Gérer un point de contact dans une fiche

L’objectif est de gérer, c’est-à-dire d’ajouter, de remplacer, ou de supprimer un point de contact dans une fiche. Ce scénario prend en considération le statut de la fiche et détaille le cas où elle n’est pas encore publiée. La procédure à suivre dans le cas où la fiche est déjà publiée est détaillée en fin de document.

A QUELLE ETAPE DU PROCESSUS UN POINT DE CONTACT PEUT-IL ETRE GERE DANS UNE FICHE ? LES AUTORISATIONS

LES CONDITIONS LA NAVIGATION

A QUELLE ETAPE DU PROCESSUS UN POINT DE CONTACT PEUT-IL ETRE GERE DANS UNE FICHE ?

Selon leurs rôles, les utilisateurs peuvent gérer un point de contact à différents stades du processus de création d’une fiche. Mais pour pouvoir gérer un point de contact dans une fiche au moment de la validation avant publication, il faudra demander de la corriger.

LES AUTORISATIONS

Quels rôles ont le droit de gérer (ajouter, remplacer ou supprimer) un point de contact ? C’est le rôle de l’administrateur local d’une organisation de gérer et de contrôler les points de contact de son administration et/ou de ses espaces de travail. Le réviseur et le rédacteur ont les mêmes droits et peuvent le relayer. Mais c’est le rôle du réviseur de contrôler la fiche d’une démarche administrative et le/les point(s) de contact auquel/auxquels elle est liée. Si la fiche n’est pas encore publiée, pour la modifier elle devra revenir au statut ‘En attente de révision’. A ce stade, c’est le rédacteur ou le réviseur qui sera en charge de la compléter ou de gérer le point de contact.

LES CONDITIONS

La fiche n’est pas encore publiée. Si la fiche n’est pas encore publiée mais qu’elle se trouve à la fin du processus de rédaction c’est-à-dire avant sa publication, elle devra être refusée par le réviseur et revenir au statut ‘En attente de révision’ pour être modifiée.

LA NAVIGATION

Comment gérer un point de contact d’une fiche ?

  1. Choisissez votre organisation et/ou espace de travail dans la barre de navigation.
  2. Choisissez la langue dans la barre de navigation.
  3. Cliquez sur le sigle BAS.
  4. L’écran s’ouvre sur la page du tableau de bord (dashboard).

Le choix de la langue est important car les points de contact sont créés pour une seule langue. Qu’est-ce que gérer un point de contact dans une fiche ? Gérer, c’est apporter une solution aux différentes situations rencontrées : selon les cas, il faut supprimer, ajouter ou remplacer un point de contact dans une fiche en cours de rédaction. Les scénarios possibles sont :

  • Supprimer : si le point de contact lié à la fiche n’est pas exact et doit être supprimé pour le remplacer ou non.
  • Ajouter : si aucun point de contact n’est mentionné dans la fiche et qu’il est nécessaire d’en mentionner un.
  • Remplacer : si la fiche doit être liée à un autre point de contact que celui qui y est lié. Ce scénario est une combinaison des deux précédents car vous devrez  d’abord supprimer le/les point(s) de contact auquel/auxquels la fiche est liée pour en ajouter un autre par la suite.

Comment vérifier les points de contact existants pour mon organisation ? Il est utile de vérifier préalablement les points de contact d’une organisation, principalement lorsque qu’il s’agit de l’ajouter dans une fiche.

  1. Cliquez sur la tuile ‘Gestion des points de contact’. La liste des points de contact créés pour l’organisation et pour la langue sélectionnée est déployée.
  2. Dans l’écran ‘Gestion des points de contact’ : identifiez le nouveau point de contact que vous voulez ajouter ou qui remplacera l’ancien supprimé.
  3. Pour visualiser tous les champs d’un point de contact en un coup d’œil : cliquez sur la flèche à gauche du nom ou éditez le point de contact en cliquant sur le bouton ‘Modifier’ (icône crayon) dans la colonne ‘Actions’. Au cas où vous voulez modifier le point de contact même, voir le guide utilisateur Créer, gérer et supprimer un point de contact.

Comment supprimer un point de contact d’une fiche ?

