Question : Toutes les administrations/institutions régionales sont-elles obligées de collaborer au projet ?

Réponse : En date du 1er avril, le Gouvernement bruxellois a approuvé la proposition de mise en œuvre d’une stratégie hybride en Région bruxelloise. Ce faisant, il a demandé à easy.brussels de poursuivre l’élaboration de la stratégie web et des différentes familles. Il est important que toutes les administrations concernées participent au projet pour que leurs besoins soient bien pris en compte. De manière générale, les fonctionnaires dirigeants sont responsables de la bonne mise en œuvre de la décision du Gouvernement par leurs administrations.

Les administrations concernées par la Stratégie web régionale sont reprises dans la note du Gouvernement du 20 juillet 2022.

Question : Que deviennent les sites actuels des administrations et les travaux et études annexes réalisés ?

Réponse : l’objectif principal du projet est que l’utilisateur n’ait pas à parcourir plusieurs sites différents pour avoir réponse à ses questions. Dès lors, il y aura une rationalisation du nombre de sites des administrations publiques. A la fin du mois d’octobre 2022, les familles définitives seront présentées. Par la suite, pour chaque famille, une analyse sera réalisée afin de définir le contenu précis à présenter (en fonction des “top tasks” établies durant ces derniers mois) et identifier les administrations en charge de celui-ci.  Les administrations pourront alors nous transmettre toutes les études déjà réalisées, de sorte que nous puissions utiliser cet input dans le projet.

Question : Que se passe-t-il en cas de développement de nouveaux sites ou de dépenses dans le cadre de maintenance et mises à jour ?

Réponse :  Tout projet de développement de nouveau site, ainsi que les marchés en cours d’élaboration, devront recevoir l’approbation de votre cabinet de tutelle, et ce peu importe le fonds financier utilisé.

Question : Les marques des institutions continueront-elles à exister ?

Réponse : Le projet Stratégie web régionale n’a pas pour but de revoir les marques des institutions régionales, mais se focalise sur les usagers et les informations qu’ils recherchent.

Cependant, une charte graphique commune aux familles sera développée afin que l’usager puisse facilement identifier que le contenu est bien celui émanant des administrations. Il en va de même pour le CMS, qui sera commun à l’ensemble des familles.

Concernant les noms de domaine des sites existants, ceux-ci seront conservés, mais avec des redirections.

Question : Quel sera l’impact de la Stratégie web régionale sur la stratégie de communication des administrations ?

Réponse : Avec la stratégie web régional, nous visons uniquement les sites informatifs de la Région. Chaque administration reste maître de sa stratégie de communication et celle-ci devra prendre en compte la gouvernance établie lors de la mise en œuvre de la stratégie web régionale.

Question :  Quelles sont les différentes phases de la SWR ?

Réponse : L’objectif est d’avoir une première version en ligne de la première famille et accessible au grand public d’ici mars 2023.

Lors de la création de cette 1ère famille, nous serons en mesure de fournir un planning plus précis pour la création des familles suivantes : en effet, ce projet s’étend sur plusieurs années et nécessite de mettre en place un processus commun de création (analyse de la famille en question, identification des administrations concernées, agencement du contenu et rapatriement du contenu des sites des administrations, accompagnement dans la gestion de la famille, etc.).

• Les tracks du projet

Question : Quelle est la répartition budgétaire pour la création des familles ?

Réponse : Nous vous invitons à consulter la note du Gouvernement du 20 juillet, qui décrit le mécanisme financier. Un prestataire externe (Deloitte) a été mandaté durant le mois de juin 2022 par le Gouvernement afin d’établir les clés de répartition.

Question : Comment faut-il comprendre la stratégie et le concept de ‘familles’ précisément ?

Réponse :  Le but du projet est de créer une dizaine de familles thématiques, qui reprennent le contenu des différentes institutions régionales.  Un usager recherche des informations en fonction d’un thème/sujet et non pas en fonction d’une administration, cette dernière ne peut donc pas faire office d’accès pour l’usager.

Le processus de définition des familles est réalisé de manière objective par la combinaison de la méthode des « Toptasks » de Gerry McGovern (méthode notamment utilisée par la Commission européenne et la Province d’Anvers) et d’enquêtes réalisées auprès des citoyens et des agents administratifs.

Question : Comment se déroulera la gestion du contenu des ‘familles’ ? Comment cela fonctionne-t-il lorsque plusieurs administrations ont un contenu dans une famille ?

Réponse : Le contenu sera géré par les administrations elles-mêmes. La manière de gérer le contenu (comité éditorial, etc.) doit encore être développé. Des enquêtes spécifiques seront lancées durant l’automne 2022 et les administrations seront interviewées afin d’établir le meilleur processus de travail possible.

Question : Le projet se concentre maintenant sur le contenu qui est spécifiquement recherché par le citoyen. Qu’en est-il du contenu qu’un citoyen ne recherchera pas immédiatement, mais qui est important pour l’administration ?

Réponse : Il y aura toujours de la place pour tous les contenus de l’administration. L’objectif du projet est de structurer l’ensemble du contenu afin que les usagers puissent trouver facilement les informations dont ils ont besoin, quelle que soit l’administration responsable de l’information concernée. Les informations qu’un usager ne recherche pas spécifiquement ou les informations générales sur une administration sseront toujours disponibles.

Question : Quid des sites web spécifiques comme un ‘outil de calcul’ ? Qu’en est-il de certaines pages où un citoyen peut se connecter ? Quid des back-office ?

Réponse : Le projet ‘Stratégie web régionale’ se concentre sur les sites web d’information.

Pour des sites spécifiques, comme un outil de calcul ou une zone membres, nous pouvons examiner s’ils peuvent être intégrés dans une famille ou si nous les gardons temporairement séparés (accessibles via un lien). Un examen au cas par cas est nécessaire pour ce type de questions. Les solutions digitales, telles que des apps ou des fonctionnalités spécifiques peuvent encore être développées, moyennant l’accord du Gouvernement.

Cependant, nous vous recommandons fortement de prendre contact avec l’équipe Stratégie web régionale afin de vous aligner sur les codes graphiques et techniques développés.

Le track operating model vient d’être lancé et les administrations seront impliquées dès le mois d’octobre afin de définir les processus d’organisation et de gouvernance.