32px_Search Created with Sketch.

Goede praktijken

Reflexen en voorbeelden om de administratie te vereenvoudigen

Waar begint u met het vereenvoudigen van uw administratieve procedures? Deze pagina biedt u twee inspiratiebronnen:

  • De 5 vuistregels van administratieve vereenvoudiging, ontwikkeld door Easybrussels. Deze tips helpen u om uw administratieve procedures vanuit een nieuw perspectief te bekijken en te vereenvoudigen.
  • Voorbeelden van administratieve vereenvoudigingsacties die door de Brusselse administraties zijn uitgevoerd. Deze initiatieven kunnen u inspireren om soortgelijke instrumenten of veranderingen door te voeren.

Vuistregels

Vereenvoudigingsacties

1
Brusoil - Leefmilieu Brussel
Een online platform voor het aanvragen van vergunningen in verband met bodembeheer

Om een economische activiteit te starten of een onroerend goed te verkopen, moeten de gebruikers de door deskundigen opgestelde studierapporten en andere documenten (bodemattesten, enz.) indienen bij de afdeling Bodemafdeling van Leefmilieu Brussel, in het kader van de uitvoering van de wetgeving inzake verontreinigde bodems.

Tot 2015 werden deze documenten op papier ingevoerd, wat veel tijd vergde om ze te ontvangen, te analyseren en te coderen in de interne databank van Leefmilieu Brussel. Dit leidde soms tot aanzienlijke vertragingen bij de afgifte van vergunningen en vastgoedtransacties.

Om de doorlooptijden te verkorten en de administratieve lasten voor aanvragers te verminderen, werd in 2015 het webplatform “Brusoil” opgericht. In eerste instantie werd het ter beschikking gesteld van de deskundigen om hen in staat te stellen de studierapporten (ongeveer 5.000 per jaar) in te voeren. Het werd vervolgens opengesteld voor notarissen en vastgoedmakelaars, zodat zij bodemattesten en ontheffingen van verplichtingen konden aanvragen (ongeveer 40.000 documenten per jaar) en vervolgens de instanties die de bodemtoestandkaart, de uitgevoerde studies en de opgelegde gebruiksbeperkingen konden raadplegen. Ten slotte is het platform uitgebreid naar bedrijven en particulieren, zodat zij vrijstellingen, bodemattesten, bonussen, premies, enz. kunnen aanvragen.

Het Brusoil platform biedt de volgende voordelen:

  • Besparing van tijd en geld voor aanvragers: via Brusoil wordt in enkele minuten een studierapport ontvangen, in vergelijking met bijna 10 dagen eerder. Daarnaast besparen aanvragers ongeveer 300.000 euro per jaar aan aangetekende postkosten en hoeven ze niet meer naar het postkantoor te reizen om een aangetekende brief te versturen.
  • Vermindering van de doorlooptijd van dossiers: de gemiddelde doorlooptijd van bijvoorbeeld bodemattesten is teruggebracht van 30 dagen naar 10 dagen en 45% van de certificaten wordt zelfs binnen 24 uur afgegeven.
  • Betere communicatie met deskundigen en aanvragers: zij ontvangen onmiddellijk een ontvangstbevestiging met de contactgegevens van de verwerker.
  • Comfort voor de gebruikers: het platform is eenvoudig te bedienen en bevat alle hulpmiddelen en informatie die de gebruiker nodig heeft (wetgeving, procedures, formulieren, bodemgesteldheid, enz.).

Toegang tot het Brusoil platform door hier te klikken.

Wilt u meer weten over het Brusoil platform?

Saïd El Fadili, hoofd van de afdeling Bodemdivisie

02/499 866 932

[email protected]

2
MyTax - Brussel Fiscaliteit
Een online platform om de onroerende voorheffing te beheren

In 2019 lanceerde Brussels Taxation MyTax.brussels, een gratis platform dat de Brusselse belastingplichtigen toelaat hun belastingen met betrekking tot het Brussels Gewest online te beheren. MyTax heeft momenteel betrekking op het beheer van de onroerendezaakbelasting, maar de komende jaren zullen er nieuwe functionaliteiten aan worden toegevoegd.

