11 – WHAT’S NEXT ?
Once Only, la collecte unique des données
L’un des principes fondamentaux de la simplification administrative est de garantir la collecte unique des données par les administrations (principe Once Only, « une fois seulement »). Une étude commandée en 2018 confirme que la première demande des Bruxellois est une meilleure communication des données des usagers entre les administrations. L’implémentation réglementaire et technique de ce principe est une priorité au niveau européen.
Après consultation de l’Agence fédérale pour la simplification administrative (ASA) et de plusieurs administrations et OIP régionaux (SPRB, Bruxelles Environnement, Actiris), Easybrussels a proposé au Gouvernement bruxellois un projet d’ordonnance afin d’appliquer le principe Once Only aux administrations bruxelloises, tant au niveau régional que local. Parmi les mesures les plus importantes, nous pouvons citer :
- L’obligation d’utiliser dans les formulaires une clé d’identification unique (n° de Registre national, n° Banque-Carrefour des Entreprises) pour identifier les usagers (citoyens, entreprises). Cette utilisation est une condition afin de pouvoir consulter les sources authentiques.
- L’obligation pour les administrations de consulter les sources authentiques dans l’exercice de leurs missions légales afin d’alléger les charges administratives de leurs usagers.
- La possibilité pour les citoyens et les entreprises de signaler tout formulaire ne respectant pas le principe Once Only.
Sur base de l’expérience de l’ASA qui applique une réglementation similaire au niveau fédéral depuis 2014, Easybrussels proposera également un plan opérationnel au Gouvernement bruxellois afin d’aider les administrations et les institutions dans la mise en place de ce principe. Les agents publics y ont été initiés lors du séminaire « Juste une fois » le 6 décembre 2018. Des administrations fédérales et régionales (e-WBS et Vlaamse Overheid) sont intervenues pour partager leurs expériences. Le CIRB et Easybrussels ont également présenté les enjeux ainsi que les aspects techniques et réglementaires de l’utilisation des sources authentiques en Région de Bruxelles-Capitale.
Collaborations
SUBSIDE SRSP
En 2018, Easybrussels a soumis une demande de soutien dans le cadre du Structural Reform Support Programme de la Commission européenne. Ce dispositif vise à fournir aux États de l’Union européenne un appui personnalisé en vue de réaliser des réformes administratives, depuis l’analyse et la préparation des mesures jusqu’à leur implémentation effective.
La demande d’Easybrussels, portant sur le renforcement du principe Once Only dans les administrations bruxelloises, a été sélectionnée. Au moyen d’une étude qui se déroulera au long de l’année 2019, les obstacles à la mise en œuvre de ce principe seront analysés et des solutions concrètes proposées. Le budget alloué à ce projet par la Commission européenne s’élève à 390 000 €.
RECOMMANDATIONS POUR 2019
Les nouvelles missions de l’administration : initier et incarner le changement
Afin de mieux accomplir sa mission, l’administration régionale doit intégrer une dimension didactique aux projets de service public, notamment pour familiariser le citoyen aux nouveaux outils mis en place. Pour ce faire, il est capital de former le personnel et de mener une réflexion globale sur les modes de communication, les outils utilisés, les charges induites et le travail nécessaire en amont.
La veille technologique et le développement de nouvelles applications vont conduire les administrations à repenser leurs métiers et leurs services et à en créer de nouveaux. Les ressources humaines du futur devront s’adapter pour faire émerger le fonctionnaire 3.0. Celui-ci devra être capable de se positionner comme le chaînon manquant entre la Smart City et l’usager. Il s’agit dès lors de mettre l’accent sur la formation et le recrutement de nouveaux profils.
Développer le réseau des EPN dans tous les quartiers
Compte tenu du nombre limité d’Espaces Publics Numériques (EPN) existants et de l’étude sociologique menée en 2017 sur l’inclusion numérique dans les quartiers bruxellois, Easybrussels recommande de dégager les moyens suffisants pour déployer un solide réseau d’EPN et encourager les citoyens à s’y rendre. Easybrussels souhaite également soutenir en 2019 les EPN mobiles qui permettent de toucher des publics plus spécifiques.
Les administrations de la ville intelligente
La simplification administrative est un élément essentiel à la Smart City. Les citoyens doivent pouvoir à tout moment obtenir des informations et effectuer leurs démarches en ligne. Easybrussels rappelle la nécessité de prévoir les budgets nécessaires pour adapter les voiries et les infrastructures publiques à ces besoins et encourage les administrations à explorer le monde des objets connectés (IoT).
Pour permettre à tous les Bruxellois et à tous les visiteurs d’obtenir facilement des informations claires, la Région doit s’intégrer dans le Single Digital Gateway via la mise en place de portails d’accueil. À l’échelle européenne, elle doit déployer des moyens suffisants afin de permettre aux administrations régionales et locales d’atteindre de façon harmonisée ces objectifs technologiques.
