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Bilan
2015-2020

Mise en place en 2015, l’agence de simplification administrative bruxelloise, Easybrussels, dresse le bilan de son premier plan de simplification administrative, pour la période 2015 – 2020.

Une mission transversale

Au cours de ce plan quinquennal, Easybrussels a tout d’abord veillé à installer un cadre propice à sa mission transversale, en concertation avec toutes les administrations et tous les organismes d’intérêt public bruxellois.

Grâce à son comité de pilotage et à des accords de collaboration avec le Centre d’informatique pour la Région bruxelloise (CIRB), le Conseil économique et social (CES), Brulocalis et le SPF BOSA, mais aussi des groupes de travail spécifiques, Easybrussels a assuré un rayonnement efficace au développement de ses actions au sein de la Région.

L’inclusion numérique

En forgeant un partenariat avec le CIRB et le secteur des Espaces publics numériques (EPN), Easybrussels a veillé à ce que les évolutions au sein des administrations en vue de simplifier les démarches administratives pour les citoyens et entreprises dans la Smart City tiennent compte, à tout moment, de l’inclusion numérique et des profils fragilisés sur le plan du numérique.

Ainsi, une coordinatrice dédiée à l’inclusion numérique au sein du CIRB a été désignée pour le développement d’un label EPN et d’une charte pour toutes les administrations et communes bruxelloises sur ce sujet, afin de mieux distinguer les lieux de formations et d’accès au numérique. La coordinatrice porte également, sur le territoire bruxellois, des actions adressées aux publics concernés.

Le citoyen au coeur de nos préoccupations

Afin de se consacrer de façon optimale à l’implémentation de mesures pour améliorer les démarches administratives et la facilité de celles-ci pour les citoyens, Easybrussels ne s’est pas uniquement basée sur les mesures et projets imposés par l’Union européenne, mais a elle-même lancé un sondage citoyen en vue de prendre conscience des besoins des Bruxellois et de s’assurer que les mesures entreprises par l’agence y répondent.

Il en ressort notamment :

  • Qu’en moyenne, un citoyen effectue 2,3 démarches administratives au cours d’une année.
  • Que 71% des citoyens bruxellois veulent que les administrations améliorent leurs collaborations, afin qu’ils n’aient pas à renvoyer/remplir continuellement les mêmes renseignements. Les administrations bruxelloises doivent donc travailler à l’amélioration de la circulation des informations entre elles comme démarche de simplification administrative.

 

  • Que 69% des Bruxellois veulent garder les guichets physiques. Les services publics doivent donc être conscients qu’ils se trouvent dans une phase avec 2 systèmes : ils doivent pouvoir répondre aux citoyens qui veulent accéder à leurs administrations par le biais du digital pour leurs démarches administratives, mais aussi préserver le service aux plus faibles.
  • Pour entrer en contact avec une administration, un citoyen emploie 1,6 canaux.

    > Les citoyens se rendant directement sur place : 56%
    > Les citoyens consultant leur administration en ligne : 48%
    > Les citoyens consultant leur administration par téléphone : 35%

Easybrussels insiste dès lors sur l’intérêt de la proximité avec les citoyens. C’est pour cela qu’elle a oeuvré à maintenir des contacts étroits avec les communes bruxelloises par le biais de Brulocalis. A ce niveau communal, Easybrussels a contribué au basculement progressif du service population-état civil vers les guichets virtuels.

L’agence a en outre stimulé la création d’échevinats de la simplification administrative à Saint-Gilles, Koekelberg, Saint-Josse, Ixelles, Jette, Berchem-Sainte-Agathe, Anderlecht, Molenbeek, Woluwé-Saint-Pierre ainsi qu’à la Ville de Bruxelles. Saint-Gilles est actuellement la seule commune bruxelloise avec un plan communal de simplification administrative.

Des outils numériques pour plus de confort

 

Le guichet virtuel bruxellois s’est développé de façon significative grâce à l’essor d’Easybrussels : la quantité de demandes de formulaires via IRISbox a augmenté de 81% depuis 2015.

La promotion de Mon Dossier, le guichet virtuel fédéral, a par ailleurs engendré la gratuité de documents sur IRISbox dans de multiples communes et stimulé l’arrivée de bornes numériques au sein des administrations communales pour familiariser les usagers à ces outils.

La stratégie d’eBox, la boite de messagerie individuelle de chaque citoyen belge, où celui-ci reçoit tous les documents administratifs envoyés par les pouvoirs publics, contribue à la réduction des démarches administratives, des déplacements et des frais, engendrant un gain de confort durable pour les citoyens tout en allant dans le sens du paperless.

Faciliter l’accessibilité aux informations et diminuer les obstacles pour réaliser des démarches administratives est également l’enjeu du très ambitieux projet du catalogue des démarches : une plateforme où les citoyens et les entreprises bruxellois trouvent aisément les informations relatives aux démarches administratives qu’ils recherchent, et qui les dirige vers le bon interlocuteur.

Des formations pour accompagner les citoyens

 

Agir au sein de la Smart City ne signifie pas seulement que la Région met à disposition de ses citoyens et usagers des outils en phase avec les évolutions technologiques. Il s’agit aussi de développer l’administration intelligente dans la ville intelligente. Pour cela, il est impératif de préparer les agents régionaux et communaux aux changements et de former chacun.

Les marchés publics
en ligne

 

C’est dans la volonté de construire l’administration intelligente qu’Easybrussels a réalisé des avancées notables en matière de marchés publics en ligne. Grâce à un protocole avec le SPF BOSA et la mise en place d’une circulaire régionale, Easybrussels a encouragé les administrations bruxelloises à accélérer leur transition vers des marchés publics en ligne afin de gagner en transparence et de faciliter les démarches pour répondre à de tels marchés pour les entreprises bruxelloises. Depuis 2016, elle a ainsi formé 750 agents aux modules de la plateforme de gestion des marchés publics en ligne e-Procurement.

La facturation électronique

 

L’agence régionale a également contribué à fluidifier les contacts entre administrations et prestataires à travers la facturation électronique, ce qui leur permet de consacrer leur temps à d’autres activités que le suivi de factures. Depuis le lancement du projet, Easybrussels a pu constater que la quasi-totalité des administrations bruxelloises, que ce soit au niveau régional ou local, ont fait le premier pas vers la facturation électronique en s’inscrivant sur la plateforme Mercurius.

Le partage de données


La Smart City est également un lieu où le partage de données facilite la vie des usagers et permet la création de nouveaux services.

Depuis juin 2016, Easybrussels a pu, en collaboration avec le CIRB, prouver l’intérêt de l’Open Data, les données ouvertes, pour la création de nouvelles applications pour les citoyens.

La plateforme régionale opendatastore.brussels a ainsi gagné plus de 200 jeux de données depuis sa création 2016. Quant au sujet des sources authentiques et au principe Once Only, qui évitent aux administrations de redemander aux citoyens des renseignements dont elles disposeraient déjà, Easybrussels y a sensibilisé toutes les administrations et a travaillé à une ordonnance permettant de mettre ceci en pratique de manière obligatoire.

L’agence a par ailleurs reçu le soutien de la Commission européenne dans le cadre du Programme de Soutien aux Réformes Structurelles, budgétisé à 390.000€. Cela renforce l’intérêt de ce principe en vue de la simplification des démarches administratives pour les citoyens.