Tegenwoordig zijn communicatiekanalen zoals balies, post, telefoon en e-mail niet langer voldoende voor de verschillende interacties met klanten. De belastingplichtigen verwachten ook dat zij bepaalde handelingen zelf digitaal kunnen uitvoeren voor hun belastingdossier.

Het MyTax-platform biedt de volgende mogelijkheden:

  • 24/7 online transacties: moet u een korting, vrijstelling of betalingsplan aanvragen? Het is nu mogelijk online op MyTax. Het is zelfs mogelijk om de evolutie van de aanvragen te volgen. Direct een antwoord nodig? Het is niet nodig om naar de balies te reizen en in de rij te gaan staan. U kunt MyTax op elk moment bezoeken.
  • Eén aanspreekpunt voor belastingplichtigen: alle fiscale dossiers en administratieve procedures met betrekking tot de roerende voorheffing op onroerende goederen zijn nu gegroepeerd op één plaats.
  • Duplicaten op aanvraag: niet meer overal zoeken naar een kopie van een document! U kunt al uw fiscale documenten uploaden naar MyTax.
  • Een self-service voor belastingplichtigen: een vraag over bronbelasting? Dankzij de volledige FAQ en de chatbot Fixs kunnen de verantwoordelijken 24 uur per dag antwoorden vinden op hun vragen.

Ga naar MyTax door hier te klikken. MyTax is ook beschikbaar als gratis applicatie voor smartphones, via de App Store en Google Play Store.

Om verbinding te maken met MyTax heeft de gebruiker enkel zijn Belgische identiteitskaart en een internetverbinding nodig. Als u geen kaartlezer heeft, kunt u zich online via de Itsme tool identificeren via een smartphone.

Wilt u meer weten over het MyTax-platform?

[email protected]

3
MijnBEW - Brussel Economie en Werkgelegenheid
Een online platform voor premies voor bedrijven

Om de bedrijven op zijn grondgebied te ondersteunen, biedt het Brussels Hoofdstedelijk Gewest hen een hele reeks premies aan die de verschillende levensfasen van een bedrijf dekken: oprichting, vestiging, installatie, aanwerving, investeringen, werken, export, enz.

Een bedrijf dat van een dergelijke premie wenst te genieten, moet een aanvraag indienen bij Brussel Economie en Werkgelegenheid, de bevoegde administratie voor dit onderwerp.

Om deze procedure te vereenvoudigen, lanceerde Brussel Economie en Werkgelegenheid in december 2018 het digitale platform MijnBEW. Dit platform maakt deel uit van de hervorming van de steun voor economische expansie in Brussel, die tussen december 2018 en september 2019 in werking is getreden, en heeft met name tot doel de steun te moderniseren en te versterken door deze te heroriënteren op de behoeften van de VSE’s en het MKB.

MijnBEW staat het bedrijven toe:

  • Om online premium aanvragen in te dienen en te beheren, zonder de noodzaak van een papieren formulier.
  • Het voortdurend volgen van de evolutie van de aanvragen.
  • Een overzicht hebben van alle ingediende aanvragen.

In 2018 werden 5.323 premieaanvraagdossiers ingediend, destijds op papier, door Brusselse ondernemers. Het digitaliseringspotentieel van het MijnBEW -platform is dan ook aanzienlijk.

In de loop van 2019 werden geleidelijk aan nieuwe premies toegevoegd aan de MijnBEW en beschikbaar gesteld aan bedrijven in digitaal formaat.

Toegang tot MijnBEW door hier te klikken.

Wilt u meer weten over het MijnBEW platform?

Ibrahim Ban Abdellah

[email protected]

David De Ridder

[email protected]

4
Vivaqua - Online facturering
Maandelijkse facturatie via het Doccle-platform

Sinds juli 2019 biedt Vivaqua de Brusselaars die dat wensen de mogelijkheid om hun waterrekening maandelijks te betalen in plaats van één enkele jaarlijkse betaling.

