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Notre engagement

La simplification administrative
en Région de Bruxelles-Capitale

A l’ère de l’hyperconnectivité et du foisonnement de services de plus en plus rapides, les administrations publiques doivent s’adapter. Easybrussels met en place une philosophie de simplification administrative au sein des institutions de la Région bruxelloise afin de toujours offrir de meilleures conditions à ses usagers.

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Mission transversale

La simplification administrative vise la réduction des charges administratives pour les usagers des services publics (citoyens, entreprises, etc). Cela signifie pour les usagers  un gain de temps, des économies, une diminution de déplacements, un gain de transparence, d’autonomie et d’efficacité.

En 2014, Le Conseil Economique et Social (CES)  a recommandé au Gouvernement bruxellois de mettre en place un nouveau plan de simplification administrative au sein de la Région bruxelloise et d’en assurer un suivi efficace. L’agence de simplification administrative, Easybrussels, a ainsi vu le jour en 2015 et fixé ses actions pour les années à venir dans le Plan de simplification administrative 2015-2020.

Easybrussels a pour rôle de diffuser la politique de simplification administrative au sein de l’intégralité des institutions de la Région de Bruxelles-Capitale et s’appuie pour cela sur son comité de pilotage, composé de représentants de chacun des organismes régionaux bruxellois ainsi que des membres du Gouvernement bruxellois. L’agence garantit ainsi une implémentation globale et coordonnée de la simplification administrative en Région bruxelloise. Un organe de pilotage et de remise en question des processus en place est nécessaire  pour enrichir les outils en ligne disponibles.

Easybrussels combat ainsi la complexité administrative qui détériore l’appréciation des citoyens et des entreprises. La stratégie de simplification administrative implique donc également l’amélioration de l’administration en vue d’augmenter son efficacité et  sa fiabilité, avec le confort des usagers comme point central de sa réflexion.

Améliorer la réglementation

Simplifier l’administration pour réduire les charges administratives passe par la révision de la réglementation en vigueur.

Aussi connue sous le terme « Better regulation » ou « réglementation intelligente », l’amélioration de la réglementation a pour objectif de limiter les contraintes réglementaires et les charges administratives conséquentes pour les entreprises, les citoyens et les administrations publiques. Pour cela, Easybrussels revoit avec les organismes membres du comité de pilotage les réglementations et procédures considérées comme trop lourdes pour les usagers des services publics bruxellois. Ce travail de screening des législations conduit l’agence à proposer ensuite des solutions aux entités concernées et au Gouvernement régional si nécessaire.

Plan de simplification administrative

La stratégie de simplification administrative de la Région bruxelloise pour 2015-2020 est déclinée en

  • 2 objectifs généraux
    • Renforcer les structures de pilotage et de concertation en matière de simplification administrative
    • Réduire les charges administratives de 25% en Région de Bruxelles-Capitale
  • 8 objectifs stratégiques
  • 39 objectifs opérationnels

125 actions et de nombreux indicateurs d’avancement ont de plus été définis pour illustrer de façon très objective les avancées spécifiques réalisées pour chaque projet du plan de simplification dans chaque compétence régionale.

Les objectifs transversaux de simplification administrative sont inscrits dans les objectifs stratégiques des mandataires régionaux. Chacun d’entre eux doit objectiver ses actions et ses avancées par rapport au plan d’actions bruxellois 2015-2020 de simplification administrative. Pour cela, un outil de monitoring est mis à disposition.

Evaluations et améliorations continues

Le monitoring des actions du plan de simplification administrative 2015-2020 a été mis en place en vue de garantir un suivi permanent et efficace des mesures d’amélioration des services publics pour les usagers. Les administrations régionales pilotes assurent la mesure des actions dont elles prennent la charge et rendent compte de son état d’avancement. Ainsi, lorsque le comité de pilotage d’Easybrussels se rassemble trimestriellement avec l’ensemble des administrations, le suivi transversal des actions est assuré.

