Een plaatselijk bestuur aanmaken en bekijken
Elke organisatie of bestuur wordt aangemaakt en opgeslagen in de BAS-applicatie onder de naam en volgens de structuur die zij gedefinieerd heeft. Het is de plaatselijke administrator die deze informatie moet bezorgen aan de verantwoordelijken van Easybrussels.
DE TOELATINGEN
Wie mag een plaatselijk bestuur en haar workspaces aanmaken? De beheerder van een organisatie of plaatselijke administrator bezorgt de officiële naam van de organisatie waarvoor hij verantwoordelijk is aan de algemene beheerder van EasyBrussels. Hij bepaalt en deelt mee onder welke structuur zijn organisatie in BAS moet worden aangemaakt om toe te laten zijn fiches efficiënt aan te maken te beheren. De algemene beheerder van Easybrussels adviseert en verifieert de relevantie van de overgemaakte informatie en bezorgt die aan het CIBG. Alleen het CIBG heeft het recht om een organisatie aan te maken, te bewerken en te schrappen. Dit beheer gebeurt in de app IDM/IAM.
DE GROTE PRINCIPES
Hoe bepaal je de structuur en de workspaces van een plaatselijk bestuur? De plaatselijke administrator mag de verantwoordelijken van Easybrussels vragen om, in overeenstemming met zijn interne organisatie, een structuur, eventueel samen met de achterliggende niveaus, aan te maken, te bewerken of te schrappen. Hij definieert deze structuur in functie van de werkingsprincipes, het Business model en het aantal verantwoordelijken voor de informatie en de administratieve stappen van zijn organisatie. Na analyse bezorgt Easybrussels de informatie aan het CIBG. Deze structuur is beperkt tot twee niveaus in het totaal. Voorbeeld:
- Niveau 1 – standaard root space: BIM
- Niveau 2 – specifieke ruimtes:
- Bodemvervuiling
- Antenne
- BVP
Hoe verleen je een gebruiker toegang en welke rol kan je hem toekennen? Een plaatselijke administrator moet een zicht hebben op de gebruikers van zijn bestuur met hun rollen per workspace, toegangen toekennen en controleren. Om een gebruiker toegang te verlenen, vraagt hij het Excel-formulier voor een toegangsaanvraag aan de Helpdesk van Easybrussels. Deze levert ook het verklarend document dat ook de beschrijving bevat van de rollen in het BAS-systeem. Het is mogelijk om zich rechtstreeks te wenden tot de Helpdesk van het CIBG. Wat zijn de basisvereisten om een toegang te verlenen tot BAS?
- De organisaties en hun structuur worden vastgelegd in IAM.
- Een organisatie heeft minstens een standaard workspace.
- De gebruikers van elke organisatie worden herkend in IAM.
DE NAVIGATIE
Hoe kan je de structuur van je organisatie zien?
- In de navigatiebalk: klik op ‘Home’.
- In het scherm ‘Lijsten van de organisaties’: selecteer je organisatie. Het scherm ‘Dashboard’ wordt geopend.
- In de navigatiebalk: klik op de pijl naast de naam van de geselecteerde organisatie. De onderliggende structuur verschijnt.
- Selecteer de workspace waarin men moet werken.
DE TOELATINGEN EN DE WORKSPACE
Deel uitmaken van een organisatie: wat houdt dat in? Deel uitmaken van een organisatie of een bestuur, dat betekent:
- De toegangsrechten tot de workspace en tot het dashboard.
- De taalkeuze.
- De kennisgevingen.
De toegang tot het dashboard is beperkt tot de workspace van de gebruiker De toegangsrechten worden beheerd door een systeem van toelatingen per workspace. De gebruikers van een organisatie zien enkel hun workspaces met hun fiches voor het dagelijks beheer. De scheiding van de fiches per workspace is bedoeld om de organisaties de volgende mogelijkheden bieden:
- De delegatie van het beheer van de fiches die onder hun verantwoordelijkheid vallen aangezien ze hun fiches zullen opstellen en publiceren.
- Meer soepelheid in de organisatie van hun werk en inachtname van hun specifieke kenmerken.
- De mogelijkheid om te vermijden dat een gebruiker ongelegen een fiche zou wijzigen die niet tot zijn organisatie behoort.
De taalkeuze van de organisatie De taalkeuze wordt bepaald op het niveau van de organisatie. De plaatselijke administrator moet uit de vier talen van het systeem bepalen welke talen verplicht of optioneel zijn voor zijn organisatie, en daarbij de door het Gewest opgelegde regels naleven. Zie ook specifieke Gebruikersgids over de taalkeuze van een organisatie. De kennisgevingen De kennisgevingen worden enkel verzonden naar de leden van het betrokken bestuur, per workspace en in functie van hun rol. 
Zie ook de Gebruikersgids over de kennisgevingen.