Deze maandelijkse betaling wordt aangeboden via het Doccle-platform, een gratis dienst die ontworpen is om eenvoudig en toegankelijk te zijn. Met Doccle kunt u deze maandelijkse facturen bekijken, betalen en archiveren, wat het proces voor de gebruikers vereenvoudigt.

In november 2019 was bijna 8% van de Vivaqua-gebruikers overgeschakeld op maandelijkse facturering.

Voor meer informatie kunt u terecht op de website van Vivaqua.

Wilt u meer weten over de maandelijkse facturering van Vivaqua?

[email protected]

5
Bruxelles Formation - formerenentreprise.brussels
Een online platform voor het beheer van individuele beroepsopleidingen in ondernemingen en eindstages

Bruxelles Formation heeft een online platform ontwikkeld voor het beheer van individuele beroepsopleidingen in ondernemingen (IBOO) en eindstages: formerenentreprise.brussels.

Om een IBOO of eindstage te regelen, moeten ondernemingen een aanvraag indienen bij Bruxelles Formation. De aanvragen zullen worden bestudeerd op basis van zowel administratieve als pedagogische aspecten:

  • de administratieve informatie vermeldt de gegevens van de onderneming die de aanvraag indient, de leerling en de organisatorische gegevens van de aanvraag;
  • de pedagogische informatie heeft betrekking op de taken die de leerling binnen de onderneming zal moeten vervullen.

Tot april 2019 werden de aanvragen op papier of via e-mail ingediend bij Bruxelles Formation. Voor Bruxelles Formation ging deze werkwijze gepaard met het verwerken van een aanzienlijk aantal e-mails, het herhaaldelijk invoeren van dezelfde gegevens, heel wat contacten over en weer voor de verwerking van de aanvragen, een massa afgedrukte papieren en een zware werklast voor het archiveren van al deze documenten. Bij de ondernemingen deed deze werkwijze veel vragen rijzen, bijvoorbeeld over welke documenten ingevuld moesten worden, tot wie ze zich moesten richten, hoe ver het stond met de verwerking van de aanvragen …

Het platform dat Bruxelles Formation ontwikkeld heeft en dat in mei 2019 in gebruik genomen werd, biedt voortaan de volgende voordelen:

  • Minder administratieve rompslomp en meer tijdswinst, dankzij de automatisering van het indienings- en verwerkingsproces van de aanvragen: dezelfde gegevens moeten niet langer meermaals ingevoerd worden, bedrijven snappen beter welke gegevens ze aan Bruxelles Formation moeten bezorgen.
  • Aanzienlijke verkorting van de behandelingstermijn van de aanvragen: het bestuderen van een correct ingediende aanvraag kon in het verleden tot drie weken in beslag nemen. Voortaan duurt dit slechts tien dagen of zelfs minder lang.
  • Betere opvolging van de voortgang van de aanvragen: er worden transactionele boodschappen naar de bedrijven en naar Bruxelles Formation gestuurd om de betrokken partijen te informeren over de stand van zaken.
  • Intuïtiviteit en ergonomie: de tool is gebruiksvriendelijk en vergemakkelijkt het werk van de gebruikers.
  • Terbeschikkingstelling van potentiële kandidaten aan de ondernemingen: Bruxelles Formation stelt de ondernemingen een “kandidatheek” ter beschikking waarin de cv’s zijn opgenomen van kandidaten die mogelijk aan de noden van de ondernemingen voldoen. Bruxelles Formation laat weten welke opleidingen binnenkort ten einde lopen en wie de contactpersonen zijn.
  • Indiening van aanvragen zonder kandidaat door de ondernemingen: ondernemingen kunnen een aanvraag zonder kandidaat indienen, die naar Actiris wordt gestuurd. Actiris, dat als opdracht heeft mensen aan een tewerkstellingsplek te helpen, kan de bedrijven contacteren om hen potentiële kandidaten voor te stellen.
  • Verkleining van de ecologische voetafdruk: minder papierverbruik.

Klik hier om naar het platform formerenentreprise.brussels te gaan.

Meer weten over de online tool voor bedrijven?

Grégory GERE, Product Owner
02/371 76 29
[email protected]