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Bonnes pratiques

Réflexes et exemples pour simplifier l’administration

Par où commencer pour simplifier vos démarches administratives ? Cette page vous propose deux sources d’inspiration :

  • Les 5 réflexes de la simplification administrative, élaborés par Easybrussels. Ces conseils vous aideront à envisager vos démarches administratives sous une nouvelle perspective et à vous lancer dans leur simplification.
  • Des exemples d’actions de simplification administrative menées par les administrations bruxelloises. Ces initiatives pourront vous inspirer pour mettre en place des outils ou des changements similaires.

Réflexes

Actions de simplification

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Brusoil - Bruxelles Environnement
Une plateforme en ligne pour les demandes d'autorisation liées à la gestion des sols

Pour démarrer une activité économique ou vendre un bien immobilier, les usagers doivent introduire des rapports d’étude réalisés par des experts, ainsi que d’autres documents (attestations du sol, etc.), auprès de la sous-division Sols de Bruxelles Environnement, dans le cadre de la mise en œuvre de la législation sur les sols pollués.

Jusque 2015, ces documents étaient introduits en version papier, ce qui nécessitait un temps considérable pour les réceptionner, les analyser et les encoder dans la base de données interne de Bruxelles Environnement. Ceci entraînait parfois des délais importants dans la délivrance des permis et les transactions immobilières.

Afin de raccourcir les délais de traitement des dossiers et de réduire les charges administratives pour les demandeurs, la plateforme web « Brusoil » a été mise en place en 2015. Dans un premier temps, elle a été mise à disposition des experts, pour leur permettre d’introduire les rapports d’étude (environ 5.000 par an). Ensuite, elle a été ouverte aux notaires et agents immobiliers, leur permettant de demander les attestations du sol et les dispenses d’obligations (environ 40.000 documents par an), puis aux autorités délivrantes de permis, afin qu’ils puissent consulter la carte de l’état du sol, les études réalisées et les restrictions d’usage imposées. Enfin, la plateforme a été élargie aux entreprises et aux particuliers, ce qui leur permet de demander des dispenses, des attestations du sol, des primes, etc.

La plateforme Brusoil offre les avantages suivants :

  • Gain de temps et d’argent pour les demandeurs : via Brusoil, un rapport d’étude est réceptionné en quelques minutes, contre près de 10 jours auparavant. De plus, les demandeurs économisent environ 300.000 € par an en frais de recommandés, et ne doivent plus se déplacer à la poste pour l’envoi d’un recommandé.
  • Réduction des délais de traitement des dossiers : le délai moyen de traitement des attestations du sol, par exemple, est passé de 30 jours à 10 jours, et 45% des attestations sont même délivrées en 24 heures.
  • Amélioration de la communication avec les experts et les demandeurs : ils reçoivent immédiatement un accusé de réception avec les coordonnées de l’agent traitant.
  • Confort pour les usagers : la plateforme est facile à manipuler, et inclut tous les outils et toutes les informations dont l’usager a besoin (législation, procédures, formulaires, carte de l’état du sol, etc.)

Accédez à la plateforme Brusoil en cliquant ici.

Vous souhaitez en savoir plus sur la plateforme Brusoil ?

Saïd El Fadili, chef de la sous-division Sols

02/499 866 932

[email protected]

2
MyTax - Bruxelles Fiscalité
Une plateforme en ligne pour gérer le précompte immobilier

En 2019, Bruxelles Fiscalité a lancé MyTax.brussels, une plateforme gratuite permettant aux redevables bruxellois de gérer en ligne leurs taxes relatives à la Région bruxelloise. Actuellement, MyTax concerne la gestion du précompte immobilier, mais de nouvelles fonctionnalités y seront ajoutées dans les années à venir.

A l’heure actuelle, les canaux de communication tels que les guichets, le courrier postal, le téléphone et le courrier électronique ne suffisent plus pour les diverses interactions avec les clients. Les redevables s’attendent également à pouvoir effectuer eux-mêmes certaines opérations de manière digitale pour leur dossier fiscal.

La plateforme MyTax offre les possibilités suivantes :

  • Opérations en ligne 24h/24 et 7j/7 : besoin d’introduire une demande de réduction, une exonération ou un plan de paiement ? C’est désormais possible en ligne sur MyTax. Il est même possible de suivre l’évolution des demandes. Besoin d’une réponse immédiate ? Plus besoin de se déplacer jusqu’aux guichets et de faire la file. Vous pouvez vous rendre sur MyTax à tout moment.
  • Un point unique de contact pour les redevables : tous les dossiers fiscaux et démarches administratives concernant le précompte immobilier sont désormais regroupés en un seul endroit.
  • Des duplicata à la demande : fini de chercher partout la copie d’un document ! Vous pouvez télécharger tous vos documents fiscaux sur MyTax.
  • Un self-service client pour les redevables : une question concernant le précompte ? Grâce à la FAQ complète et le chatbot Fixs, les redevables peuvent trouver réponse à leurs questions, 24h/24.

Accédez à MyTax en cliquant ici. MyTax est aussi disponible sous forme d’application gratuite pour smartphone, via l’App Store et le Google Play Store.

Pour se connecter à MyTax, l’usager n’a besoin que de sa carte d’identité belge et d’une connexion Internet. Si vous ne disposez pas d’un lecteur de carte, l’outil Itsme permet de s’identifier en ligne via un smartphone.

Vous souhaitez en savoir plus sur la plateforme MyTax ?