Easybrussels garantit par ailleurs l’encodage des données et les extrait annuellement. Ceci lui permet d’analyser la mise en œuvre des actions et de réaliser un reporting précis au Gouvernement que l’agence reprend dans son rapport annuel. Le rapport annuel de l’agence pose ainsi les bases des priorités et des recommandations d’actions pour l’année suivante, tout en tenant compte de l’évolution des projets et des réalités de terrain, variables d’année en année.

Ce dispositif de suivi des projets identifiés dans le plan régional et la mesure de leurs impacts sur la réduction effective des charges administratives permet à Easybrussels d’évaluer les avancées de la Région de Bruxelles-Capitale en matière de simplification administrative. Afin de disposer d’une vue complète de l’ampleur des besoins des usagers et des enjeux au niveau des organismes bruxellois, l’agence vise également à adopter des méthodes d’objectivation pour mesurer les charges administratives pour les usagers.

Mesurer les charges administratives

Pour mesurer de façon optimale les charges administratives qui reposent sur les usagers des services publics bruxellois, Easybrussels souhaite combiner l’évaluation qualitative, par le biais d’enquêtes de satisfaction, et l’évaluation quantitative en appliquant la méthode du Standard Cost Model (SCM).

L’étude SCM analyse de manière systématique toutes les données chiffrées de charges administratives liées à une réglementation pour l’usager.

Cette méthode se déroule par étapes :

  • La délimitation du domaine réglementaire, l’inventaire des obligations d’information et des formalités administratives
  • La collecte des paramètres constituant la base des calculs : temps, tarifs, frais, nombre d’acteurs, fréquence, statistiques, documents inefficaces, dématérialisation
  • Le calcul mathématique des charges
  • L’élaboration du rapport de suivi comprenant les propositions d’amélioration des processus

L’optimalisation et la rigueur forment des clés essentielles en vue de permettre une application optimale de la méthode SCM afin d’obtenir une mesure des charges administratives représentative et exploitable pour alimenter un monitoring pointu.

Sensibiliser pour implémenter une philosophie de simplification administrative

Easybrussels a un important rôle de sensibilisation à jouer auprès des institutions régionales et locales afin d’installer une logique de simplification administrative durable. Elle informe tant les administrations que les pouvoirs locaux sur des sujets de simplification administrative, notamment en organisant annuellement un colloque au sujet d’une matière en lien avec la simplification administrative. A l’occasion du colloque de 2015, Easybrussels a proposé des outils pour l’utilisation d’un langage juridique clair. Le colloque de 2016 a éclairé ses publics cibles sur la nécessité d’intégrer l’inclusion numérique. L’agence offre ainsi un cadre de réflexion et les accompagne à intégrer ces thématiques au sein de leurs structures.

Pour ses contacts avec les pouvoir locaux et la diffusion des informations auprès des communes bruxelloises, l’agence s’appuie sur l’accord de collaboration signé en 2016 avec Brulocalis (l’association de la ville et des communes de la Région de Bruxelles-Capitale). Cet accord se décline en une convention annuelle entre Easybrussels et Brulocalis. Elle concrétise les projets et actions de simplification administrative à décliner auprès des administrations locales.

Easybrussels veille par ailleurs à sensibiliser les entreprises bruxelloises, en particulier les PME, les TPE et les startups sur ses projets de simplification. Elle s’assure également de consulter différents  organismes  et représentants du secteur tel le CES et impulse.brussels, afin d’offrir un cadre administratif optimalisé pour les entreprises.

Dans ce contexte, elle a entamé les travaux relatifs au développement d’un « test PME » qui identifie l’impact de nouvelles initiatives politiques sur le secteur des entreprises. La conception de ce test est prise en charge par Bruxelles Economie et Emploi.

Les principes de ce test sont :

  • L’identification des entreprises impactées par les projets de réglementation
  • L’évaluation de ces impacts sur les PME
  • La consultation des partenaires sociaux
  • L’étude de mesures alternatives à la réglementation

Grâce à cette approche, il est possible d’éviter la création de charges administratives inutiles pour les PME et leur permettre de consacrer plus de ressources à leurs activités.