Dupliquer une fiche
Le rédacteur peut créer une fiche dans son espace de travail afin de décrire une procédure administrative et la mettre à disposition des sites de destination. Afin de faciliter son travail, dans le cas où une démarche est une variante d’une démarche existante, le rédacteur peut récupérer le contenu d’une fiche et en créer une nouvelle en dupliquant une fiche existante.
A QUELLE ETAPE DU PROCESSUS UNE FICHE PEUT-ELLE ETRE DUPLIQUEE ? LES AUTORISATIONS
- A quelles conditions une fiche peut-elle être dupliquée ?
- Qu’est-ce que dupliquer une fiche ?
- Pourquoi dupliquer une fiche ?
- Comment naviguer pour dupliquer une fiche ?
- Scénario « dupliquer la fiche »
- Quelles sont les langues reprises lors de la duplication d’une fiche ?
- Est-il possible de modifier une des langues optionnelles lors de la duplication d’une fiche ?
- Comment modifier une des langues optionnelles lors de la duplication d’une fiche ?
- Quels sont les champs à contrôler lors de la duplication d’une fiche ?
LES CONDITIONS
A quelles conditions une fiche peut-elle être dupliquée ? Vous pouvez dupliquer une fiche à différents stades du processus de création d’une fiche. Ceci contrairement à la création d’une nouvelle version de la fiche qui ne peut se faire que si la fiche est publiée. Une fiche peut être dupliquée si elle a un des statuts suivants :
- ‘En cours de rédaction’ : tuile ‘En cours de rédaction’.
- ‘En attente de révision’, ‘En révision’, ‘Approuvée’ : tuile ‘A approuver’.
- ‘En attente de publication’ : tuile ‘A publier’.
- ‘Publiées’ : tuile ‘Fiches dépubliées’.
Qu’est-ce que dupliquer une fiche ? Dupliquer une fiche, c’est :
- Créer une nouvelle fiche en reprenant le contenu d’une fiche existante.
- Incrémenter automatiquement la référence ou numéro d’identification (ID) de la fiche originale.
- Reprendre la nouvelle fiche qui reçoit le statut « En cours de rédaction » pour en réviser les données.
Pourquoi dupliquer une fiche ? La duplication vous permet de créer rapidement une fiche dans le cas où une démarche est une variante d’une démarche existante.
LA NAVIGATION
Comment naviguer pour dupliquer une fiche ?
- Choisissez votre organisation et/ou espace de travail dans la barre de navigation.
- Cliquez sur le sigle BAS. L’écran s’ouvre sur la page du tableau de bord (dashboard).
- Recherchez la fiche à dupliquer en vérifiant dans quel statut elle se trouve.
- Cliquez sur la tuile ‘Liste des fiches’.
- Repérez le statut de la fiche à dupliquer.
- Retrouvez-la dans la tuile correspondant à son statut.
- Dans la tuile correspondant au statut de la fiche à dupliquer : sélectionnez la ligne de la fiche (exemple : fiche 80 ‘Fiche à dupliquer’).
- Cliquez sur le bouton ‘Dupliquer une fiche’.
- Une fenêtre pop-up de confirmation apparait.
- Pour quitter sans dupliquer la fiche, cliquez sur le bouton ‘x Non’
Scénario « dupliquer la fiche » Pour dupliquer la fiche, cliquez sur le bouton ‘√ Oui’. Un message de confirmation apparaît sur la barre de navigation.
- La fiche est copiée avec tout son contenu.
- La nouvelle fiche a le statut ‘Créée’.
- Elle se trouve dans la tuile ‘En cours de rédaction’.
- Elle est affichée dans l’écran ‘Editer la fiche’ qui est ouvert afin de pouvoir procéder directement aux modifications.
- Aux titre et titre abrégé s’ajoute la mention – Copy nn.nn.nn.
- La référence ou numéro d’identification (ID) de la fiche dupliquée a été incrémenté par rapport à la fiche originale. Elle reçoit le premier numéro disponible dans le système BAS (dans l’exemple : 77 – > 86).
Il est important de contrôler systématiquement toutes les données dans les différents champs de la fiche dupliquée. Tous les champs sont modifiables au début du processus de création d’une fiche.
- Modifiez au minimum les titre et titre abrégé.
- Cliquez sur le bouton ‘Enregistrer’ : celui-ci est grisé tant qu’aucune modification n’a été faite.
- La fiche a le statut ‘En cours de rédaction’.
- Elle se trouve dans la tuile ‘En cours de rédaction’.
- La fiche peut poursuivre normalement son parcours en vue de la publication de la démarche.
Quelles sont les langues reprises lors de la duplication d’une fiche ? Toutes les données de la fiche de base étant copiées, les langues obligatoires et optionnelles de la nouvelle fiche seront identiques. Il est possible de modifier les langues optionnelles. Est-il possible de modifier une des langues optionnelles lors de la duplication d’une fiche ? Vous ne devez pas nécessairement garder toutes les langues optionnelles lors de la duplication. Pour décocher une langue optionnelle, il faut le faire immédiatement et dès le début du processus de création de la fiche. Dès que la fiche est enregistrée, il n’est plus possible de modifier aucune langue. Comment modifier une des langues optionnelles lors de la duplication d’une fiche ? Exemple : supprimer l’allemand comme langue optionnelle. Dans l’écran ‘Editer la fiche’ :
- Décochez la langue en cliquant sur le sigle ‘DE’.
- Cliquez sur le bouton ‘Enregistrer’ ou ‘Soumettre’. Une fenêtre pop-up apparaît afin de vous avertir qu’une des langues optionnelles n’a pas été sélectionnée pour cette fiche.
- Cliquez sur le bouton ‘√ Oui’. Un message de confirmation apparaît sur la barre de navigation si la fiche a été enregistrée.
Quels sont les champs à contrôler lors de la duplication d’une fiche ?
- Le public cible.
- Le thème.
- La catégorie.
- Le dossier.
- Le(s) tag(s).
- La date de publication.
- La date de dépublication.
Si lors de la création de la fiche, en tant que rédacteur, vous modifiez ou adaptez les données reprises au niveau supérieur (par exemple un public cible), les niveaux inférieurs (par exemple thème, dossier, catégorie,…) sont effacés, et vous devez à nouveau sélectionner de nouvelles valeurs dans ces niveaux inférieurs. Le contenu de la fiche
- Le titre abrégé : il n’est pas obligatoire mais recommandé de modifier le titre abrégé.
- Le titre.
- La description.
- Les points d’attention.
Les liens, formulaires et documents de la fiche
- Le(s) points de contact.
- Un formulaire IRISbox.
- Un fichier.
Les langues
- La langue de rédaction.
- Les langues obligatoires.
- Les langues de traduction « optionnelles ».