32px_Search Created with Sketch.

Vuistregels

10 gebruiken om je administratie te vereenvoudigen

Om alle medewerkers van de gewestelijke besturen en instellingen efficiënt te begeleiden in de richting van administratieve vereenvoudiging, heeft Easybrussels een lijst van 10 praktische vuistregels opgesteld. Deze garanderen de toepassing van een filosofie van administratieve vereenvoudiging binnen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

1
Keep it simple
Gebruik eenvoudige taal.

Vereenvoudigen betekent informatie gemakkelijk toegankelijk maken. Focus op het onderwerp van de informatie en schrap overbodige stappen en elementen. Als de informatie bestemd is voor een breed publiek, geef dan de voorkeur aan duidelijke en beknopte taal in plaats van technisch jargon.

Laat je bovendien inspireren door de visuele cultuur: we onthouden 80% van wat we zien, 20% van wat we lezen en 10% van wat we horen.

2
User centric
Plaats het publiek centraal.

De overheidsdienst moet nuttig zijn voor de gebruiker. Vertrek bij de denkoefening vanuit het doel van het project: wie is de gebruiker, welk belang heeft hij, hoe kunnen wij hem helpen? Neem afstand van het gevestigde kader en de technische obstakels.

Dankzij ruisinfo.brussels, heeft Brussel Leefmilieu een antwoord kunnen bieden aan de verwachtingen en de bezorgdheid van de burgers. De administratie heeft zo vastgesteld dat 70% van de Brusselaars van mening is dat geluidshinder een overlast is die zijn levenskwaliteit schaadt. Brussel Leefmilieu heeft zo het Geluidsplan kunnen opzetten.

3
Quick wins
Boek snel vooruitgang.

Stel een lijst op van mogelijke vereenvoudigingsmaatregelen. Weeg de eenvoud van uitvoering af tegen de winst voor de gebruikers. Bepaalde maatregelen vergen beperkte wijzigingen en leveren op korte termijn een groot voordeel op voor de gebruikers.

Heb je van gebruikers al feedback ontvangen over formaliteiten of documenten die je gebruikt? Heb je al mogelijke verbeteringen opgemerkt? Twijfel niet en ga ervoor!

4
Smart solutions
Verander je denkwijze.

Valt je procedure niet gemakkelijk te vereenvoudigen? Herzie ze dan volledig en stap af van de klassieke denkwijze. Je zal een bredere waaier aan oplossingen verkrijgen. Wees een katalysator van goed bestuur: rationaliseer de processen en bevorder de redelijkheid. Aarzel niet om de regelgeving te herzien om de kwaliteit van de openbare dienstverlening te verbeteren.

Laat je inspireren door de initiatieven die al zijn ingezet door andere openbare diensten. De Brusselse gemeenten zijn bijvoorbeeld meer en meer beschikbaar via een virtueel loket.

5
Tech minded
Denk aan de technologische kant.

Let op de technologieën die je gebruikers hanteren: zij verwachten van de overheidsdiensten dat ze ook mee zijn met de huidige trends. Let op de digitale transformatie en hou rekening met de bestaande digitale dragers bij het ontwerpen van je projecten. Denk eraan om je processen te automatiseren om doeltreffender te kunnen werken.

Dankzij elektronische facturatie worden administraties en ondernemingen efficiënter.

6
Make it easy
Beperk de obstakels.

Breng de stappen tot authenticatie voor de gebruikers tot een minimum. Je vereenvoudigt zo hun leven, zorgt ervoor dat ze tijd besparen en zet een klimaat van vertrouwen op poten. Controleer de informatie waar je al over beschikt, ga na of ze geüpdatet is en tast de mogelijkheden over beveiligde toegang af.

Ben je vertrouwd met de authentieke bronnen? Deze laten de openbare diensten toe informaties na te gaan zonder de burgers en ondernemingen te hoeven storen. Easy!

7
Paperless
Dematerialiseer het proces.

Draag bij aan de dematerialisering: digitaliseer de interne processen en die tussen verschillende diensten. Door over te stappen van een “papieren” naar een “online” werkwijze zorg je ervoor dat je diensten 24/24 bereikbaar zijn. Dat vergemakkelijkt het leven van de gebruikers en verkleint de ecologische voetafdruk.

100% overschakelen op elektronische facturen zou voor een besparing van 3,37 miljard euro zorgen.

8
Large target
Heb oog voor digitale inclusie.

De maatschappij en de behoeften evolueren mee met de technologieën. Hou toch in gedachten dat niet alle gebruikers aan dezelfde snelheid vooruitgaan en dat de overheidsdienst een obstakelvrije toegang tot informatie moet garanderen. Bied je diensten via verschillende kanalen aan en zorg voor alternatieven voor het digitale aanbod.

Wees bewust van het feit dat 15% van de Brusselse gezinnen niet over een internetverbinding beschikken. Deze zullen dan ook geen gebruik maken van het virtueel loket.

9
Time & money
Versterk het comfort van de gebruikers.

Een administratieve stap houdt een kost in, tijd  en verplaatsingen voor de gebruikers. Beperk deze om een overheidsdienst aan te bieden dat praktisch en efficiënt is. De online diensten dragen daartoe bij.

Talrijke gewestelijke en gemeentelijke administraties hebben de hoeveelheid verplaatsingen beperkt door de mogelijkheid aan te bieden aanvragen via een  IRISbox-formulier in te dienen. 

 

 

10
Cooperation
Reken op ons.

Raadpleeg Easybrussels: een andere Brusselse instelling heeft misschien al voor dezelfde denkoefening gestaan en beschikt mogelijk over advies en tools voor administratieve vereenvoudiging. Neem deel aan werkgroepen, deel kennis en word zo ambassadeur van Easybrussels.

Actiris heeft bijvoorbeeld op Easybrussels kunnen steunen om een Standard Cost Model-studie te voeren over de Stage First-procedure.