Eleven verbintenis
In deze hypergeconnecteerde tijden, met een steeds groeiend aanbod van snelle diensten, moeten de overheidsbesturen zich aanpassen. Daarom zet easy.brussel in de instellingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest een filosofie van administratieve vereenvoudiging in gang om de gebruikers steeds betere dienstverlening aan te bieden.
Transversale opdracht
De administratieve vereenvoudiging streeft naar de vermindering van de administratieve lasten voor de gebruikers van overheidsdiensten (burgers, ondernemingen, enz.). Dat zorgt ervoor dat de gebruikers minder tijd en geld verliezen en dat ze zich minder moeten verplaatsen. Het levert ook meer transparantie, autonomie en doeltreffendheid op.
In 2014 adviseerde de Economische en Sociale Raad van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (ESRBHG) dat de Brusselse hoofdstedelijke regering een nieuw plan voor administratieve vereenvoudiging in het Brussel hoofdstedelijk gewest zal uitvoeren en zal zorgen voor een doeltreffende opvolging. Zo werd in 2015 het agentschap voor administratieve vereenvoudiging easy.brussels opgericht en werden er in het Plan voor administratieve vereenvoudiging 2015-2020 acties vastgelegd voor de komende jaren.
easy.brussels heeft als rol het beleid van administratieve vereenvoudiging in alle instellingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in te voeren. Hiervoor steunt het op een sturingscomité, dat is samengesteld uit vertegenwoordigers van alle Brusselse gewestelijke instellingen en de leden van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering. Het agentschap garandeert zo een algemene en gecoördineerde uitvoering van de administratieve vereenvoudiging in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Een organisatie dat aanstuurt en de bestaande processen in vraag stelt, is noodzakelijk om de beschikbare online instrumenten te verbeteren.
easy.brussels gaat op die manier de strijd aan tegen de administratieve complexiteit die de waardering van burgers en ondernemingen schendt. Het beleid inzake administratieve vereenvoudiging veronderstelt dus ook de verbetering van het bestuur om diens doeltreffendheid en betrouwbaarheid te doen toenemen. Hierbij staat het comfort van de gebruikers steeds centraal.
De regelgeving verbeteren
De administratie vereenvoudigen om de administratieve lasten te verminderen gebeurt door de herziening van de geldende regelgeving.
De bedoeling van de verbetering van de regelgeving, ook wel gekend als “Better regulation” of “intelligente regelgeving”, is het beperken van regelgevende drempels en zware administratieve lasten voor ondernemingen, burgers en overheidsbesturen. Daarom herziet easy.brussels samen met de organisaties van het sturingscomité de wetgeving en de procedures die als te zwaar worden beschouwd voor de gebruikers van de Brusselse overheidsdiensten. Na een screening van de regelgeving doet het agentschap voorstellen aan de betrokken entiteiten en indien nodig aan de Brusselse Hoofdstedelijke Regering.
Plan voor administratieve vereenvoudiging
Het beleid inzake administratieve vereenvoudiging in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voor 2015-2020 bestaat uit
- 2 algemene doelstellingen
- Versterking van de sturings- en overlegstructuren inzake administratieve vereenvoudiging
- Vermindering met 25% van de administratieve lasten in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
- 8 strategische doelstellingen
- Van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest een duidelijke schakel in de Belgische administratieve vereenvoudiging maken
- Van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest een proactieve speler maken in de Europese werkzaamheden met betrekking tot administratieve vereenvoudiging
- Een doeltreffende sturingsstructuur voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest ontwikkelen op het vlak van administratieve vereenvoudiging
- Een geïntegreerde visie op administratieve vereenvoudiging ontwikkelen binnen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
- De informatie- en communicatietech[1]nologie ontwikkelen ten dienste van de administratieve vereenvoudiging
- De administratieve processen verbeteren
- De plaatselijke besturen betrekken bij de administratieve vereenvoudiging
- 39 operationele doelstellingen
Bovendien werden er 125 acties en meerdere indicatoren opgesteld om op objectieve wijze de vooruitgang te kunnen duiden voor elk project van het plan voor administratieve vereenvoudiging dat onder de verschillende gewestelijke bevoegdheden valt.
De transversale doelstellingen inzake administratieve vereenvoudiging zijn opgenomen in de strategische doelstellingen van de gewestelijke mandatarissen. Elk van hen moet zijn of haar acties en de geboekte vooruitgang objectiveren ten opzichte van het Brusselse actieplan voor administratieve vereenvoudiging 2015-2020. Daartoe bestaat er een monitoringtool.
