32px_Search Created with Sketch.

Een contactpunt beheren in een fiche

Het doel is om een contactpunt in een fiche te beheren (toe te voegen, te vervangen of te verwijderen). Dit scenario houdt rekening met de status van de fiche en duidt aan in welk geval ze nog niet gepubliceerd werd. Indien de fiche reeds werd gepubliceerd, wordt de te volgen procedure aan het einde van het document aangegeven.

IN WELKE STAP VAN HET PROCES KAN EEN CONTACTPUNT IN EEN FICHE BEHEERD WORDEN? MACHTIGINGEN

VOORWAARDEN DE NAVIGATIE

IN WELKE STAP VAN HET PROCES KAN EEN CONTACTPUNT IN EEN FICHE BEHEERD WORDEN?

Afhankelijk van hun rol kunnen de gebruikers een contactpunt beheren in verschillende stadia van het opmaakproces van een fiche. Om een contactpunt in een fiche evenwel tijdens het validatieproces vóór de publicatie te kunnen beheren, moet men vragen om de fiche te corrigeren.

MACHTIGINGEN

Wie mag een contactpunt beheren (toevoegen, vervangen of verwijderen)? De lokale administrator van een organisatie kan de contactpunten van zijn/haar administratie en/of workspaces beheren en controleren. De revisor en de redacteur beschikken over dezelfde rechten en kunnen het doorgeven. Echter is het de rol van de revisor om de fiche van een administratieve verrichting te controleren alsook het/de contactpunt(en) waaraan de fiche verbonden is. Indien de fiche nog niet gepubliceerd werd, moet ze opnieuw de status ‘In afwachting van revisie’ krijgen om ze te kunnen wijzigen. Tijdens dit stadium moet de redacteur of de revisor het contactpunt aanvullen of beheren.

VOORWAARDEN

De fiche werd nog niet gepubliceerd. Indien de fiche nog niet gepubliceerd werd, maar ze zich wel aan het einde van het redactieproces bevindt (dus vóór de publicatie), zal de revisor ze moeten weigeren en moet ze opnieuw de status ‘In afwachting van revisie’ krijgen om te worden bewerkt.

DE NAVIGATIE

Hoe beheer je een contactpunt van een fiche?

  1. Kies je organisatie en/of workspace in de navigatiebalk.
  2. Kies de taal in de navigatiebalk.
  3. Klik op het icoon BAS.
  4. De pagina van het dashboard verschijnt op het scherm.

De taalkeuze is belangrijk aangezien de contactpunten slechts voor één taal worden aangemaakt. Wat betekent het beheer van een contactpunt in een fiche? Beheren betekent het aanreiken van een oplossing voor elke mogelijke situatie: afhankelijk van het geval moet een contactpunt worden verwijderd, toegevoegd of vervangen in een fiche die wordt aangemaakt. De mogelijke scenario’s zijn:

  • Verwijderen: indien het contactpunt dat aan de fiche is gelinkt niet juist is en moet worden verwijderd om al dan niet te worden vervangen.
  • Toevoegen: indien in de fiche geen enkel contactpunt vermeld wordt en dit wel vereist is.
  • Vervangen: indien de fiche gelinkt moet worden aan een ander contactpunt dan nu het geval is. Dit scenario is een combinatie van de twee voorgaande, aangezien je eerst het/de contactpunt(en) zal moeten verwijderen waaraan de fiche gelinkt is om nadien een andere te kunnen toevoegen.

Hoe controleer ik de bestaande contactpunten voor mijn organisatie? Het kan handig zijn om eerst de contactpunten van een organisatie te controleren, zeker wanneer die aan een fiche moet worden toegevoegd.

  1. Klik op de tegel ‘Beheer van de contactpunten’. De lijst van de aangemaakte contactpunten voor de organisatie en voor de gekozen taal wordt geopend.
  2. In het scherm ‘Beheer van de contactpunten’: identificeer het nieuwe contactpunt dat zal worden toegevoegd of die het vorige verwijderde contactpunt zal vervangen.
  3. Om alle velden van een contactpunt in een oogopslag weer te geven: klik op de pijl links van de naam of bewerk het contactpunt door op de knop ‘Wijzigen’ te klikken  (Potlood-icoon) in de kolom ‘Acties’. Indien het contactpunt zelf gewijzigd moet worden, zie de gebruikersgids.

 

Hoe verwijder je een contactpunt uit een fiche?

