gewest, met leveranciers van boekhoudpakketten: lijst met boekhoudpakketten

Welke administraties kunnen elektronische facturen ontvangen ?

In principe zijn alle overheidsdiensten in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in staat elektronische facturen te ontvangen.

Klik hier voor de contactgegevens die u kunt gebruiken om een elektronische factuur te sturen naar de belangrijkste lokale en regionale overheden in Brussel.

Hulp nodig?

• Hebt u een vraag over het Mercurius-portaal, de toegang ertoe of het invoer van een factuur?
  Neem rechtstreeks contact op met de Mercurius-helpdesk
• Hebt u een vraag over de betaling van uw factuur of de status van uw factuur?
  Neem contact op met de boekhoudafdeling van uw klant
• Als u nog vragen hebt over elektronische facturatie, raadpleeg dan onze gids voor elektronische facturatie.
  Het team van easy.brussels staat ook tot uw beschikking op [email protected]

Statistieken in het Brusselse Gewest 

• Evolutie van het aantal elektronische facturen ontvangen door de belangrijkste Brusselse gewestelijke overheidsdiensten sinds de start van het project eind 2020 :

• E-facturatiegraad (het aantal ontvangen elektronische facturen ten opzichte van het aantal ontvangen facturen via alle kanalen) in de Brusselse gewestelijke overheidsdiensten:

Bron: FOD BOSA (Mercurius), SAP en Brusselse overheidsinstellingen. Berekeningen easy.brussels – Cijfers voor de voornaamste overheidsinstellingen en ION’s van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest