32px_Search Created with Sketch.

Vuistregels

10 gebruiken om je administratie te vereenvoudigen

Om alle medewerkers van de gewestelijke besturen en instellingen efficiënt te begeleiden in de richting van administratieve vereenvoudiging, heeft Easybrussels een lijst van 10 praktische vuistregels opgesteld. Deze garanderen de toepassing van een filosofie van administratieve vereenvoudiging binnen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

1
Keep it simple
Gebruik eenvoudige taal.

Vereenvoudigen betekent informatie gemakkelijk toegankelijk maken. Focus op het onderwerp van de informatie en schrap overbodige stappen en elementen. Als de informatie bestemd is voor een breed publiek, geef dan de voorkeur aan duidelijke en beknopte taal in plaats van technisch jargon.

2
User centric
Plaats het publiek centraal.

De overheidsdienst moet nuttig zijn voor de gebruiker. Vertrek bij de denkoefening vanuit het doel van het project: wie is de gebruiker, welk belang heeft hij, hoe kunnen wij hem helpen? Neem afstand van het gevestigde kader en de technische obstakels.

3
Quick wins
Boek snel vooruitgang.

Stel een lijst op van mogelijke vereenvoudigingsmaatregelen. Weeg de eenvoud van uitvoering af tegen de winst voor de gebruikers. Bepaalde maatregelen vergen beperkte wijzigingen en leveren op korte termijn een groot voordeel op voor de gebruikers.

4
Smart solutions
Verander je denkwijze.

Valt je procedure niet gemakkelijk te vereenvoudigen? Herzie ze dan volledig en stap af van de klassieke denkwijze. Je zal een bredere waaier aan oplossingen verkrijgen. Wees een katalysator van goed bestuur: rationaliseer de processen en bevorder de redelijkheid. Aarzel niet om de regelgeving te herzien om de kwaliteit van de openbare dienstverlening te verbeteren.

5
Tech minded
Denk aan de technologische kant.

Let op de technologieën die je gebruikers hanteren: zij verwachten van de overheidsdiensten dat ze ook mee zijn met de huidige trends. Let op de digitale transformatie en hou rekening met de bestaande digitale dragers bij het ontwerpen van je projecten. Denk eraan om je processen te automatiseren om doeltreffender te kunnen werken.

6
Make it easy
Beperk de obstakels.

Breng de stappen tot authenticatie voor de gebruikers tot een minimum. Je vereenvoudigt zo hun leven, zorgt ervoor dat ze tijd besparen en zet een klimaat van vertrouwen op poten. Controleer de informatie waar je al over beschikt, ga na of ze geüpdatet is en tast de mogelijkheden over beveiligde toegang af.

7
Paperless
Dematerialiseer het proces.

Draag bij aan de dematerialisering: digitaliseer de interne processen en die tussen verschillende diensten. Door over te stappen van een “papieren” naar een “online” werkwijze zorg je ervoor dat je diensten 24/24 bereikbaar zijn. Dat vergemakkelijkt het leven van de gebruikers en verkleint de ecologische voetafdruk.

8
Large target
Heb oog voor digitale inclusie.

De maatschappij en de behoeften evolueren mee met de technologieën. Hou toch in gedachten dat niet alle gebruikers aan dezelfde snelheid vooruitgaan en dat de overheidsdienst een obstakelvrije toegang tot informatie moet garanderen. Bied je diensten via verschillende kanalen aan en zorg voor alternatieven voor het digitale aanbod.

9
Time & money
Versterk het comfort van de gebruikers.

Een administratieve stap houdt een kost in, tijd  en verplaatsingen voor de gebruikers. Beperk deze om een overheidsdienst aan te bieden dat praktisch en efficiënt is. De online diensten dragen daartoe bij.

10
Cooperation
Reken op ons.

Raadpleeg Easybrussels: een andere Brusselse instelling heeft misschien al voor dezelfde denkoefening gestaan en beschikt mogelijk over advies en tools voor administratieve vereenvoudiging. Neem deel aan werkgroepen, deel kennis en word zo ambassadeur van Easybrussels.