32px_Search Created with Sketch.
Shape Created with Sketch. Terug naar projecten

Elektronische factuur

Met het oog op modernisering en administratieve vereenvoudiging heeft de regering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest besloten om het gebruik van elektronische facturering uit te breiden. Vanaf 1 november 2020 worden enkel nog facturen in elektronisch formaat aanvaard voor alle overheidsopdrachten die vanaf deze datum door de administraties en overheidsinstellingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest worden toegekend. Na deze datum worden facturen in een ander formaat (papier, e-mail, enz.) niet meer verwerkt. Als u zich zorgen maakt over deze verplichting, vindt u op deze pagina de informatie om u voor te bereiden op de naleving ervan.

Wat is een elektronische factuur?

Een elektronische factuur gaat echter veel verder dan dat basisconcept. Het gaat immers om een gedematerialiseerd document dat door een leverancier naar zijn klanten wordt verstuurd, maar dat ook vereist dat geïnformatiseerde gegevens worden overgedragen via een beveiligd platform. Die beveiliging is een essentieel aspect, dat niet louter gewaarborgd kan worden met een elektronisch document zoals bijvoorbeeld een bestand in PDF-formaat.

Een elektronische factuur is dus een factuur die is ingediend, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die het mogelijk maakt om deze automatisch en elektronisch, dus in XML-formaat, te verwerken.

Wat zijn de voordelen?

Elektronisch factureren vormt zowel voor bedrijven als voor besturen een waardevol middel voor administratieve vereenvoudiging (meer doeltreffendheid, transparantie, …) en zo ook voor belangrijke besparingen (vermindering drukwerk, verzendingen, verwerkingstijd, …).

In 2015 berekende de DAV (het federaal agentschap voor administratieve vereenvoudiging) dat een omschakeling naar 100% elektronische facturen een besparing van 3,37 miljard euro zou opleveren in België.

Boven op die voordelen is er dan ook nog een verminderde milieu-impact, wat nogmaals het belang versterkt dat de overheid aan dit instrument moet hechten.

Hoe gaat het concreet in zijn werk?

In de praktijk worden de elektronische facturen door de bedrijven verstuurd via het Europese netwerk Peppol. Aan dit Europese platform  zijn alle gefedereerde entiteiten verboden. De Belgische entiteiten halen hun facturen dus op van een specifiek platform dat Mercurius heet. Deze vormt zo het beveiligd toegangspunt tot het Europese netwerk Peppol. Opdat het Belgische platform goed zou functioneren heeft de federale overheid gekozen voor een formaat dat compatibel is met de Europese standaarden.

Elke gefedereerde entiteit stuurt de facturen vervolgens door naar de eigen besturen en instellingen, via een eigen platform. In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest beheert het CIBG (het Centrum voor Informatica van het Brussels Gewest) het platform Fidus. Dit platform is bedoeld als interface tussen Mercurius en de Brusselse besturen en instellingen. Fidus speelt zo een rol wat de beveiliging en betrouwbaarheid van de authentieke bronnen betreft.

In september 2018 heeft Easybrussels een nota over de elektronische factuur verzonden naar de besturen en instellingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. De nota licht de voordelen en nadere regels van de elektronische facturatie toe en moedigt de overheidsdiensten aan er gebruik van te maken.

Lees de nota.

Wat zijn de verplichtingen inzake elektronische facturering in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest?

Facturering aan administraties

De economische subjecten zijn verplicht hun facturen elektronisch aan de regionale entiteiten toe te zenden. Deze verplichting wordt in het bestek vermeld.

Facturatie van administraties

De regionale entiteiten sturen hun facturen in elektronische vorm naar de op Mercurius geregistreerde overheidsorganisaties.

Data van inwerkingtreding:

  • 1ste september 2020: voor overheidsopdrachten boven € 30.000 exclusief btw.
  • 1ste november 2020: voor alle overheidsopdrachten.

U bent een administratie

Elektronische facturatie implementeren in uw administratie

Het versturen en ontvangen van elektronische facturen door de Brusselse gewestelijke entiteiten stimuleert de invoering ervan door andere Belgische publieke entiteiten en kan een bijkomend middel zijn om deze facturatiewijze te bevorderen.

Ontdek de belangrijkste stappen voor een succesvolle overstap naar e-facturatie op de website Public Procurement.

Hoe informeer ik mijn leveranciers over elektronische facturatie?

Templates zijn beschikbaar in de bijlagen van deze pagina:

  • De brief die naar uw leveranciers van de laatste 3 jaar kan worden gestuurd, met aanpassingen voor uw instelling;
  • De clausules die moeten worden toegevoegd aan het bestek en de inkooporders.

Infosessies voor administraties

In november 2020 worden informatiesessies voor de overheden georganiseerd.

