Créer une nouvelle version d'une fiche

L’objectif en créant une nouvelle version est de générer une copie d’une fiche dans le système BAS afin de pouvoir l’adapter rapidement. Cela permet principalement de remettre une démarche administrative à jour. Cette fonctionnalité permet aussi de gagner du temps pour décrire une démarche, un évènement ou donner une information ayant des éléments similaires à la démarche administrative dont la fiche est copiée.

A QUELLE ETAPE DU PROCESSUS UNE NOUVELLE VERSION PEUT-ELLE ETRE CREEE ? LES AUTORISATIONS

LES CONDITIONS

LA NAVIGATION

A QUELLE ETAPE DU PROCESSUS UNE NOUVELLE VERSION PEUT-ELLE ETRE CREEE ?

Une nouvelle version ne peut être créée qu’à partir d’une fiche publiée ou dépubliée, c’est-à-dire à la fin du processus de rédaction.

LES AUTORISATIONS

Qui peut créer une nouvelle version d’une fiche ? C’est le rôle du rédacteur de créer des nouvelles fiches. Il peut le faire en créant une nouvelle version d’une fiche existante, principalement pour réviser une démarche existante. Un réviseur ou l’administrateur local ont les mêmes droits et peuvent le relayer.

LES CONDITIONS

A quelles conditions un utilisateur peut-il créer une nouvelle version d’une fiche ? Un utilisateur peut créer une nouvelle version d’une fiche :

  • Si la fiche est publiée ou dépubliée.
  • Si la fiche appartient à son espace de travail.
  • S’il est le propriétaire de la fiche. Si ce n’est pas le cas, il devra d’abord se l’assigner.

S’il n’existe pas d’autre version en cours de rédaction avant publication :

  • Le système avertit l’utilisateur et génère le message ‘Il n’existe pas d’autre version de cette fiche’.
  • La nouvelle version peut être créée.

 

 

Si une autre version de cette fiche est déjà en cours de rédaction et non publiée :

  • Le système avertit l’utilisateur et génère le message ‘Il existe déjà une version en cours de rédaction’.
  • Aucune nouvelle version ne peut être créée.

 

LA NAVIGATION

Comment naviguer pour créer une nouvelle version d’une fiche ?

  1. Choisissez votre organisation et/ou espace de travail dans la barre de navigation.
  2. Cliquez sur le sigle BAS. L’écran s’ouvre sur la page du tableau de bord (dashboard).

 

Scénario « créer une nouvelle version d’une fiche »

  1. Cliquez sur la tuile ‘Fiches publiées’ pour l’ouvrir.
  2. Choisissez parmi les fiches existantes celle qu’il faut copier.
  3. Cliquez sur le bouton ‘Créer une nouvelle version’. Un utilisateur ne peut créer une nouvelle version d’une fiche que si elle se trouve dans son organisation. Si ce n’est pas le cas, le bouton sera inactif. Exemple : créer une nouvelle version de la fiche ‘Tests des points de contact’ qui n’existe que dans sa première version.
  4. Cliquez sur le bouton ‘Créer une nouvelle version’. Une fenêtre pop-up de confirmation apparait.
  5. Cliquez sur ‘x Non’ pour annuler ou sur ‘√ Oui’ pour continuer. Un message de confirmation apparaît sur la barre de navigation.
  6. L’écran ‘Editer la fiche’ avec toutes les données de la nouvelle version est ouvert.

 

Le système BAS :

  • Crée une clé unique pour la fiche.
  • Garde le numéro d’identification de la fiche.
  • Met la version de la fiche à « + 1 ».
  • Copie toutes les données de la fiche.

 

Les langues sont-elles copiées et modifiables dans la nouvelle version ?

 

 

Le système a créé une nouvelle version d’une fiche avec les 2 langues obligatoires et les 2 langues optionnelles définies dans la fiche copiée. Il est possible de modifier les langues optionnelles, pour autant que cela soit fait dès le début de la rédaction de la nouvelle version de la fiche. Exemple :

  • Fiche 72 – Version 1 : 2 langues obligatoires et 2 langues optionnelles.
  • Fiche 72 – Version 2 : 2 langues obligatoires et 2 langues optionnelles.

 

 

Les langues optionnelles sont reprises mais il est possible de les décocher. Lorsqu’une nouvelle version d’une fiche est créée, le système BAS copie la fiche en gardant toutes les informations. Il est donc vivement conseillé de passer toutes les informations systématiquement en revue. Tous les champs sont modifiables : Public cible – Thèmes – Catégorie – Dossier – Tags – Titres. Enregistrer une nouvelle version d’une fiche Après avoir vérifié tous les champs de la nouvelle version, cliquez sur le bouton ‘Enregistrer’. Le système vérifie que les champs suivants sont différents :

  • Titre abrégé.
  • Titre.

Au moment de la traduction de la nouvelle version, un pop-up d’avertissement apparait s’il existe déjà une fiche avec le même titre.

 

 

  • Le système donne la propriété de la fiche au rédacteur.
  • La fiche devient disponible à l’édition.

 

Publier la nouvelle version d’une fiche Cliquez sur  le bouton ‘Publier’. Dès que la nouvelle version de la fiche est publiée : la nouvelle version remplace automatiquement l’ancienne version. L’ancienne version de la fiche ou version précédente :

  • Est automatiquement dépubliée.
  • Ne se retrouvera pas dans la tuile ‘Fiches dépubliées’.
  • Pourra être retrouvée et éditée en comparant les versions de la fiche.

 

Comment savoir s’il existe plusieurs versions d’une fiche ? Cliquez sur la tuile ‘Liste des fiches’. Si au moins une autre version de la fiche existe et est publiée : dans la colonne ‘Version’, le n° de version sera supérieur à 1 (Ex :  2,3,  …).

 

 

Si une nouvelle version de la fiche a été créée mais n’est pas encore publiée : complétez le numéro d’identification dans le champ ‘ID’ de la liste des fiches et comparez les versions.

 

 

Quelle est la différence entre créer une nouvelle version et dupliquer une fiche ? Les deux actions permettent de gagner du temps et de recréer une variante de la fiche. Elles ont malgré tout leurs particularités, qu’il faut connaître pour pouvoir faire le choix entre les méthodes.

  • Dupliquer : il faut choisir de dupliquer la fiche pour créer une nouvelle fiche et rester dans le contexte tout en créant une procédure assez différente ou pour ne garder qu’une partie des informations. La version de base sera maintenue dans le système dans le statut existant. Il est possible de dupliquer une fiche lors des différentes étapes de sa création, elle ne doit pas avoir le statut publiée ou dépubliée. Voir aussi le Guide Utilisateur : ‘Dupliquer une fiche’.
  • Créer une nouvelle version : il faut choisir de créer une nouvelle version de la fiche, principalement pour la remplacer ou mettre à jour les informations concernant la démarche. La version de base est remplacée dès que la nouvelle version est publiée et ne sera plus visible directement. La version de base pourra être éditée par le tableau comparatif. Voir le Guide Utilisateur ‘Comparer les versions d’une fiche’. Il n’est possible de créer une nouvelle version que d’une fiche publiée ou dépubliée.