Des économies qui ont du sens : les nouveaux outils au service du changement
Dans un souci d’économie de temps, d’argent, de démarches et de déplacements, Easybrussels souligne l’intérêt de certains outils. Le développement de sources authentiques rend possible le principe du Once Only et permet à l’usager de ne pas devoir fournir à de multiples reprises les mêmes informations.
L’eBox, quant à elle, offre à chaque citoyen une boîte mail sécurisée sur une plateforme fédérale, entraînant une diminution notable des envois recommandés et des frais induits, très conséquents dans les budgets des administrations.
Stimuler encore davantage la participation des administrations
Easybrussels a pu constater l’efficacité au niveau local des groupes de travail en collaboration avec Brulocalis. Les intercommunales et zones de police participent également aux travaux en tant qu’invités, de manière moins régulière mais avec un intérêt certain. Au sein de la Région, les travaux sont davantage encadrés mais Easybrussels regrette le fait que toutes les administrations ne participent pas de façon égale aux travaux. Il est capital que l’ensemble des administrations bruxelloises participe afin que l’agence puisse obtenir un monitoring cohérent et harmoniser les avancées.
Les ressources humaines du futur devront s’adapter pour faire émerger le fonctionnaire 3.0.
LE PLAN DE SIMPLIFICATION 2020-2025
Le plan 2015-2020 se concentre essentiellement sur les priorités imposées par les directives européennes : les marchés publics en ligne, la facturation électronique, ainsi que l’Open Data dans une moindre mesure, les échéances n’étant pas contraignantes. Les ressources d’Easybrussels et des administrations participantes, tant régionales que locales, ont été investies dans ces priorités légales, leur laissant peu de temps pour leur core business et d’éventuelles innovations en lien avec les réalités socio-économiques de la population bruxelloise.
En 2018, Easybrussels a proposé à son comité de pilotage d’anticiper le travail d’élaboration du plan de simplification administrative 2020-2025, et d’élargir son champ d’action en y intégrant les préoccupations des citoyens. Deux moments de réflexion, nommés laboratoires d’idées ou « Easy Lab », se sont tenus respectivement en mai et en novembre 2018. Les administrations participantes ont proposé des solutions concrètes pour chaque application métier et ont souligné l’importance du recours à la participation citoyenne. Une enquête de satisfaction auprès des Bruxellois portant sur leurs interactions avec les administrations régionales a été initiée.
Les conclusions de cette étude, reprises dans l’encadré ci-dessous, ont permis au comité de pilotage de tenir compte de l’expérience des citoyens et de développer des solutions en réelle adéquation avec leurs besoins.
En répondant notamment au souhait de décloisonnement et de rationalisation des structures, au gain d’efficacité et à la volonté de déployer la Smart City, le plan de simplification administrative 2020 – 2025 d’Easybrussels cadre parfaitement dans la Stratégie 2025 de la Région de Bruxelles-Capitale.
Easybrussels veut améliorer la communication et la coordination entre les administrations, notamment via le partage de données.
Les principales propositions d’actions :
- Améliorer la communication et la coordination entre administrations, notamment via le partage de données.
- Améliorer l’accès à l’information pour le citoyen (sur le paysage institutionnel bruxellois, sur les procédures administratives, sur l’état de son dossier ou des projets le concernant, etc.).
- Simplifier et harmoniser les procédures administratives tout en réduisant leur nombre.
- Renforcer les moyens (budgets, effectifs, formations) alloués aux projets de simplification administrative et de digitalisation.
Pour la période 2020-2025, le comité de pilotage souhaite également :
- Communiquer davantage avec le citoyen, notamment via les réseaux sociaux.
- Améliorer la lisibilité des sites web.
- Utiliser les nouvelles technologies pour faciliter la vie du citoyen.
Autres recommandations du comité de pilotage :
Il est impératif de faciliter l’accès aux démarches administratives en ligne tout en préservant un service humain et direct, cher aux Bruxellois. Une catégorie de la population se sent capable de faire des démarches en ligne mais préfère effectuer celles-ci au guichet virtuel de ses administrations, rassurée par la présence du fonctionnaire qui incarne le service public. Les agents du service public doivent dès lors, en plus de leur travail de fond, être capables d’accompagner les citoyens dans leurs démarches administratives en ligne.
Vouées à devenir partie intégrante de leur mission, les compétences numériques doivent être enseignées aux fonctionnaires. Des lieux au sein des administrations et des associations doivent également permettre d’accueillir les citoyens infra numérisés et/ou ne disposant pas de matériel informatique.
Il est impératif de faciliter l’accès aux démarches administratives en ligne tout en préservant un service humain et direct.