Comparer deux versions d'une fiche
L’objectif est de permettre de comparer les différents champs de deux versions d’une même fiche. Cette fonctionnalité est utile pour suivre les modifications d’une démarche administrative tout le long de son cycle de vie et pour aider l’utilisateur à mettre à jour les informations qu’elle contient. Elle permet également de retrouver des informations passées.
LES CONDITIONS
A quelles conditions un utilisateur peut-il comparer les versions d’une fiche ? Un utilisateur peut comparer les versions d’une fiche :
- Si la fiche appartient à son organisation ou espace de travail.
- S’il existe plusieurs versions de la fiche.
- S’il est le propriétaire de la fiche. Si ce n’est pas le cas, il devra d’abord se l’assigner.
- Si une des fiches a déjà été publiée : le versioning porte uniquement sur la publication d’une fiche et en conserve les versions précédentes.
LA NAVIGATION
Comment naviguer pour comparer deux versions d’une fiche ?
- Choisissez votre organisation et/ou espace de travail dans la barre de navigation.
- Cliquez sur le sigle BAS. L’écran s’ouvre sur la page du tableau de bord (dashboard).
Lorsqu’une nouvelle version d’une fiche est créée, le système BAS copie la fiche en gardant toutes les informations. Il est donc vivement conseillé de passer toutes les informations systématiquement en revue. Si une nouvelle version de la fiche a été créée mais n’est pas encore publiée :
- Cherchez la fiche en complétant le numéro d’identification dans le champ ‘ID’ de la liste des fiches.
- Comparez les versions.
Comment comparer deux versions d’une fiche ? Pour accéder à l’écran de comparaison de deux versions d’une fiche, il faut passer par l’une des deux tuiles ‘Fiches publiées’ ou ‘Fiches dépubliées’.
- Cliquez sur la tuile ‘Fiches publiées’.
- Sélectionnez la ligne de la fiche à comparer ou introduire sa référence dans le champ ‘ID’.
- Dans la colonne ‘Actions’, cliquez sur ‘Comparer deux versions’ (Sigle jumelles). L’écran de sélection des versions apparait. Le système génère la liste des différentes versions existantes pour la fiche sélectionnée et chaque version peut être comparée à une autre. La liste indique pour chaque version : le numéro de la version, si la fiche est active (publiée) ou non, le nom du propriétaire de la fiche, la date de dernière modification, et les langues sélectionnées.
- Sélectionnez les deux versions de la fiche à comparer. Chaque version sélectionnée est surlignée dans la liste et l’écran de comparaison apparait en dessous. Le système détermine les différences entre les deux versions selon un code couleur (vert = ajout et rouge = suppression) et affiche le résultat en lecture. Si l’un des contenus est vide ou qu’une langue a été supprimée entre temps, le système détecte que la comparaison est impossible, et un message d’erreur est affiché.
Comment modifier les langues de l’écran de comparaison ? Il faut distinguer la langue des fiches et la langue de l’écran.
- La langue des fiches : pour faire apparaitre la version du contenu des fiches comparées dans la langue voulue, cliquez sur un des boutons des langues dans l’écran de comparaison.
- La langue de l’écran : pour faire apparaitre la version du cadre ou template de la fiche dans la langue voulue, cliquez sur un des boutons dans la barre de menu.
Comment voir une ancienne version d’une fiche qui n’est pas dans la liste des fiches dépubliées ? Il est possible de voir ou d’éditer une ancienne version d’une fiche grâce à l’écran comparatif des fiches. Si une fiche n’avait qu’une version, il faudra créer une nouvelle version de la fiche sans l’enregistrer.