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Réflexes

10 usages à adopter pour simplifier votre administration

Pour guider tous les employés des administrations et institutions régionales efficacement sur le chemin de la simplification administrative, Easybrussels a élaboré une liste de 10 réflexes pratiques. Ils garantissent la mise en place d’une philosophie régionale de simplification administrative au sein de la Région de Bruxelles-Capitale.

1
Keep it simple
Exprimez-vous de façon simple.

Simplifier consiste à rendre une information accessible facilement. Ciblez l’objet de l’information, supprimez les étapes et les éléments superflus. Privilégiez un langage clair et concis plutôt qu’un jargon technique lorsque l’information s’adresse à un large public.

Inspirez-vous par ailleurs de la culture visuelle : sachez que nous retenons 80% de ce que nous voyons, 20% de ce que nous lisons, et 10% de ce que nous entendons.  

2
User centric
Placez votre public au centre de votre réflexion.

Le service public doit servir l’usager.

Commencez la réflexion en partant de la finalité du projet : qui est l’utilisateur, quel est son intérêt, comment pouvons-nous l’aider ? Distancez-vous du cadre établi et des obstacles techniques.

Grâce à la mise en place de infobruit.brussels, Bruxelles Environnement a pu répondre aux attentes et préoccupations des citoyens. L’administration a ainsi pu constater que 70% des Bruxellois considèrent que le bruit est une nuisance impactant sa qualité de vie. Bruxelles Environnement a ainsi mis en œuvre le Plan Bruit

 

 

3
Quick wins
Identifiez comment réaliser des progrès rapides.

Etablissez une liste de mesures de simplification possibles. Mettez en balance leur degré de facilité d’exécution et le gain qu’elles représentent pour les usagers. Certaines mesures requièrent peu de modifications et apportent à court terme des bénéfices notables pour les utilisateurs.

Avez-vous déjà eu des feedbacks d’usagers sur des formalités ou des documents que vous traitez ? Avez-vous repéré des améliorations que vous pouvez apporter ? Lancez-vous !

4
Smart solutions
Pensez autrement.

Votre procédure n’est pas aisément simplifiable ? Revoyez-la dans son ensemble et quittez le chemin de la réflexion classique. Vous obtiendrez une plus grande gamme de solutions. Soyez catalyseur de bonne gouvernance : rationalisez les processus et soutenez le bon sens. N’hésitez pas à revoir la réglementation afin d’accroitre la qualité du service public.

Laissez-vous inspirer par les démarches d’autres acteurs publics. Par exemple, les communes bruxelloises sont de plus en plus disponibles via un guichet virtuel.

5
Tech minded
Songez aux technologies.

Prêtez attention aux technologies que vos usagers utilisent : ils sont connectés et s’attendent à ce que les services publics le soient aussi. Veillez à la transformation digitale et développez vos projets en tenant compte des supports numériques. Pensez à automatiser vos processus afin de gagner en efficacité.

Grâce à la facturation électronique, les administrations et entreprises gagnent en efficacité.

6
Make it easy
Réduisez les obstacles.

Limitez le nombre d’authentifications nécessaires à vos usagers. Vous facilitez ainsi leur vie, économisez leur temps et installez un climat de confiance. Vérifiez les informations dont vous disposez, contrôlez leurs mises à jour et explorez les possibilités d’accès en toute sécurité.

Connaissez-vous les sources authentiques ? Elles permettent aux autorités publiques de vérifier des informations sans déranger les citoyens et entreprises. Easy !

7
Paperless
Dématérialisez le processus.

Contribuez à la dématérialisation : numérisez les processus internes et en lien avec les autres  services. En passant du mode « papier » au mode « online », vous rendez vos services accessibles 24h/24.  Cela simplifie la vie des usagers et contribue à réduire  l’empreinte écologique.

Le passage à 100% de facturation électronique permettrait d’économiser 3,37 milliards d’euros par an.

8
Large target
Veillez à l’inclusion numérique.

La société et les besoins évoluent au fil des technologies. Néanmoins, gardez en tête que tous les usagers ne progressent pas à la même vitesse et que le service public doit garantir un accès sans obstacles à l’information. Continuez de proposer des alternatives à l’offre digitale.

Soyez conscient que 15% des ménages bruxellois n’ont aucune connexion internet. Ces usagers ne vont donc probablement pas utiliser le guichet virtuel.

9
Time & money
Améliorez le confort des usagers.

Une démarche administrative induit un coût, du temps et des déplacements pour les usagers. Réduisez-les afin d’offrir un service public pratique et efficace. Les services en ligne y contribuent.

De nombreuses administrations régionales et communales ont limité le besoin de déplacements en proposant d’introduire des demandes via un formulaire IRISbox.

10
Cooperation
Comptez sur nous.

Consultez Easybrussels : une autre institution bruxelloise a peut-être déjà entamé la même réflexion que vous et dispose d’avis et d’outils en matière de simplification administrative. Participez à des groupes de travail, partagez les connaissances et devenez ainsi ambassadeur Easybrussels.

Actiris a par exemple eu recours à Easybrussels pour réaliser une étude Standard Cost Model sur sa procédure Stage First.