Créer une fiche
L’utilisateur autorisé, et principalement le rédacteur, peut à tout moment créer une fiche dans son espace de travail afin de décrire une procédure administrative et la faire publier pour la mettre à disposition des sites de destination.
LES ACTIONS
Comment créer une fiche ? Vous pouvez créer une fiche de trois manières :
- En partant d’un écran de saisie vierge via la tuile ‘Créer une fiche’.
- En copiant et créant une nouvelle version d’une fiche déjà publiée (voir Guide Utilisateur : Créer une nouvelle version).
- En dupliquant une fiche existante, quel que soit son statut (voir Guide Utilisateur : Dupliquer une fiche).
LA NAVIGATION
- Choisissez votre organisation et/ou espace de travail dans la barre de navigation.
- Cliquez sur le sigle BAS. L’écran s’ouvre sur la page du tableau de bord (dashboard).
- Cliquez sur la tuile ‘Créer une fiche’. L’écran ‘Editer la fiche’ s’ouvre et vous permet de compléter tous les champs avant d’enregistrer la nouvelle fiche.
QUELS SONT LES CHAMPS A COMPLETER POUR CREER UNE FICHE ?
Les champs obligatoires sont en caractères gras dans le texte et accompagnés d’un astérisque rouge dans BAS. En tant que rédacteur, vous complétez chaque champ détaillé ci-dessous : Les langues
- La langue de rédaction : choisissez la langue de rédaction de la fiche. Celle-ci sert de référence aux traductions. Par défaut, c’est la langue de l’utilisateur. Les deux langues possibles sont les langues obligatoires, le FR ou NL (couleur : noir).
- La/les langue(s) obligatoire(s) : la/les langue(s) dans laquelle/lesquelles la fiche doit obligatoirement être traduite. La fiche ne pourra être publiée que lorsque les langues obligatoires auront été validées. Elles sont automatiquement sélectionnées en référence aux langues de traduction obligatoires de l’administration. Une langue obligatoire est non éditable (couleur : rouge).
- La/les langue(s) optionnelle(s) : la/les langue(s) dans laquelle/lesquelles la fiche peut être traduite. La fiche pourra être publiée même si certaines langues optionnelles ne sont pas encore rédigées ou validées. Ce champ n’est pas obligatoire et ne bloque pas la publication d’une fiche. Le rédacteur sélectionne éventuellement une langue optionnelle (couleur : orange).
Exemple des couleurs des langues dans la liste des fiches (tuile : Liste des fiches).
Lorsque, en tant que rédacteur, vous voulez enregistrer une nouvelle fiche, un pop-up apparait au cas où une des langues optionnelles n’a pas été sélectionnée. Ceci permet d’attirer votre attention sur le fait que dès qu’une fiche est soumise, il ne sera plus possible d’y ajouter une nouvelle langue.
La structure ABCD : public cible, thème, catégorie, dossier
- Le public cible : un seul public cible peut être sélectionné. Choisissez si votre fiche s’adresse principalement aux citoyens ou aux entreprises. Ce champ est obligatoire.
- Le thème : choisissez le thème de votre fiche dans la liste déroulante. Vous ne pouvez en sélectionner qu’un seul. Dès qu’un public cible est sélectionné, tous les thèmes liés à ce public cible et uniquement ceux-là sont proposés. Ce champ est obligatoire.
- La catégorie : choisissez la catégorie de votre fiche. Vous ne pouvez en sélectionner qu’une seule. Dès qu’un thème est sélectionné, toutes les catégories liées à ce thème sont proposées. Ce champ est obligatoire.
- Le dossier : choisissez sous quel dossier votre fiche se situe. Vous ne pouvez en sélectionner qu’un seul. Dès qu’une catégorie est sélectionnée, tous les dossiers liés à la catégorie sont proposés. Ce champ est obligatoire.
Données structurelles ABCD Si, lors de la création de la fiche, en tant que rédacteur, vous modifiez ou adaptez les données reprises au niveau supérieur (par exemple un public cible), les niveaux inférieurs (thème, dossier, catégorie,…) sont effacés, et vous devez à nouveau sélectionner de nouvelles valeurs dans ces niveaux inférieurs. Les tags
- Le(s) tag(s): choisissez les mots-clés qui concernent votre fiche. Il est conseillé d’en sélectionner plusieurs pour le référencement de votre fiche dans les moteurs de recherche. Ce champ est optionnel. Le nombre de tags n’est pas limité mais seuls les 3 premiers apparaissent dans la fiche.
