Les notifications

Une notification est un message envoyé automatiquement par le système BAS. Il vous avertit en tant qu’utilisateur dès que vous devez prendre action sur une fiche ou sur la traduction d’une fiche. L’objectif est de garantir la poursuite optimale du processus en vue de la publication d’une fiche et de s’assurer que la personne qui doit prendre le relai en raison de son rôle soit avertie et prenne action sans délai.

A QUELLE ETAPE DU PROCESSUS UNE NOTIFICATION EST-ELLE GENEREE ? LES CONDITIONS LES AUTORISATIONS

LA NAVIGATION

A QUELLE ETAPE DU PROCESSUS UNE NOTIFICATION EST-ELLE GENEREE ?

Une notification est envoyée automatiquement dès que, en tant qu’utilisateur, vous avez terminé l’action dont vous êtes responsable, et que vous envoyez la fiche vers un/des utilisateur(s) qui assume(nt) le rôle suivant dans le processus de rédaction de la fiche jusqu’à sa publication.

LES CONDITIONS

Le déclenchement des messages est soumis à des conditions. Il prend en compte un ensemble d’éléments comme l’organisation ou l’espace de travail auquel vous êtes lié, les statuts de la fiche, ainsi que votre rôle en tant qu’utilisateur autant que ce que vous avez défini dans votre profil utilisateur.

LES AUTORISATIONS

Quels rôles sont concernés par les notifications ? Tous les rôles sont concernés par les notifications, sauf l’administrateur global pour lequel le déclencheur est désactivé. Il s’agit des rôles suivants : Editeur, Réviseur, Traducteur, Administrateur local. Quels rôles et espaces de travail sont concernés par les notifications ? Une notification est envoyée pour chaque action à prendre. Celle-ci vous est adressée :

  • En fonction de votre rôle utilisateur. Si vous avez plusieurs rôles, vous recevrez une notification par rôle.
  • Uniquement pour les fiches de votre espace de travail et des espaces de travail sous-jacents s’ils existent (niveaux 1 ou 2).

Si une organisation est définie dans le système selon une structure à deux niveaux et est composée de plusieurs espaces de travail, en tant qu’utilisateur défini au niveau :

  • De l’organisation (espace parent ou niveau 1) –> vous recevrez toutes les notifications pour votre rôle.
  • D’un espace de travail sous-jacent ( espace enfant ou niveau 2) –> vous recevrez toutes les notifications de cet espace de travail pour votre rôle.

Vous trouverez un résumé de ces principes dans le tableau ci-dessous :

 

Rôle Niveau Description du principe
 En tant que :   Vous recevrez toutes les notifications:
Gestionnaire local Niv 1 – IBGE de votre administration
Réviseur Niv 1 – IBGE destinées aux réviseurs de votre administration
Rédacteur Niv 1 – IBGE destinées aux rédacteurs de votre administration
Traducteur en LL Niv 1 – IBGE destinées aux traducteurs de votre langue LL pour votre administration
     
Réviseur Niv 2 -Sol Pollué destinées aux réviseurs de votre espace de travail
Rédacteur Niv 2 -Sol Pollué destinées aux rédacteurs de votre espace de travail

 

A quelles étapes du processus ou sous quels statuts de la fiche une notification est-elle envoyée par le système BAS ? Une notification est déclenchée par le système BAS lorsqu’une fiche ou une traduction est en attente d’action et arrive dans un des statuts suivants :

 

Statut Fiche Traduction
  d’une fiche
Refusé X  
En attente de révision X  
A traduire   X
Traduction refusée   X
Validée X  
A publier X  

 

De quelle manière une notification est-elle envoyée ? Une notification peut vous être envoyée selon votre choix, soit par email, soit via le tableau de bord BAS. Quels sont les choix possibles pour l’envoi des notifications ? En tant qu’utilisateur, vous pouvez à tout moment définir directement dans le système BAS de quelle manière vous souhaitez recevoir les notifications, soit :

  • Par email.
  • Sur le tableau de bord BAS : par un avertissement marqué par un numéro dans la barre de navigation.
  • Par les deux moyens conjointement.
  • De ne pas recevoir les notifications.

Quelles sont les caractéristiques générales des notifications ? Vous trouverez un cadre pour chaque notification, qui comprend :

  • La date et l’heure du changement de statut de la fiche, ce qui correspond à  la création de la notification.
  • Le statut de la fiche ou de la traduction de la fiche.
  • Le ‘Titre abrégé’ par lequel vous reconnaissez la fiche à traiter.
  • Le ‘Titre abrégé’ est un hyperlien qui vous dirige directement sur la page qui permet de prendre l’action sans que vous soyez obligé de chercher la fiche en question.
  • L’action attendue.

Une notification reste « active » jusqu’à ce que vous décidiez de la supprimer manuellement. Les notifications se présentent dans la liste en respectant l’ordre chronologique, la plus récente étant affichée en première ligne. Quelles sont les caractéristiques des notifications par email ?

