Le numéro d'identification ou référence d'une fiche
Le système BAS attribue un numéro d’identification (ID) à chaque fiche au moment où celle-ci est créée. L’objectif est de permettre à l’utilisateur de retrouver une fiche à tout moment dans une liste pour son organisation ou son espace de travail.
A QUELLE ETAPE DU PROCESSUS UN NUMERO D’IDENTIFICATION EST-IL ATTRIBUE A UNE FICHE ?
La fiche reçoit un numéro d’identification (ID) au moment de sa création, c’est-à-dire lorsque l’utilisateur clique sur le bouton ‘Enregistrer’ ou ‘Soumettre’ dans l’écran ‘Editer une fiche’ accessible par la tuile ‘Créer une fiche’, tout au début du processus.
DESCRIPTION DES PRINCIPES
Chaque fois qu’une fiche est créée, elle reçoit :
- Un numéro d’identification.
- Un numéro de version.
Lorsque l’utilisateur duplique une fiche, la nouvelle fiche reçoit un nouveau numéro d’identification (ID).
Lorsque l’utilisateur crée une nouvelle version d’une fiche, la nouvelle version garde le numéro d’identification (ID) de la fiche de base, mais son numéro de version est incrémenté de 1 (sans tenir compte d’aucun élément comme l’organisation, le thème, la langue, etc.). Les différentes traductions attachées à une fiche ont le même numéro d’identification (ID).
LA NAVIGATION
Quand le numéro d’identification d’une fiche est-il attribué ?
- Choisissez votre organisation et espace de travail dans la barre de navigation.
- Cliquez sur le sigle BAS. L’écran s’ouvre sur la page du tableau de bord.
- Cliquez sur la tuile ‘Créer une fiche’.
- Complétez tous les champs obligatoires et/ou optionnels.
- Cliquez sur le bouton ‘Enregistrer’.
La fiche reçoit un numéro dès que l’utilisateur clique sur un des deux boutons ‘Enregistrer’ ou ‘Soumettre’ dans le bas de l’écran. Comment voir le numéro d’identification d’une fiche ? Le numéro d’identification (ID) de la fiche est affiché dans la première colonne de toutes les listes de fiche, quelle que soit la tuile d’accès. Comment voir le numéro de version d’une fiche ? Le numéro de version d’une fiche apparaît dans la colonne ‘Version’ de la liste des fiches, quelle que soit la tuile d’accès.
Il est également possible de voir le numéro de version en affichant les détails de la fiche. Comment afficher les détails de la fiche ?
- Cliquez sur une tuile, par exemple sur ‘Liste des fiches’.
- Sélectionnez une fiche.
- Cliquez sur le signe ‘v’ à droite du numéro d’identification (ID) de la fiche. Les détails de la fiche apparaissent :
- La date de dernière modification.
- Le nom de la personne qui a fait la dernière modification.
- Le numéro de version.
- Les éléments de la structure ABCD auxquels la fiche est liée : Public cible [Niveau A], thème [Niveau B], catégorie [Niveau C], et dossier [Niveau D].
- Les tags définis dans la fiche.
Comment retrouver une fiche ? Pour retrouver une fiche, il faudra faire une recherche sur certains critères. Par exemple, la liste des fiches, qui reprend toutes les fiches quel que soit leur statut, fournit un tableau des fiches avec les informations suivantes :
- ID.
- Titre abrégé.
- Statut.
- Organisation.
- Propriétaire.
- Dernière modification par.
- Date de dernière modification.
- Langues de la fiche.
Certains champs permettent un tri et les trois champs suivants permettent une recherche situés dans les titres de la liste:
- ID.
- Titre abrégé.
- Statut .
Il est possible de retrouver une fiche à l’aide d’un champ de recherche ou par combinaison de ces champs.