Om u in te schrijven voor een van deze sessies kunt u het volgende formulier invullen:

e-Invoicing info-sessions NL admins 2020
Taal van de deelnemer *
Gelieve de sessie ter attentie van administraties waarvoor u zich wilt inschrijven te kiezen: *
reCAPTCHA

Helpdesk

Als u vragen heeft, aarzel dan niet om contact op te nemen met easy.brussels via het e-mailadres [email protected].

U bent een bedrijf

Hoe verstuur ik elektronische facturen?

Elektronische facturatie (“e-facturatie”) wordt geleidelijk aan de standaard voor het versturen van facturen naar administraties. Het verzenden van elektronische facturen impliceert noodzakelijkerwijs het gebruik van software. Dat kan een tool zijn voor facturatie, administratief en commercieel beheer, of misschien zelfs een ERP, een stand alone toepassing op de eigen computer, of een cloud oplossing,…

Er zijn verschillende mogelijkheden voor elektronische facturering, afhankelijk van uw situatie: aantal uitgereikte facturen, type klanten (privé of publiek), reeds geïnstalleerde software, enz.

Er zijn verschillende scenario’s mogelijk:

TYPE BEDRIJF – bedrijf met… Optie Contact
ERP PEPPOL- kies Access Punt (AP) Jouw AP
Boekhoud- Facturatiepakket PEPPOL- check of uw pakket klaar is Leverancier van uw pakket
WORD, EXCEL, PDF… PEPPOL- kies toepassing Leverancier van uw toepassing
Enkele facturen, alleen naar Overheid Mercurius PORTAAL [email protected]

 

De overheden hebben gekozen voor een model van e-facturatie waarbij een maximaal aantal ontvangers bereikbaar wordt voor de verzenders van e-facturen. Hierdoor  zult u uiteindelijk zowel uw publieke als private klanten, in binnen- én buitenland, op dezelfde manier e-facturen kunnen sturen.

  • Een bedrijf met een ERP

Bedrijven met veel facturen hebben vaak een ERP. Als u vragen heeft, neem dan contact op met easy.brussels via [email protected]

  • Een bedrijf met een boekhoud- of facturatiepakket

Maak je voor het ontvangen en verzenden van je facturen gebruik van een boekhoud- of facturatiepakket, dan is de kans groot dat je pakket nu al in staat is een e-factuur te zenden. Controleer of uw software is opgenomen in de lijst van boekhoud- of facturatiepakket, ook in bijlage.

Mijn boekhoud- of facturatiepakket ondersteunt al e-facturen (groen in de lijst)

Wij raden u aan contact op te nemen met de leverancier van uw boekhoud- of facturatiepakket  om er zeker van te zijn dat u over de laatste versie van het programma beschikt. Dit zorgt ervoor dat u elektronische facturen naar de overheid kunt sturen.

Mijn boekhoud- of facturatiepakket staat niet op de lijst

Neem contact op met uw leverancier van het boekhoud- of facturatiepakket om er zeker van te zijn dat zij van plan zijn om verbinding te maken met een ACCESS POINT in het PEPPOL-model. Zelfs als het onwaarschijnlijk is dat uw programma geen elektronische facturen ondersteunt, aarzel dan niet om de markt te verkennen om een geschikt boekhoud- of facturatieprogramma aan te schaffen.

  • Een bedrijf zonder pakket. Je maakt facturen in Word, Excel, PDF…

Maakt je bedrijf nog facturen in Word of Excel die je vervolgens als PDF verzendt?

De voorbije jaren zijn er tal van facturatiepakketten op de markt gekomen die zich in het bijzonder richten op bedrijven met kleine factuurvolumes. Het is ten zeerste aanbevolen deze toepassingen te vergelijken, hen te contacteren en aan de slag te gaan. Zo maakt je bedrijf zich klaar op de digitale toekomst. Ontdek de lijst met softwarepakketten, ook in bijlage.

Welke administraties kunnen in België elektronische facturen ontvangen?

Controleer of de administratie waarnaar u elektronische facturen wilt sturen, deze ook kan ontvangen. Sinds 2019 zijn de Brusselse administraties verplicht om elektronische facturen te kunnen ontvangen.

Infosessies voor bedrijven

In november 2020 worden informatiesessies voor bedrijven georganiseerd.

Om u in te schrijven voor een van deze sessies kunt u het volgende formulier invullen:

e-Invoicing info-sessions NL entreprises 2020
Taal van de deelnemer *
Gelieve de sessie ter attentie van bedrijven waarvoor u zich wilt inschrijven te kiezen: *
reCAPTCHA

Helpdesk

Als u vragen heeft, aarzel dan niet om contact op te nemen met easy.brussels via het e-mailadres [email protected].