Permanente evaluatie en verbetering
De monitoring van de acties uit het plan voor administratieve vereenvoudiging 2015-2020 werd ingevoerd om te zorgen voor een permanente en doeltreffende opvolging van de maatregelen voor de verbetering van de openbare diensten voor de gebruikers. De betrokken gewestelijke besturen zorgen voor het meten van de acties waarvoor ze verantwoordelijk zijn en brengen verslag uit over hun staat van voortgang. Tijdens de bijeenkomst van het sturingscomité van easy.brussels dat ieder trimester samenzit met alle besturen wordt de transversale opvolging van de acties verzekerd.
easy.brussels voert de gegevens bovendien elk jaar in en vat ze jaarlijks samen. Zo kan het agentschap de uitvoering van de acties analyseren en een precieze reporting uitbrengen aan de regering dat in het jaarverslag wordt opgenomen. Het jaarverslag van het agentschap vormt zo de basis voor de prioriteiten en aanbevelingen voor de acties van het volgende jaar. Hierbij houdt easy.brussels rekening met de evolutie van de projecten en de realiteit op het terrein die elk jaar weer verandert.
Dit instrument voor de opvolging van de projecten uit het gewestelijk plan voor administratieve vereenvoudiging en de meting van hun impact op de effectieve vermindering van de administratieve lasten stelt easy.brussels in staat om de vooruitgang van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest op het vlak van administratieve vereenvoudiging te beoordelen. Om een volledig overzicht te krijgen van de omvang van de behoeften van de gebruikers en de uitdagingen op het niveau van de Brusselse instellingen, beoogt het agentschap ook het gebruik van objectiveringsmethodes om de administratieve lasten voor de gebruikers te meten.
Administratieve lasten meten
Om de administratieve lasten voor de gebruikers van de Brusselse overheidsdiensten zo goed mogelijk te meten wenst Easybrussels een kwalitatieve evaluatie, via tevredenheidsenquêtes, te combineren met een kwantitatieve evaluatie door middel van de methode van het Standard Cost Model (SCM).
De SCM-studie analyseert op systematische wijze alle cijfergegevens met betrekking tot administratieve lasten in verband met een regelgeving voor de gebruiker.
Deze methode verloopt in verschillende fasen:
- De afbakening van het regelgevende domein, de inventaris van de informatieverplichting en van de administratieve formaliteiten.
- De verzameling van de parameters die de basis van de berekeningen vormt: tijd, tarieven, kosten, aantal actoren, frequentie, statistieken, inefficiënte documenten, dematerialisatie
- De wiskundige berekening van de lasten
- De uitwerking van het opvolgingsverslag dat de voorstellen voor de verbetering van de processen bevat
De optimalisering en de nauwgezetheid zijn essentieel voor een optimale toepassing van de SCM-methode om een representatieve en bruikbare meting van de administratieve lasten te verkrijgen om zo een precieze monitoring op te leveren.
Sensibiliseren om een filosofie van administratieve vereenvoudiging tot stand te brengen
easy.brussels heeft een belangrijke sensibiliserende rol te spelen bij de gewestelijke en plaatselijke instellingen om een duurzame logica van administratieve vereenvoudiging ingang te doen vinden. Het agentschap informeert de administraties en de plaatselijke besturen over onderwerpen met betrekking tot administratieve vereenvoudiging, onder andere door jaarlijks een colloquium te organiseren over een materie die verband houdt met administratieve vereenvoudiging. Tijdens het colloquium van 2015 reikte easy.brussels instrumenten aan voor een helder juridisch taalgebruik. Het colloquium van 2016 informeerde de doelgroepen van easy.brussels over de noodzaak aan aandacht voor digitale inclusie. Het agentschap biedt zo een denkkader en begeleidt de doelgroepen bij het opnemen van deze thema’s in hun organisaties.
Voor haar contacten met de plaatselijke besturen en het verspreiden van informatie bij de Brusselse gemeenten, steunt het agentschap op de samenwerkingsovereenkomst die in 2016 werd getekend met Brulocalis (de Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest). Deze overeenkomst resulteert in een jaarlijks contract tussen easy.brussels en Brulocalis. Dit concretiseert de projecten en acties inzake administratieve vereenvoudiging die in de plaatselijke besturen worden uitgevoerd.
easy.brussels sensibiliseert bovendien de Brusselse ondernemingen, in het bijzonder de kmo’s, zko’s en de startups, voor haar vereenvoudigingsprojecten. easy.brussels raadpleegt ook allerlei organisaties en vertegenwoordigers van de sector zoals de ESRBHG en hub.brussels om de ondernemingen een optimaal administratief kader te bieden.
In dat verband zet easy.brussels de ontwikkeling van een kmo-test op die de impact nagaat van nieuwe beleidsinitiatieven op de ondernemingssector. Het ontwerp van deze test gebeurt door Brussel Economie en Werkgelegenheid.
De principes van deze test zijn:
- De ondernemingen identificeren die een impact ondervinden van de regelgevende projecten
- De evaluatie van deze impact op de kmo’s
- De raadpleging van de sociale partners
- Het onderzoeken van alternatieve maatregelen voor de regelgeving
Dankzij deze aanpak is het mogelijk onnodige administratieve lasten voor de kmo’s te vermijden zodat ze hun middelen aan hun kernactiviteiten kunnen besteden.