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3
MonBEE - Bruxelles Economie et Emploi
Une plateforme en ligne pour les primes aux entreprises

Pour soutenir les entreprises sur son territoire, la Région de Bruxelles-Capitale leur propose toute une série de primes, portant sur différentes étapes de la vie d’une entreprise : création, localisation, installation, recrutement, investissements, travaux, exportation, etc.

Une entreprise qui souhaite bénéficier d’une telle prime doit introduire une demande auprès de Bruxelles Economie et Emploi, l’administration compétente pour cette thématique.

Pour simplifier cette procédure, Bruxelles Economie et Emploi a lancé, en décembre 2018, la plateforme digitale MonBEE. Cette plateforme s’inscrit dans la réforme des aides bruxelloises à l’expansion économique, entrée en vigueur entre décembre 2018 et septembre 2019, qui vise notamment à moderniser et renforcer les aides en les recentrant sur les besoins des TPE et PME.

MonBEE permet aux entreprises :

  • D’introduire et de gérer en ligne des demandes de prime, sans formulaire papier.
  • De suivre en continu l’évolution des demandes.
  • De disposer d’un aperçu de toutes les demandes introduites.

En 2018, 5.323 dossiers de demandes de primes ont été introduits, à l’époque sous format papier, par les entrepreneurs bruxellois. Le potentiel de digitalisation de la plateforme MonBEE est donc considérable.

Au fil de l’année 2019, des nouvelles primes ont été progressivement ajoutées à MonBEE et mises à disposition des entreprises en format digital.

Accédez à MonBEE en cliquant ici.

Vous souhaitez en savoir plus sur la plateforme MonBEE ?

Ibrahim Ban Abdellah

[email protected]

David De Ridder

[email protected]

4
Vivaqua - Facturation en ligne
Une facturation mensuelle via la plateforme Doccle

Depuis juillet 2019, Vivaqua offre aux Bruxellois qui le souhaitent la possibilité de payer leurs factures d’eau mensuellement, au lieu d’un seul paiement annuel.

Ce paiement mensuel est proposé via la plateforme Doccle, un service gratuit conçu pour être simple et accessible. Doccle permet de consulter, payer et archiver ces factures mensuelles, simplifiant le processus pour les usagers.

En novembre 2019, près de 8% des usagers de Vivaqua étaient passés à la facturation mensuelle.

Pour plus d’informations, consultez le site de Vivaqua.

Vous souhaitez en savoir plus sur la facturation mensuelle de Vivaqua ?

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Bruxelles Formation - Former en entreprise
Une plateforme en ligne de gestion des formations professionnelles individuelles en entreprise et des stages de fin de formation

Bruxelles Formation a conçu une plateforme en ligne de gestion des formations professionnelles individuelles en entreprise (FPIE) et des stages de fin de formation : formerenentreprise.brussels.

Pour entreprendre une FPIE ou un stage de fin de formation, les entreprises doivent introduire leur demande auprès de Bruxelles Formation. Les demandes sont examinées aussi bien sur le volet administratif que pédagogique :

  • les informations administratives reprennent l’entreprise demandeuse, l’apprenant et les données organisationnelles de la demande ;
  • les informations pédagogiques sont relatives aux tâches que l’apprenant sera amené à réaliser au sein de l’entreprise.

Jusqu’en avril 2019, les demandes étaient soumises à Bruxelles Formation en version papier ou via courrier électronique. Pour Bruxelles Formation, ce mode de fonctionnement engendrait un nombre considérable d’emails, des encodages de données identiques à répétition, de nombreux va-et-vient pour le traitement des demandes, de la surimpression de papier et une charge de travail importante en termes d’archivage. Pour les entreprises, cela posait de nombreuses questions sur les documents à compléter, la personne à qui s’adresser et l’état d’avancement du processus d’instruction des demandes.

La plateforme, développée et mise en production en mai 2019 par Bruxelles Formation, offre désormais les avantages suivants :

  • Simplification administrative et gain de temps grâce à l’automatisation du processus d’introduction et d’instruction des demandes : abolition des encodages de données identiques à répétition, meilleure compréhension de la nature des informations à renseigner à Bruxelles Formation par les entreprises.
  • Réduction significative des délais de traitement des demandes : l’examen d’une demande introduite en bonne et due forme pouvait prendre jusqu’à 3 semaines auparavant. Désormais, cela peut se faire en 10 jours voire moins.
  • Amélioration du suivi de l’état d’avancement des demandes : des messages transactionnels sont envoyés aux entreprises et à Bruxelles Formation afin de notifier aux parties prenantes l’état d’avancement.
  • Intuitivité et ergonomie : l’outil est facile à utiliser et simplifie la tâche aux usagers.
  • Mise à disposition de candidats potentiels pour les entreprises : Bruxelles Formation met à disposition des entreprises une candidathèque reprenant les CV de candidats susceptibles de répondre aux besoins des entreprises. Bruxelles Formation renseigne les formations qui se terminent prochainement et les personnes de contact.
  • Soumission de demande sans candidat par les entreprises : les entreprises peuvent soumettre une demande sans candidat qui est envoyée à Actiris. Ayant pour mission la mise à l’emploi, Actiris est susceptible de contacter les entreprises pour leur soumettre des candidats potentiels.
  • Réduction de l’empreinte environnementale : moins de papier consommé.

Accédez à la plateforme formerenentreprise.brussels en cliquant ici

Vous souhaitez en savoir plus sur Outil en ligne entreprises ?

Grégory GERE, Product Owner – Business Analyst
02/371 76 29
[email protected]