Gestion des courriers sortants (Brupost)
Les préférences de communication des citoyens et des entreprises ont évolué ces dernières années. On assiste à une transition digitale qui se perçoit notamment dans l’utilisation croissante de l’e-mail et des formulaires en ligne, mais aussi de l’eBox. Les institutions de la Région bruxelloise veulent répondre positivement à cette évolution et pouvoir communiquer de manière digitale vers leurs interlocuteurs qui le souhaitent. Début 2022, déjà plus de 27% des Belges âgés de plus de 18 ans avaient activés leur eBox.
Envoyer un courrier : les constats
Pour les administrations publiques bruxelloises, envoyer un courrier au format papier coûte en moyenne 1,84€ (hors frais de personnel).
À Bruxelles, près de 10 millions de courriers sont envoyés chaque année par les administrations publiques, engendrant un coût de 19 millions d’euros de frais hors frais de personnel.
Une étude préliminaire réalisée en 2021
En 2021, easy.brussels a établi un état des lieux du traitement des courriers sortants de 104 institutions régionales et locales de la Région de Bruxelles-Capitale.
Cette analyse a dressé les constats suivants :
- 81% des courriers sont envoyés en papier et préparés en interne par les différents services (impression, mise sous enveloppe…). Seule la distribution est confiée à un prestataire externe (bpost). Le traitement papier internalisé est le plus coûteux: 2,01€/envoi en moyenne, hors frais de personnel.
- 11% des courriers sont envoyés en papier et traités par un prestataire externe. Les courriers sont transmis sous format numérique au prestataire externe qui se charge de l’impression, préparation et de l’injection dans le réseau postal. Le coût d’envoi d’un courrier s’élève alors à 1,13€ en cas de traitement papier centralisé via un partenaire externe.
- 8% des courriers sont envoyés directement en digital (par e-mail ou dans l’eBox). Le coût moyen d’un envoi digital diminue alors à 0,10€.
Plusieurs administrations ont initié des actions de digitalisation du traitement des courriers et des processus administratifs liés. Cependant, l’état des lieux a révélé certains freins à cette transition digitale: obstacles techniques, contraintes légales, organisationnelles, ou encore investissements financiers parfois trop importants au regard des moyens budgétaires de certaines institutions.
BRUPOST, un service régional de gestion des courriers sortants
easy.brussels, en collaboration avec le CIRB (Centre Informatique de la Région Bruxelloise), a démarré le service Brupost.
Grâce à une approche régionale et centralisée, Brupost apporte un cadre technique et fonctionnel qui permettra de pallier aux freins à la transformation digitale en accompagnant les administrations et institutions dans le changement.
Les objectifs de Brupost :
- offrir la possibilité aux administrations publiques de la Région Bruxelles-Capitale d’envoyer aux interlocuteurs qui le souhaitent du courrier vers l’eBox (citoyen ou entreprise) ;
- optimiser et centraliser le traitement du courrier papier envoyé par voie postale en travaillant via un partenaire externe.
Fonctionnement de BRUPOST
Pratiquement, le service Brupost servira d’interface intermédiaire entre les émetteurs de courrier (administrations) et les destinataires (citoyens, entreprises, administrations…). Les administrations enverront les courriers en format numérique vers le service Brupost. Ensuite, selon le choix des destinataires, les courriers seront envoyés :
- soit sous une forme digitale vers l’eBox (citoyen ou entreprise),
- soit par courrier postal via un partenaire externe qui se chargera de les imprimer, les mettre sous enveloppe, les affranchir et les confier à un acteur postal pour distribution.
Ce partenaire externe sera sélectionné via un marché public régional de manière à ce que toutes les administrations de la région puissent bénéficier des mêmes conditions.
Contact
En cas de questions, n’hésitez pas à contacter easy.brussels via l’adresse e-mail [email protected]