Exemple : sélection de 3 tags
Exemple : sélection de 4 tags
A partir de 4, seul le nombre d’éléments sélectionnés est indiqué. Pour voir les tags sélectionnés, il faut éditer la fiche. Les dates
- La date de début : c’est la date de publication de la fiche. Dans le cas où la démarche administrative de cette fiche n’entre en vigueur qu’à partir d’une date précise, vous pouvez la définir dans ce champ. La fiche ne sera pas publiée avant cette date. Ce champ est optionnel. La date de début doit nécessairement être égale ou antérieure à la date de fin. Si ce n’est pas le cas, un message d’avertissement apparaît. Il n’est pas obligatoire de définir une date de début lorsqu’une date de fin est définie.
- La date de fin : c’est la date de dépublication de la fiche. Dans le cas où la démarche administrative décrite n’est valable que pendant une période spécifique ou jusqu’à une date définie, vous pouvez la préciser dans ce champ. Lorsque la date de fin est dépassée, la fiche ne sera plus accessible et sera dépubliée. La fiche sera alors marquée d’une croix rouge dans la liste des fiches. Ce champ est optionnel. Une fiche reste publiée si aucune date de fin n’est indiquée. La date de fin doit nécessairement être égale ou postérieure à la date de début. Si ce n’est pas le cas, un message d’avertissement apparaît. Il n’est pas obligatoire de définir une date de début lorsqu’une date de fin est définie.
- Le titre abrégé : c’est la version courte du titre de la fiche. Ce titre abrégé apparait dans les menus du catalogue des démarches. Il est limité à 250 caractères.
- Le titre : il s’agit du titre complet de la fiche, de l’appellation ou d’une courte phrase servant à désigner la démarche administrative de la fiche. Il est limité à 250 caractères.
- La description : il s’agit du champ où vous livrez au visiteur du portail tous les détails importants au sujet de la démarche administrative. Il est limité à 5000 caractères. Le formatage HTML est possible (taille, retour à la ligne, mise en gras, ajout d’un lien, italique, souligné, liste à puces et numérotée).
- Les points d’attention : ce champ permet d’insister sur des particularités de la démarche administrative ou des choses à ne pas oublier. Les points d’attention sont limités à 1500 caractères et ne sont pas obligatoires.
Les liens, formulaires et documents liés à la fiche
- Le(s) points de contact : ces champs contiennent les informations qui permettent de joindre une administration. A choisir parmi l’ensemble des points de contact disponibles pour votre organisation.
- Un formulaire IRISbox : ce champ permet d’insérer un lien vers un formulaire disponible sur IRISbox dans le cas où le renvoi est nécessaire. Il est optionnel. A choisir dans une liste déterminée par l’ensemble [titre-langue-url].
- Un fichier : ce champ permet d’insérer un lien dans le cas où la fiche nécessite le renvoi vers un formulaire disponible sur une autre plateforme qu’IRISbox, comme par exemple un site spécifique de l’administration régionale. Ce champ est optionnel. A choisir dans une liste déterminée par l’ensemble [titre-langue-url].
Scénario ‘Enregistrer’ la fiche Afin de garder les informations d’une fiche en cours de création, cliquez sur le bouton ‘Enregistrer’. Une fiche ne peut être enregistrée que si au moins le titre abrégé et la langue de rédaction sont déterminés. La fiche reçoit alors le statut ‘Créée’. Dans le tableau de bord, la fiche se trouve dans la tuile ‘En cours de rédaction’. Scénario ‘Soumettre’ la fiche Dès que, en tant que rédacteur, vous estimez que votre travail est terminé, pour soumettre la fiche à l’approbation du réviseur, cliquez sur le bouton ‘Soumettre’. Voir Guide Utilisateur : Soumettre une fiche. La fiche passe au statut ‘En attente de révision’. Dans le tableau de bord, la fiche se trouve dans la tuile ‘A approuver’.