  1. Klik op de tegel die overeenkomt met de status van de fiche die gewijzigd moet worden (Vb.: Tegel ‘Goed te keuren’).
  2. Selecteer de fiche die gewijzigd moet worden.
  3. Klik op de knop ‘Werken in de fiche’ om de fiche te openen. Bijvoorbeeld: fiche nr. 75 in de tegel ‘Goed te keuren’.
  4. Klik op het/de te verwijderen contactpunt(en) uit de fiche.
  5. Klik op een van de pijlen links om het te verwijderen uit de fiche:
  • Enkele pijl naar links: het geselecteerde contactpunt verwijderen.
  • Dubbele pijl naar links: alle contactpunten uit de fiche tegelijk verwijderen.

 

De vijf knoppen onderaan de fiche komen overeen met vijf mogelijke scenario’s:

  • Annuleren: de actie annuleren en de verwijdering niet opslaan.
  • Bewaren: de verwijdering opslaan.
  • Weigeren: de fiche.
  • Goedkeuren.
  • Opsturen ter vertaling: deze knop wordt actief zodra de fiche is goedgekeurd.

In dat geval moet je:

  • Op de knop ‘Opslaan’ klikken.
  • Op de knop ‘Goedkeuren’ klikken. Er verschijnt een bevestigingsbericht op de navigatiebalk. Aangezien de contactpunten aan één taal gelinkt zijn, is het handig om het contactpunt te controleren in de vertaalde fiches.

Het contactpunt van de fiche in de gekozen taal is verwijderd. Er kan geen contactpunt meer worden toegevoegd aan de fiche. Hoe voeg je een contactpunt toe aan een fiche? Het gaat om het toevoegen van een contactpunt aan een fiche die er nog geen heeft of om het toevoegen van een extra contactpunt. Dit contactpunt kan slechts uit de lijst van door de organisatie aangemaakte contactpunten worden geselecteerd en dit enkel voor de taal die in de navigatiebalk werd gekozen.

  1. Controle van het toe te voegen contactpunt. Zie in dit document Hoe controleer ik de bestaande contactpunten voor mijn organisatie?
  2. Klik op de tegel die overeenkomt met de status van de fiche die gewijzigd moet worden (Vb.: Tegel ‘Goed te keuren’).
  3. Selecteer de fiche die gewijzigd moet worden.
  4. Klik op de knop ‘Werken in de fiche’ om de fiche te openen. Bijvoorbeeld: Werken in fiche 75.

In het kader ‘Beschikbare contactpunten’ vind je alle contactpunten die voor de organisatie en voor de geselecteerde taal zijn aangemaakt. Het kader ‘Geselecteerde contactpunten’ is leeg.

5. Dubbelklik op de een of meerdere toe te voegen contactpunten. Het contactpunt wordt verplaatst naar het kader ‘Geselecteerde contactpunten’.

 

De vijf knoppen onderaan de fiche komen overeen met vijf mogelijke scenario’s:

  • Annuleren: de actie annuleren en de verwijdering niet bewaren.
  • Opslaan: de verwijdering opslaan.
  • Weigeren: de fiche.
  • Goedkeuren.
  • Opsturen ter vertaling: deze knop wordt actief zodra de fiche is goedgekeurd.

In dat geval moet je:

  • Op de knop ‘Opslaan’ klikken.
  • Op de knop ‘Goedkeuren’ klikken. Er verschijnt een bevestigingsbericht op de navigatiebalk. Aangezien de contactpunten aan één taal gelinkt zijn, is het handig om het contactpunt te controleren in de vertaalde fiches.

 

De fiche kan nu het publicatieproces vervolgen. Er is een nieuw contactpunt gelinkt aan de fiche. Hoe vervang je een contactpunt in een fiche? Een contactpunt in een fiche vervangen houdt de volgende stappen in:

  1. Het contactpunt verwijderen dat niet meer geldig is – zie hiervoor HOE VERWIJDER JE EEN CONTACTPUNT UIT EEN FICHE?
  2. Een nieuw contactpunt toevoegen – zie hiervoor HOE VOEG JE EEN CONTACTPUNT TOE AAN EEN FICHE?

Hoe plaats je de fiche op status ‘In afwachting van revisie’? Hert is niet mogelijk om een contactpunt te beheren wanneer de fiche wordt vertaald of zich in de goedkeuringsfase bevindt. Om toch een contactpunt te beheren moet je vragen om die na de vertaling en aan het einde van het ficheaanmaakproces te corrigeren. De fiche gaat over naar de status ‘In afwachting van revisie’. De fiche gaat over naar de tegel ‘Te controleren’. Op het moment van de validatie vóór de publicatie:

  1. Klik op de knop ‘Verzoek om correctie’.
  2. Vermeld de reden van verzoek om correctie.

 

Hoe beheer je een contactpunt wanneer de fiche reeds gepubliceerd is? Zelfs wanneer een fiche reeds gepubliceerd is, is het mogelijk om het/de daaraan verbonden contactpunt(en) te beheren door een nieuwe versie van de fiche aan te maken.