  • Le format de l’email est HTML. Un fichier qui contient le message en « texte » sera ajouté.
  • Le logo de BAS apparaît dans l’email.
  • L’objet de l’email ‘Action à prendre‘ est générique. Il n’y a pas d’indication quant à l’objet de la notification ni à propos la fiche concernée.
  • L’email contient un hyperlien qui permet d’accéder directement à la page d’action.

Le compteur des notifications sur le tableau de bord Le compteur est visible dans la barre de navigation et est mis à jour toutes les 10 secondes.

 

 

La langue des notifications L’email de notification vous est envoyé dans les deux langues, FR et NL. La langue dans laquelle apparait une notification sur le tableau de bord peut être modifiée à tout moment en cliquant sur le sigle FR ou NL dans la barre de navigation.

 

 

Quels sont les messages envoyés par les notifications ? Dans cette section, vous trouverez les messages qui apparaitront dans l’email et dans des notifications affichées via le tableau de bord, selon les statuts de la fiche ou de la traduction :

 

Statut Notification FR
En attente de révision La fiche {Titre abrégé} attend une approbation.
A traduire La fiche {Titre abrégé} doit être traduite en {langue}.
A publier La fiche {Titre abrégé} attend d’être publiée.
Refusé La fiche {Titre abrégé} a été refusée, veuillez la corriger.
Validée La traduction {langue} de la fiche {Titre abrégé} attend d’être validée.
Traduction Refusée La traduction {langue} de la fiche {Titre abrégé} a été refusée, veuillez la corriger.

LA NAVIGATION

Comment pouvez-vous définir directement la manière de recevoir les notifications ?

  1. Choisissez votre organisation et/ou espace de travail dans la barre de navigation.
  2. Cliquez sur le sigle BAS. L’écran s’ouvre sur la page du tableau de bord (dashboard).
  3. Cliquez sur votre nom dans la barre de navigation BAS. La fenêtre pop-up ‘Gestion de mon profil’ apparait.
  4. Vérifiez votre rôle et votre adresse email.
  5. Effectuez les différents choix et cliquez sur ‘Oui ‘ ou ‘Non’ pour répondre aux questions posées :
    • Voulez-vous recevoir les notifications par email ?
    • Voulez-vous recevoir les notifications sur le tableau de bord ?
  6. Si vous choisissez de les recevoir sur le tableau de bord, une bulle apparaît dans la barre de navigation ainsi qu’un compteur avec le nombre de notifications qui vous sont destinées.

7. Si vous choisissez de ne pas les recevoir sur le tableau de bord, la bulle disparaît ainsi que le nombre de notifications qui vous sont destinées.

8. Dans la fenêtre ‘Gestion de mon profil’, après avoir fait votre choix, cliquez sur le bouton ‘x Annuler’ pour quitter sans modifier les choix, ou cliquez sur le bouton ‘Enregistrer’ pour enregistrer la/les modification(s). Un message de confirmation apparaît si vous avez modifié votre profil.

 

Comment visualiser les notifications dans BAS ? Dans la barre de navigation, cliquez sur le nombre de notifications (chiffre blanc sur fond rouge). La fenêtre avec la liste ‘Mes notifications’ s’ouvre.

 

 

Comment supprimer les notifications qui vous sont destinées ? Vous pouvez supprimer les notifications qui vous sont destinées en fonction de votre profil, une à une ou toutes à la fois.

  • Pour supprimer une seule notification, cliquez sur la poubelle dans le cadre de la notification. La notification est supprimée de la liste et le compteur et décrémenté de 1 dans la barre de navigation.

  • Pour supprimer toutes les notifications, cliquez sur le bouton ‘Supprimer toutes les notifications’. La liste des notifications est supprimée et le compteur et remis à ‘0’ dans la barre de navigation.

Pour fermer la fenêtre ‘Mes notifications’, cliquez sur la croix (X) dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Le tableau de bord est activé.

 

Les compteurs des fiches de la barre de navigation et les compteurs des tuiles Il y a deux compteurs des fiches en attente d’action dans le tableau de bord BAS. Ils sont indépendants. Le compteur de la barre de navigation Ce compteur est lié à votre profil en tant qu’utilisateur de BAS. Si vous avez choisi de recevoir les notifications sur le tableau de bord, une bulle apparaît dans la barre de navigation ainsi qu’un compteur avec le nombre de notifications qui vous sont destinées. Le compteur du tableau de bord BAS Ce compteur est général et lié à la tuile sur laquelle il se trouve, il informe tous les utilisateurs. Vous pouvez toujours voir le nombre de fiches en attente d’action. Cette valeur est affichée sur les tuiles concernées.

 

 

Comment arriver directement sur la fiche à partir de la notification ? Cliquez sur le titre abrégé. Ceci vous redirige directement vers la fiche avec son statut actuel et vous permet de prendre l’action sans être obligé de chercher la fiche en question.