  1. Cliquez sur la tuile correspondant au statut de la fiche à modifier (Ex : Tuile ‘A approuver’).
  2. Sélectionnez la fiche à modifier.
  3. Cliquez sur le bouton ‘Agir sur la fiche’ pour ouvrir la fiche. Exemple : la fiche n°75 dans la tuile ‘A approuver’.
  4. Cliquez sur le(s) point(s) de contact à supprimer dans la fiche.
  5. Cliquez sur une des flèches vers la gauche pour le(s) supprimer de la fiche :
  • La flèche unique vers la gauche: supprimer le point de contact sélectionné.
  • La double flèche vers la gauche : supprimer tous les points de contact de la fiche en une seule fois.

Dans le bas de la fiche, les cinq boutons correspondent à cinq scénarios possibles :

  • Annuler : annuler l’action et ne pas enregistrer la suppression.
  • Enregistrer : enregistrer la suppression.
  • Refuser : la fiche.
  • Approuver.
  • Envoyer en traduction : ce bouton est activé après que la fiche a été approuvée.

Dans ce cas, vous devrez soit :

  • Cliquer sur le bouton ‘Enregistrer’.
  • Cliquer sur le bouton ‘Approuver’. Un message de confirmation de l’action apparait sur la barre de navigation. Les points de contact étant liés à une seule langue, il est utile de vérifier le point de contact lié à la même fiche traduite dans les autres langues.

Le point de contact de la fiche dans la langue choisie a été supprimé. Vous ne pourrez ajouter un point de contact à cette fiche que sous les conditions et statuts précisés dans ce Guide Utilisateur. Comment ajouter un point de contact a une fiche ? Il s’agit d’ajouter un point de contact à une fiche qui n’en a pas ou d’en ajouter un supplémentaire. Il ne pourra être sélectionné que dans la liste des points de contact créés pour l’organisation et pour la langue sélectionnée dans la barre de navigation.

  1. Vérifiez le point de contact à ajouter. Voir dans ce document Comment vérifier les points de contacts existants pour mon organisation ?
  2. Cliquez sur la tuile correspondant au statut de la fiche à modifier (Ex : Tuile ‘A approuver’).
  3. Sélectionnez la fiche à modifier.
  4. Cliquez sur le bouton ‘Agir sur la fiche’ pour ouvrir la fiche. Exemple : Agir sur la fiche 75.
  5. Dans le cadre ‘Points de contact disponibles’, tous les points de contact créés pour l’organisation et la langue sélectionnés sont présentés. Le cadre ‘Points de contact sélectionnés’ est vide.

     6. Double-cliquez sur le(s) point(s) de contact à ajouter. Le point de contact est transféré vers le cadre ‘Points de contact sélectionnés’.

Dans le bas de la fiche, les cinq boutons correspondent à cinq scénarios possibles :

  • Annuler : annuler l’action et ne pas enregistrer la suppression.
  • Enregistrer : enregistrer la suppression.
  • Refuser : la fiche.
  • Approuver.
  • Envoyer en traduction : ce bouton est activé après que la fiche a été approuvée.

Dans ce cas, il faudra soit :

  • Cliquer sur le bouton ‘Enregistrer’.
  • Cliquer sur le bouton ‘Approuver’. Un message de confirmation de l’action apparait sur la barre de navigation. Les points de contact étant liés à une seule langue, il est utile de vérifier le point de contact lié à la même fiche traduite dans les autres langues. 

 

La fiche pourra poursuivre son parcours vers la publication. Un nouveau point de contact est lié à la fiche. Comment remplacer un point de contact dans une fiche ? Remplacer un point de contact dans une fiche consiste à :

  • Supprimer le point de contact qui n’est plus valable (COMMENT SUPPRIMER UN POINT DE CONTACT D’UNE FICHE ?).
  • Ajouter un nouveau point de contact (voir COMMENT AJOUTER UN POINT DE CONTACT DANS UNE FICHE ?).

Comment faire repasser la fiche au statut ‘En attente de révision’ ? Il n’est pas possible de gérer un point de contact si la fiche est en traduction ou dans la phase de validation. Pour pouvoir gérer malgré tout un point de contact, il faudra demander de la corriger, après la traduction et en fin du processus de création d’une fiche. La fiche repasse au statut ‘En attente de révision’. La fiche repasse au statut ‘En attente de révision’. Au moment de la validation avant la publication :

  1. Cliquez sur le bouton ‘Demande de correction’.
  2. Entrez la raison de demande de correction. La fiche repasse au statut ‘En attente de révision’. Elle se trouve à nouveau dans la tuile ‘A approuver’.

 

Comment gérer un point de contact si la fiche est déjà publiée ? Si une fiche est déjà publiée, il sera malgré tout possible de gérer le(s) points(s) de contact qui y est/sont lié(s) en créant une nouvelle version de la fiche.